Les frais professionnels pour les salariés d'une entreprise

Les accessoires de salaire font partie de la rémunération des salariés. Ils sont versés par l’employeur et s’ajoutent au salaire de base. Que sont-ils ?

Les salariés peuvent se faire rembourser leurs frais de repas. C’est aussi le cas pour les dirigeants d’entreprise. La réglementation n’est pas la même selon le type de repas. L’administration fiscale fait la distinction entre les repas personnels du gérant et les déjeuners d’affaires auxquels sont invités les clients, prospects ou partenaires. Quelles sont les règles à respecter afin d’être prêt en cas de contrôle de l’URSSAF ?

Les frais engagés par un gérant dans le cadre de l’activité de son entreprise peuvent lui être remboursés. Il est nécessaire pour cela que certaines règles soient respectées afin d’éviter un redressement fiscal et de l’URSSAF. Quelles sont-elles et quels types de frais sont concernés ?

Il est possible qu’un salarié perçoive indûment certaines sommes (suite à une erreur de paie ou prise en compte du montant avant impôt sur le revenu) lors du versement de son salaire. Que se passe-t-il dans cette situation ?

Lorsqu’un salarié engage des frais pour son activité professionnelle (déplacements, restauration, logement…), ils peuvent être remboursés par l’entreprise à condition que les justificatifs des dépenses soient fournis. Est-ce qu’un délai pour la remise des notes de frais professionnels peut être imposé aux salariés ? Combien de temps a l’employeur pour procéder au remboursement des frais ?

Le remboursement des indemnités kilométriques est un élément auquel l’URSSAF fait très attention lors des contrôles. Mieux vaut donc respecter les règles prévues. Les frais de véhicule pour les déplacements réalisés dans le cadre de l’activité de l’entreprise seront gérés différemment en fonction du nom auquel est le véhicule utilisé (entreprise / dirigeant ou salarié).

La prime de panier est une indemnité de repas versée par l’employeur aux salariés contraints de prendre leur repas au travail ou en dehors de l’entreprise pour des raisons professionnelles, dont le temps de pause ne leur permet pas de retourner à leur domicile ou n’ayant pas de possibilité de manger sur place (absence de cantine par exemple). Elle constitue un frais professionnel pris en charge par l’employeur. Dans certains cas, elle peut être exonérée de cotisations sociales.

Dans la fonction publique, lorsqu’un agent utilise les transports publics pour se rendre au travail, son employeur prend en charge partiellement le prix du titre d’abonnement. Quels sont les agents concernés ? Quels titres sont pris en compte ? La prise en charge peut-elle être suspendue ?

Dans le secteur privé, la participation de l’employeur aux frais de transports publics est obligatoire. Si vous prenez les transports publics pour vous rendre au travail, il est tenu de prendre en charge une partie de vos frais. Quels transports sont concernés ? Quels sont les titres acceptés ? Comment est effectué le remboursement ?

Les frais de carburant ou d’alimentation électrique ou hybride des salariés utilisant un véhicule personnel pour leur trajet domicile-travail peuvent être pris en charge. Cependant, la participation de l’employeur est facultative. Si l’employeur met en place cette prise en charge, tous les salariés doivent en profiter dans les mêmes conditions.

Les règles fixées pour les remboursements des frais de repas ne sont pas les mêmes s’ils concernent un dirigeant ou un salarié, si le repas est pris seul ou avec des clients. Quelles règles doivent être respectées pour ne pas être redressé par l’URSSAF ?