Remboursement des frais des gérants

Remboursement des frais des gérants : quelles sont les règles à respecter ?

Il est important de bien respecter ces règles. Les frais remboursés aux gérants doivent être :

• Cohérents
• Engagés dans l’intérêt de l’entreprise
• Toujours justifiés par un document (factures, tickets…)
• Remboursés à l’euro près.

Selon un rapport d’Acoss de 2012, en cas de contrôle, parmi les redressements liés aux frais professionnels, l’un des principaux motifs est "les allocations et remboursements non justifiés".

QUels frais des gérants peuvent-être remboursés ?

Les frais engagés avant immatriculation

Si des dépenses sont effectuées avant que l’entreprise soit créée, certaines pourront être remboursées une fois celle-ci immatriculée. Nous vous invitons à consulter notre article Faire des achats avant la création de l’entreprise pour en savoir plus.

Les cadeaux et frais de réception

Les cadeaux offerts aux prospects et clients sont généralement remboursables, mais ne sont pas toujours déductible du résultat. Les frais de réception sont déductibles, même si elle a lieu au domicile du gérant. La nature et le montant des dépenses doivent être cohérents.

Exercice à domicile : loyer et charges

Si le gérant exerce son activité professionnelle à domicile et qu’une des pièces y est dédiée, une partie du loyer et des charges (eau, téléphone, internet, électricité…) pourra être pris en charge par la société.

Les frais de formation

Si les formations suivies par le gérant sont faites par un organisme agréé, elles sont entièrement prises en charge.

Les frais de repas

La réglementation liée au remboursement des frais de repas du dirigeant diffère selon le type de repas (déjeuner d’affaires ou personnel). Nous vous invitons à lire notre article Remboursement des frais de repas du dirigeant de l’entreprise pour en savoir plus.

Les frais d’habillement

Les achats de vêtements professionnels (blouse, robe d’avocat…) et d’équipements obligatoires sont remboursables.

Les frais de déplacement

Les dépenses liées aux déplacements professionnels (rendez-vous client, fournisseur, congrès et salons, livraisons…) sont remboursables. Sont considérés comme des frais de déplacement :

• Parking
• Indemnités kilométriques
• Titres de transport (métro, train, avion…)
• Frais de repas et hébergement occasionnés

Les frais pour l’utilisation d’un véhicule professionnel ou personnel

La société prend en charge les frais à l’usage du véhicule professionnel (réparation, entretien, location ou crédit-bail, intérêts d’emprunt si le gérant est propriétaire, primes d’assurances).
Si le gérant utilise son véhicule personnel dans le cadre professionnel, les frais peuvent être remboursés au réel ou selon les frais kilométriques.

Sommes versées en exécution d’une caution bancaire

Si le gérant s’engage en tant que caution si sa société souscrit un emprunt et qu’il a dû la payer, il pourra être remboursé quand la trésorerie sera suffisante.
Les sommes versées dans ce cadre, peuvent être déduites de son revenu imposable si les conditions ci-dessous sont respectées :

• L’engagement est souscrit dans l’intérêt de l’entreprise et n’entre pas dans le cadre de sa gestion privée
•  Le versement n’est pas lié à un acte frauduleux(détournement d’actes, abus de bien sociaux…)
• Le montant de la caution n’est pas disproportionné comparé au revenu du gérant lors de l’engagement

Les frais des gérants suivants ne sont pas remboursables :

• Les frais pour le trajet domicile-travail, pour les sociétés assujetties à l’impôt sur les sociétés
• Les amendes (infraction au code de la route, faute de gestion…), car elles sont appliquées à titre personnel
• Les frais liés à la présentation personnelle (vêtements, coiffeur)