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Comment se préparer au contrôle de l'URSSAF ?

Être préparé au contrôle URSSAF

Un contrôle effectué par un organisme de recouvrement (URSSAF, CGSS) permet de vérifier l’application des obligations concernant les cotisations et contributions sociales, l’exactitude des déclarations et le respect des droits des salariés. Il représente également un moment de conseils et de prévention des difficultés rencontrées pour appliquer la réglementation.

Découvrez les différences entre les deux types de contrôles : le contrôle sur place et le contrôle sur pièces.

L’essentiel en 30 secondes

  • Sur place : des inspecteurs viennent dans les locaux de l’entreprise, après un avis de contrôle envoyé au moins 15 jours avant.
  • Sur pièces : dans les locaux de l’organisme de recouvrement, à partir des documents que vous transmettez avant la date limite.
  • Période contrôlée : les 3 années civiles et la période en cours, 5 années en cas de travail dissimulé.
  • Rescrit social : il n’est plus possible d’en bénéficier après réception de l’avis de contrôle.
  • Après le contrôle : une lettre d’observations, puis 30 jours pour faire vos remarques.

Sur place

Comment se déroule un contrôle sur place ?

Qui mène le contrôle sur place ?

Un ou plusieurs inspecteurs, sous l’autorité du directeur de l’organisme de recouvrement, pouvant être accompagnés par un inspecteur stagiaire ou une autre personne placée sous leur responsabilité, s'occupent du contrôle URSSAF sur place.

Où se déroule le contrôle sur place ?

Le contrôle URSSAF sur place se passe dans les locaux de l’entreprise contrôlée ou lieux de l’activité professionnelle. Sur proposition de l’inspecteur et avec accord du contrôlé, il peut être réalisé chez l’expert-comptable.

Quand se déroule le contrôle sur place ?

Un contrôle sur place peut être effectué n’importe quand, il n’y a pas de moment particulier.

L'avis de contrôle

Un avis de contrôle doit être adressé par l’organisme de recouvrement au moins 15 jours avant la date du premier passage de l’inspecteur.

Il est valable pour tous les établissements et précise la date, l’heure du contrôle, l’identité de l’inspecteur et la liste des documents et supports à préparer. Il indique l’URL à laquelle la charte du cotisant contrôlé peut être consultée et téléchargée.

Après réception de l’avis, il n’est plus possible de bénéficier du rescrit social.

Période contrôlée

Le contrôle sur place peut concerner les 3 années civiles et la période en cours précédant l’envoi de la mise en demeure faisant suite à la lettre d’observations réalisée après le contrôle.

Il peut porter sur 5 années et la période en cours, en cas de travail dissimulé.

Déroulement du contrôle sur place

Il s’agit d’un dialogue permanent permettant d’obtenir les informations nécessaires à la vérification.

Les documents devant être présentés (dans un ordre spécifique ou non indiqué avant) à l’inspecteur sont :

  • Sociaux (bulletins de salaires, bordereaux de cotisations …)
  • Comptables (bilans …)
  • Fiscaux (avis d’imposition …)
  • Juridiques (statuts des sociétés, transactions …)
  • Divers (justificatifs de frais)

D’autres documents peuvent être demandés.

À noter :
Après l’avis, plus de rescrit social. Dès réception de l’avis de contrôle, il n’est plus possible de bénéficier du rescrit social.

Le contrôle sur place a lieu dans vos locaux, après un avis envoyé au moins 15 jours avant, et vous présentez des documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques.

15 joursdélai minimal entre l’envoi de l’avis de contrôle et le premier passage de l’inspecteur

3 années civilespériode contrôlée, plus la période en cours

5 annéespériode contrôlée en cas de travail dissimulé, plus la période en cours

Sur pièces

Comment se déroule un contrôle sur pièces ?

Qui mène le contrôle sur pièces ?

Un inspecteur ou contrôleur du recouvrement, sous l’autorité du directeur de l’organisme de recouvrement peut réaliser un contrôle sur pièces.

Où se déroule le contrôle sur pièces ?

Le contrôle sur pièces se déroule dans les locaux de l'organisme de recouvrement du régime général.

Quand se déroule le contrôle sur pièces ?

Un contrôle sur pièces peut être effectué n’importe quand, il n’y a pas de période spécifique.

L'avis de contrôle

Un avis de contrôle est adressé par l’organisme de recouvrement. Il est demandé au cotisant contrôlé de transmettre au contrôleur les documents nécessaires avant la date limite de dépôt (qui est précisée).

Il indique la liste des documents et informations nécessaires au contrôle, la date limite de leur transmission à l’organisme et la date de début de vérification. Les copies des pièces originales doivent être envoyées, de manière dématérialisée ou non. Il indique l’URL à laquelle la charte du cotisant contrôlé peut être consultée et téléchargée.

Après réception de l’avis, il n’est plus possible de bénéficier du rescrit social.

Période contrôlée

Le contrôle sur pièces peut concerner les 3 années civiles et la période en cours précédant l’envoi de la mise en demeure faisant suite à la lettre d’observations réalisée après le contrôle.

Il peut porter sur 5 années et la période en cours, en cas de travail dissimulé.

Déroulement du contrôle sur pièce

Il est effectué à partir des documents transmis. Les documents nécessaires sont :

  • Sociaux (contrats de travail …)
  • Comptables (comptes de résultats, balances …)
  • Fiscaux (liasses fiscales …)
  • Juridiques (jugements de conseils de prud’hommes …)

D’autres documents peuvent être demandés par écrits, téléphone ou numériquement.

Le contrôle sur pièces se fait dans les locaux de l’organisme de recouvrement, à partir des copies de documents que vous transmettez avant la date limite.

Conclusions

Que se passe-t-il après le contrôle de l'URSSAF ?

Suite à un contrôle de l'URSSAF, les conclusions du contrôleur sont transmises à la personne contrôlée. Il peut s’agir :

  • D’un constat d’une bonne application des législations
  • D’observations pour l’avenir
  • Des régularisations de cotisations et/ou de contributions, en faveur de la personne contrôlée ou de l’organisme chargé du recouvrement

Elles sont indiquées dans un document daté et signé, nommé « Lettre d’observations » mentionnant :

  • L’objet du contrôle
  • Les documents consultés
  • La période vérifiée
  • La date de fin du contrôle
  • La période contradictoire (30 jours pour faire ses remarques)
  • La possibilité d’être assisté par un conseil au choix pour répondre aux observations
  • Une éventuelle mention précisant la constatation du contrôleur de l’abus de droit ou l’absence de mise en conformité suite à un contrôle antérieur

Info :
30 jours pour répondre. La période contradictoire laisse 30 jours pour faire ses remarques, avec la possibilité d’être assisté par un conseil au choix.

Les conclusions du contrôle figurent dans une lettre d’observations, qui ouvre 30 jours pour présenter vos remarques, avec l’aide d’un conseil si vous le souhaitez.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un contrôle sur place et un contrôle sur pièces ?

Le contrôle sur place se déroule dans les locaux de l’entreprise ou sur les lieux de l’activité professionnelle ; le contrôle sur pièces se déroule dans les locaux de l’organisme de recouvrement, à partir des documents transmis.

Combien de temps avant le contrôle sur place l’avis est-il envoyé ?

L’avis de contrôle est adressé au moins 15 jours avant la date du premier passage de l’inspecteur.

Quelle période l’URSSAF peut-elle contrôler ?

Les 3 années civiles et la période en cours précédant l’envoi de la mise en demeure, et 5 années plus la période en cours en cas de travail dissimulé.

Quels documents faut-il présenter ?

Des documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques, comme les bulletins de salaires, les bilans, les avis d’imposition ou les statuts. D’autres documents peuvent être demandés.

Que contient la lettre d’observations ?

L’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de fin du contrôle, la période contradictoire de 30 jours et la possibilité d’être assisté par un conseil.

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