Être préparé au contrôle URSSAF

Le 15/02/2018

Un contrôle effectué par un organisme de recouvrement (URSSAF, CGSS) permet de vérifier l’application des obligations concernant les cotisations et contributions sociales, l’exactitude des déclarations et le respect des droits des salariés. Il représente également un moment de conseils et de prévention des difficultés rencontrées pour appliquer la réglementation.

Il existe deux types de contrôles : le contrôle sur place et le contrôle sur pièces. Quelles sont les différences entre ceux-ci ?

Comment se déroule un contrôle sur place ?

Qui contrôle	Un ou plusieurs inspecteurs, sous l’autorité du directeur de l’organisme de recouvrement, pouvant être accompagnés par un inspecteur stagiaire ou une autre personne placée sous leur responsabilité
Où	Dans les locaux de l’entreprise contrôlée ou lieux de l’activité professionnelle. Sur proposition de l’inspecteur et avec accord du contrôlé, il peut être réalisé chez l’expert-comptable.
Quand	Un contrôle peut être effectué n’importe quand, il n’y a pas de moment particulier.
Avis de contrôle	Un avis de contrôle doit être adressé par l’organisme de recouvrement au moins 15 jours avant la date du premier passage de l’inspecteur. Il est valable pour tous les établissements et précise la date, l’heure du contrôle, l’identité de l’inspecteur et la liste des documents et supports à préparer. Il indique l’URL à laquelle la charte du cotisant contrôlé peut être consultée et téléchargée. Après réception de l’avis, il n’est plus possible de bénéficier du rescrit social.
Période contrôlée	Le contrôle peut concerner les 3 années civiles et la période en cours précédant l’envoi de la mise en demeure faisant suite à la lettre d’observations réalisée après le contrôle. Il peut porter sur 5 années et la période en cours, en cas de travail dissimulé.
Déroulement du contrôle	Il s’agit d’un dialogue permanent permettant d’obtenir les informations nécessaires à la vérification. Les documents devant être présentés (dans un ordre spécifique ou non indiqué avant) à l’inspecteur sont : Sociaux (bulletins de salaires, bordereaux de cotisations…) Comptables (bilans…) Fiscaux (avis d’imposition…) Juridiques (statuts des sociétés, transactions…) Divers (justificatifs de frais) D’autres documents peuvent être demandés.

Comment se déroule un contrôle sur pièces ?

Qui contrôle	Un inspecteur ou contrôleur du recouvrement, sous l’autorité du directeur de l’organisme de recouvrement
Où	Dans les locaux de l'organisme de recouvrement du régime général
Quand	Un contrôle peut être effectué n’importe quand, il n’y a pas de moment particulier.
Avis de contrôle	Un avis de contrôle est adressé par l’organisme de recouvrement. Il est demandé au cotisant contrôlé de transmettre au contrôleur les documents nécessaires avant la date limite de dépôt (qui est précisée). Il indique la liste des documents et informations nécessaires au contrôle, la date limite de leur transmission à l’organisme et la date de début de vérification. Les copies des pièces originales doivent être envoyées, de manière dématérialisée ou non. Il indique l’URL à laquelle la charte du cotisant contrôlé peut être consultée et téléchargée. Après réception de l’avis, il n’est plus possible de bénéficier du rescrit social.
Période contrôlée	Le contrôle peut concerner les 3 années civiles et la période en cours précédant l’envoi de la mise en demeure faisant suite à la lettre d’observations réalisée après le contrôle. Il peut porter sur 5 années et la période en cours, en cas de travail dissimulé.
Déroulement du contrôle	Il est effectué à partir des documents transmis. Les documents nécessaires sont : Sociaux (contrats de travail…) Comptables (comptes de résultats, balances…) Fiscaux (liasses fiscales…) Juridiques (jugements de conseils de prud’hommes…) D’autres documents peuvent être demandés par écrits, téléphone ou numériquement.

Après le contrôle de l'URSSAF

Les conclusions du contrôleur sont transmises à la personne contrôlée. Il peut s’agir :

D’un constat d’une bonne application des législations
D’observations pour l’avenir
Des régularisations de cotisations et/ou de contributions, en faveur de la personne contrôlée ou de l’organisme chargé du recouvrement

Elles sont indiquées dans un document daté et signé, nommé « Lettre d’observations » mentionnant :

L’objet du contrôle
Les documents consultés
La période vérifiée
La date de fin du contrôle
La période contradictoire (30 jours pour faire ses remarques)
La possibilité d’être assisté par un conseil au choix pour répondre aux observations
Une éventuelle mention précisant la constatation du contrôleur de l’abus de droit ou l’absence de mise en conformité suite à un contrôle antérieur