Gestion RH : comment stocker et gérer les documents ?

À savoir :
En fonction des droits qui vous ont été attribués sur Wuro, vous ne pourrez pas faire les mêmes actions ou voir les mêmes documents dans Gestion RH : ajouter et modifier des fichiers, voir toutes les fiches de paie et tous les fichiers du coffre-fort, ou voir uniquement les fiches de paie et les fichiers qui vous concernent. Il se peut donc que vous n'y ayez pas accès du tout si aucun droit ne vous est donné.

1Ouvrir le Coffre-fort RH

Sur le tableau de bord, dans Mon équipe & RH

1. Cliquez sur Gestion RH.
2. La page Coffre-fort RH s'ouvre sur ses huit catégories, chacune avec le nombre de fichiers qu'elle contient. En haut à droite, Affichage en grille et Affichage en liste changent la présentation des catégories.

2Choisir la catégorie du document

Sur la page Coffre-fort RH

Afin de classer tous vos fichiers dans Gestion RH, plusieurs catégories sont mises à votre disposition pour bien vous organiser. Voici les catégories qui sont disponibles et des exemples de documents que vous pouvez y ranger.

• Fiches de paie : il est possible d'attribuer des fiches de paie aux collaborateurs de l'entreprise.
• Avantages : tous les documents liés aux avantages proposés par l'entreprise. Il peut s'agir de fichiers relatifs aux titres restaurant, au matériel (véhicule de fonction, téléphone professionnel…), aux chèques cadeaux ou encore des titres de transport pris en charge.
• Entretiens : les synthèses des entretiens (individuel, professionnel, retour d'absence…) de vos collaborateurs peuvent par exemple y être stockées.
• Contrats de travail : tous les documents contractuels de vos collaborateurs (alternants, stagiaires et salariés) peuvent y être ajoutés : le CV, le RIB, le contrat de travail, les documents de fin de contrat…
• Absences : tous les documents concernant les absences de vos collaborateurs peuvent s'y trouver : les justificatifs pour arrêt maladie, congé exceptionnel, congé sans solde…
• Santé : les attestations du suivi médical, les formulaires d'adhésion à la mutuelle peuvent par exemple y être rangés.
• Formations : tous les fichiers relatifs à votre OPCO, le plan de formation ou encore votre activité d'organisme de formation peuvent être stockés dans cette catégorie.
• Ressources entreprise : les documents partagés de l'entreprise, comme la convention collective ou le règlement intérieur.

1. Cliquez sur la catégorie de votre choix.
2. Les catégories Fiches de paie, Entretiens, Contrats de travail, Absences et Santé s'ouvrent sur la liste des collaborateurs : cliquez sur le collaborateur concerné pour voir ses fichiers. Le filtre Actifs permet d'afficher aussi les collaborateurs Inactifs ou Tous.
3. Les catégories Avantages, Formations et Ressources entreprise s'ouvrent directement sur la liste des fichiers.

À savoir :
Seuls les utilisateurs marqués comme collaborateurs apparaissent dans la liste des collaborateurs d'une catégorie : un collaborateur (à activer depuis la fiche utilisateur).

3Ajouter un document

Dans la liste des fichiers de la catégorie, ou du collaborateur

1. Cliquez sur Ajouter un fichier, en haut à droite de la liste. Pour une catégorie par collaborateur, ouvrez d'abord le collaborateur concerné : le fichier lui sera attribué.
2. Sous Fichier, choisissez le document à déposer.
3. Renseignez le Nom du fichier afin de le retrouver plus facilement.
4. Choisissez le Type de fichier dans la liste déroulante ; les types proposés dépendent de la catégorie (pour Contrats de travail : Fiche de poste, Avenant, Contrat de travail… ; pour Ressources entreprise : Convention collective, Règlement intérieur…). Optez pour l'entrée « Autre » de la liste (Autre contrat, Autre ressource…) si rien n'est adapté parmi les choix proposés.
5. Sous Étiquettes, sélectionnez une ou plusieurs étiquettes pour une meilleure organisation si vous le souhaitez.
6. Sous Ce fichier concerne, indiquez si le fichier concerne Un collaborateur (prestataire externe, salarié…) ou Un contact de l'entreprise (client, fournisseur…), puis choisissez la personne dans la liste. S'il ne concerne personne en particulier, laissez Aucune association. Pour un fichier déposé depuis la page d'un collaborateur, le champ est déjà renseigné avec ce collaborateur.
7. Sous Visible par, précisez par qui le document ajouté sera visible. Par défaut, il s'agit des Utilisateurs ayant accès au coffre-fort uniquement. Mais il est également possible de le rendre visible par :
   • Coffre-fort + collaborateurs : les utilisateurs ayant accès au coffre-fort d'entreprise et les collaborateurs ;
   • Tous les utilisateurs ;
   • Accès personnalisé : les utilisateurs ayant accès au coffre-fort d'entreprise et une ou plusieurs personnes, à choisir sous Collaborateurs autorisés.
   La ligne « Ce fichier sera visible par… » récapitule le nombre de personnes concernées. Pour un fichier déposé depuis la page d'un collaborateur, la visibilité est réglée d'office sur Accès personnalisé avec ce collaborateur.
8. Cliquez sur Enregistrer.

4Attribuer une étiquette à un document

Dans la liste des fichiers de la catégorie

1. Sur la ligne du document, cliquez sur Étiquettes.
2. Cliquez sur Rechercher une étiquette…, puis sélectionnez les étiquettes de votre choix en cliquant dessus.

Vous pouvez aussi ouvrir le document avec Modifier (le crayon au bout de la ligne), renseigner le champ Étiquettes, puis cliquer sur Enregistrer. Le filtre Filtrer par étiquettes, au-dessus de la liste, retrouve ensuite les documents d'une étiquette.

5Modifier un document

Au bout de la ligne du document, dans la liste des fichiers

1. Cliquez sur Modifier (le crayon). La page Modifier le fichier s'ouvre.
2. Mettez à jour le fichier ou les informations le concernant : sous Fichier, choisissez un autre document pour remplacer l'actuel ; modifiez le Nom, le Type de fichier, les Étiquettes, Ce fichier concerne ou Visible par.
3. Cliquez sur Enregistrer.

6Supprimer un document

Au bout de la ligne du document, ou depuis la page Modifier le fichier

1. Cliquez sur Supprimer (la corbeille) au bout de la ligne du document. Depuis la page Modifier le fichier, le bouton Supprimer se trouve en haut à droite.
2. Une fenêtre demande confirmation. Cliquez sur Supprimer.

À noter :
La suppression d'un fichier est définitive.

7Déplacer un document

Au bout de la ligne du document, dans la liste des fichiers

1. Cliquez sur Déplacer vers une autre catégorie (l'icône de dossier). La fenêtre Déplacer le fichier s'ouvre.
2. Choisissez la Catégorie de destination, puis le Type de document qui convient dans cette catégorie.
3. Cliquez sur Déplacer.

À savoir :
La catégorie Fiches de paie n'est pas proposée comme destination : les fiches de paie se gèrent depuis leur propre écran.

Consulter son coffre-fort personnel avec l'application Équipe Wuro

Sur votre téléphone, application Équipe Wuro

En tant que collaborateur, si vous souhaitez retrouver facilement vos fiches de paie, contrats de travail, consulter la convention collective de votre entreprise ou tout autre document important, et ce même lorsque vous n'avez pas accès à un ordinateur : téléchargez dès maintenant l'application « Équipe Wuro » pour accéder à votre coffre-fort personnel. Elle est disponible sur Android (Google Play) et iOS (App Store).