Les salariés peuvent se faire rembourser leurs frais de repas. C’est aussi le cas pour les dirigeants d’entreprise. La réglementation n’est pas la même selon le type de repas. L’administration fiscale fait la distinction entre les repas personnels du gérant et les déjeuners d’affaires auxquels sont invités les clients, prospects ou partenaires. Quelles sont les règles à respecter afin d’être prêt en cas de contrôle de l’URSSAF ?
Frais de repas du dirigeant : déjeuners d’affaires et repas pris seuls
Les contrôleurs de l’URSSAF étudient attentivement le remboursement des frais. Il est donc important de bien respecter la règlementation en fonction du type de repas.
Les repas d’affaires
Pour les déjeuners d’affaires (repas du dirigeant pris avec des clients ou des collaborateurs par exemple) les frais doivent avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise et sont remboursés intégralement et déductibles fiscalement. Il est impératif d’avoir les justificatifs : un ticket de caisse ou une facture si le montant du repas dépasse 150 euros HT. Dans tous les cas, il est nécessaire d’indiquer l’identité des invités et le nom des sociétés concernées.
Les repas personnels
Les frais de déjeuners personnels des professionnels, pris sur ou près du lieu de travail, peuvent être remboursés partiellement, et totalement déductibles des impôts dans certains cas. Les justificatifs doivent être conservés. Les conditions d’exercice (distance domicile-travail, horaires d’ouverture et de fermeture de l’entreprise) ne doivent pas permettre de rentrer prendre le déjeuner au domicile.
Ces frais correspondent à la fraction de la dépense dépassant le montant d'un repas pris à domicile qui est évalué forfaitairement à 4,80 € TTC en 2018. En 2018, la dépense engagée ne doit pas excéder 18,60 € TTC. Alors, le montant déduit par repas ne peut pas dépasser 13,80 € TTC (soit 18,60 € - 4,80 €).
Repas en entreprise Chef d'entreprise Frais professionnels Avantages sociaux
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