Exporter les ventes

Comment exporter les ventes ?

Grâce au module Factures, vous pouvez créer des factures de vente. Si vous souhaitez exporter vos ventes pour effectuer des vérifications et aider votre comptable, vous êtes au bon endroit.

Après avoir effectué de simples réglages, vous pourrez exporter un fichier comparable à un journal des ventes, depuis le module Exports.

Compléter les champs code client et Compte produit

Pour le code client, un compte 411 doit être renseigné. Consultez votre plan comptable ou questionnez votre comptable si besoin. En compte produit, un compte 7 doit être précisé, en fonction de ce qui a été vendu (707 marchandises, 706 services, personnalisable selon la situation).

  • S’il s’agit d’un client occasionnel, complétez les champs manuellement lors de l’édition de la facture de ventes.
  • S’il s’agit d’un client habituel, vous pouvez renseigner directement le code client lors de l’ajout ou la modification d’un contact du groupe Clients. Si c’est le même type de marchandise/service qui est habituellement vendu au client, le code analytique (compte produit) peut également être complété à ce moment.
  • Les comptes de produit utilisés par votre entreprise peuvent être paramétrés depuis le module Produits

Ainsi, lors de la création d’une facture, les champs seront remplis automatiquement lors de la saisie du nom du client.

Les données, options et filtres pour exporter vos VENTES

Export ventes wuro filtres données options

Nous allons vous montrer ci-dessous un exemple de tableau des ventes que vous pouvez réaliser grâce aux exports des ventes sur Wuro.

Avant tout, voici ce que propose le module Export des ventes :

  • Export de la période souhaitée (une journée, un mois, une année...) selon la date de facturation ou de paiement.
  • Export des catégories de produits souhaitées
  • Export des devises souhaitées
  • Il est possible de choisir le séparateur de champ de son choix : virgule, point-virgule, tabulation, espace.
  • Le filtre TVA intracommunautaire permet d'exporter les factures comportant ou ne comportant pas un numéro de TVA intracommunautaire : si vous sélectionnez "Numéro renseigné", seules les factures pour lesquelles un n° de TVA intracommunautaire est renseigné seront exportées. Si vous sélectionnez "Numéro non renseigné", seules les factures n'ayant pas de n° de TVA Intracommunautaire seront exportées. Si vous sélectionnez "Tous", toutes les factures, avec ou sans n° de TVA Intracommunautaire seront exportées.
  • Le filtre Code Client permet de n'exporter que les factures associées au code client renseigné : indiquez dans le champ le code client de votre choix. Seules les factures comportant ce code client seront exportées.
  • Marquer les factures comme exportées : Lorsque des factures sont marquées comme exportées, elles n'apparaitront plus dans l'export si vous cochez "N'exporter que les factures n'ayant jamais été marquées comme exportées". Cela permet de ne pas mettre deux fois la même facture de vente par erreur dans votre comptabilité.
  • N'exporter que les factures n'ayant jamais été marquées comme exportées : Si vous avez marqué des factures comme exportées, elles n'apparaitront pas dans votre export si vous cochez cette option.
  • Exporter par facture plutôt que par ligne de facture : Si vous cochez cette case, vous n'aurez qu'une ligne par facture. Si vous la laissez décochée, vous aurez une ligne par produit ajouté sur la facture. (En décochant l'option -> Si vous avez une facture avec 5 produits, vous aurez 5 lignes pour une facture. En la cochant, vous n'aurez pas le détail par produit, et une seule ligne).

Les données disponibles et affichées

Il suffit de déplacer les blocs dans Données affichées horizontalement ou verticalement pour créer le tableau de votre choix.

La plupart des blocs reprennent les informations indiquées lors de l'ajout d'une facture ou d'un produit.

Certains blocs ont une petite étiquette "Champ concernant une ligne de facture". Si vous les ajoutez dans les données affichées, il y aura des données exportées uniquement si l'option Exporter par facture plutôt que par ligne de facture n'est pas cochée. Ils sont d'ailleurs barrés lorsque cette option est cochée pour vous le rappeler. Ces blocs sont les suivants : Titre de ligne, Descriptif de la ligne, Catégorie, Code Compte produit, Nom Compte produit, Montant HT, Montant TVA, Montant TTC, Taux TVA, Montant devise, Référence produit, Code Compte TVA, Nom Compte TVA.

Les autres champs disponibles sont : Code client, Total HT, Total TVA, Total TTC, Modes de règlement, N° FactureNuméro de TVA, Date règlement, Client, Date de facturation, Devise, Total Devise, Taux de conversion, lien HTML, lien PDF, Adresse Client, Code Postal Client, Ville Client, Pays Client.

Le bloc Colonne vide permet d'ajouter une colonne vide dans votre tableau.

Les blocs Montant HT séparé par code client et Montant TVA séparé par code client permettent d'exporter les montants HT ou TVA en différentes colonnes, en fonction du code client. Exemple:

Montant separe code client

Les blocs Montant HT séparé par taux de tva et Montant TVA séparé par taux de tva permettent d'exporter les montants HT ou TVA en plusieurs colonnes, selon le taux de TVA appliqué. Exemple:

Montants separes tva

Les blocs Montant HT séparé par code produit et Montant TVA séparé par code produit permettent d'exporter en différentes colonnes les montants HT ou TVA, en fonction du code produit indiqué. Exemple:

Montants separes code produit

Sauvegarde des filtres et rétablissement par défaut

Si vous souhaitez conserver les mêmes blocs de données à chaque fois que vous exportez, vous pouvez cliquer sur "Sauvegarder les filtres d'entreprise". Ainsi, lorsque vous reviendrez sur la page d'export, vous n'aurez pas à remettre les blocs dans la partie données à exporter. Pour remettre les blocs affichés par défaut dans les données à exporter, cliquez sur "Rétablir les champs par défaut". Cela n'annulera pas la sauvegarde de vos filtres.

Exporter les ventes

Après avoir exporté vos données et fait un petit travail de mise en forme, vous pourrez obtenir un tableau tel que celui-ci.
Vous pouvez donc le modifier selon les besoins de votre comptable.

Export-ventes

A savoir : En comptabilité, pour enregistrer une vente, le compte client (montant TTC) est débité. Le compte produit (montant HT) et le compte "TVA collectée" 4457 (montant de TVA) sont crédités.

Export

Pour exporter les données, cliquez sur Exports, puis Ventes.

D’abord, sélectionnez la période concernée, puis, sélectionnez l’ensemble des catégories de produits.

Dans la partie Données pour l’export, vous pouvez distinguer les données disponibles et les données affichées.

Dans données affichées, ajoutez dans cet ordre : Colonne vide, Date de facture, Colonne vide, Code client, N° Facture, Client, Montant TTC (ou Total TTC selon si l'export est par facture ou par ligne de facture), Colonne vide, Colonne vide, Mode règlement, Date règlement, Montant HT, Montant TVA (ou Total HT et Total TVA selon si l'export est par facture ou par ligne de facture), N° TVA, Code analytique.

Données exportées

Ensuite, réalisez l’export. Celui-ci rassemblera toutes les factures éditées durant la période choisie (quel que soit l’état du paiement) et constituera la première partie du tableau.

Export vtes part1 2

La deuxième partie reprend les comptes produits (code analytique) et doit être établie manuellement depuis le tableur. Il faudra uniquement reporter le total des montants HT et le total des montants TVA (première partie du tableau). Le total de la colonne Débit doit être égal à celui de la colonne Crédit.

Export vtes part2 2

Réaliser un export FEC des ventes

Si vous avez souscrit l'option nécessaire, vous pourrez exporter vos ventes sous la forme d'un Fichier des Ecritures Comptables (FEC) normalisé.

Avant de procéder à cet export, nous vous conseillons de paramétrer vos comptes de produits et comptes TVA de ventes, et de bien compléter les champs dédiés lors de l'ajout de vos factures.

  1. Dans le module Export, rendez-vous dans l'onglet Export FEC des Ventes.
  2. Choisissez le séparateur de champ de votre choix (tabulation ou pipe).
  3. Sélectionnez la période de votre choix. Ce sont les dates d'enregistrement qui sont prises en compte, celles auxquelles les factures ont été numérotées et les factures externes ajoutées et enregistrées sur Wuro.
  4. Cliquez sur Export FEC des ventes. Un fichier CSV reprenant le format d'un FEC est alors téléchargé. Il est donc automatiquement constitué des colonnes nécessaires, telles que EcritureNum, EcritureDate, CompteNum, PieceRef, PieceDate ... Les données peuvent ensuite être importées facilement dans votre logiciel de comptabilité, ou celui de votre comptable.

A noter : Wuro étant un logiciel de facturation, le fichier produit ne peut en aucun cas remplacer un fichier FEC officiel, généré depuis un logiciel de comptabilité, ayant une valeur pour l'administration fiscale.