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Coffre fort documents

Stockez vos fichiers de façon sécurisée dans votre coffre-fort

Wuro est un logiciel de gestion qui vous permet de stocker les documents de votre entreprise en toute sécurité.

En tant qu'entreprise, vous recevez, établissez et devez conserver de nombreux documents. Posséder un outil pratique et sécurisé comme wuro vous permettra de centraliser tous les fichiers que vous possédez.

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L'avantage de stocker ses documents dans le coffre-fort d'entreprise

coffre-fort documents

Une entreprise est amenée à recevoir de nombreux documents, de la part de ses fournisseurs, salariés, du service des Impôts ou encore d'organismes sociaux tels que l'URSSAF, et doit aussi en établir. Il peut s'agir de documents commerciaux, sociaux, fiscaux, ou encore de documents concernant les Ressources Humaines.

Qu'ils soient dématérialisés ou physiques, il est primordial de les conserver pendant le délai prévu par la loi.
Il est préférable pour cela de rester organisé afin de retrouver facilement les documents que l'on souhaite lorsqu'on en a besoin. Ranger les documents dans des classeurs dans un bureau ou sur son ordinateur sont des options, mais il peut être difficile dans ces conditions d'y accéder en toutes circonstances.

Le stockage de vos fichiers dans le coffre-fort sur Wuro a de nombreux avantages pour votre entreprise :

  • Sécurité des données : Les documents que vous stockez dans votre coffre-fort d'entreprise se trouvent sur nos serveurs sécurisés en France. Elles restent confidentielles et ne seront jamais diffusées à des tiers.
  • Accessibilité : Que vous soyez au bureau, en déplacement ou en télétravail, vous pouvez consulter et gérer vos documents se trouvant dans votre coffre-fort. Il vous suffit pour cela d'avoir une connexion internet, ce qui est la plupart du temps le cas de nos jours, quel que soit l'endroit.
  • Partage d'informations : Plutôt que d'envoyer des mails ou de remettre certains documents en main propre, vous pouvez transmettre des documents et des informations à vos collaborateurs très facilement. Il peut s'agir de documents liés à l'entreprise tel que le règlement intérieur, une note de service, ou de documents personnels comme leurs comptes-rendus d'entretiens professionnels ou leur RIB.
  • Geste écologique : Si vous avez encore l'habitude d'imprimer tous les documents édités et reçus de façon dématérialisée, vous pouvez décider de les conserver dans votre coffre-fort pour faire un geste pour l'environnement et réduire votre consommation de papier et de consommables d'imprimantes.
  • Respect du délai de conservation : Les documents doivent être conservés plus ou moins longtemps selon leur type. En garder une copie dans votre coffre-fort d'entreprise vous évite de les perdre que ce soit par mégarde, à cause d'un incendie ou la perte de votre matériel de stockage.
  • Rester organisé : Tout le monde n'a pas le sens de l'organisation. Si vous n'avez pas de salarié chargé de gérer le côté administratif de votre entreprise, et que vous avez du mal à vous organiser, utiliser le coffre-fort d'entreprise peut être une bonne idée. En effet, des catégories existent pour mieux classer vos documents.

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Centralisez et gérez vos documents facilement grâce à votre coffre-fort

formats de fichiers

Ajout de fichiers de tout format

Ajoutez les fichiers de votre choix, quel que soit leur format (PDF, CSV, Doc, JPEG...) et renommez-le si besoin afin que le nom soit plus adapté à votre organisation.

fichiers utilisateur

Fichiers relatifs à un contact ou un utilisateur

Lors de l'ajout d'un fichier, vous pouvez préciser s'il concerne l'un de vos contacts (client, fournisseur...) ou un des utilisateurs de l'entreprise (prestataire externe, salarié, stagiaire...). Le document apparaitra comme étant à propos de cette entreprise ou cette personne.

visibilités des fichiers fichiers

Visibilité des fichiers

Décidez par qui sont visibles les fichiers que vous ajoutez à votre coffre-fort d'entreprise. Il peut s'agir des personnes ayant les droits d'accéder au coffre fort, de tous les collaborateurs, de tous les utilisateurs ou de certaines personnes en particulier uniquement.

modifier des fichiers

Modifiez et supprimez des fichiers

En cas d'erreur, vous pouvez tout à fait modifier un fichier (son nom, la pièce-jointe, la visibilité...) ou le supprimer s'il est obsolète.

catégories de fichiers

Déplacez vos fichiers de catégorie

Si vous avez ajouté un fichier dans la mauvaise catégorie, vous n'avez pas à le supprimer et à l'ajouter ailleurs. Il est possible de le déplacer directement dans celle de votre choix pour gagner du temps.

attribuer des étiquettes

Attribuez des étiquettes à vos fichiers

Créez et attribuez des étiquettes pour mieux identifier et trier vos fichiers. Par exemple, si votre entreprise dispose de comptes bancaires chez plusieurs banques, vous pouvez créez deux étiquettes pour différencier les relevés bancaires ajoutés.

Des catégories pour classer vos documents de façon efficace

Plusieurs catégories sont disponibles afin que vous puissiez classer un maximum de documents de façon organisée : Social, Comptabilité, Fiscalité, Juridique, Gestion du personnel ...

droits d'acces et de modification

Choisissez quels sont les utilisateurs qui ont le droit d'accéder au coffre-fort d'entreprise, d'y ajouter des documents et de modifier les fichiers qui s'y trouvent. Certaines personnes peuvent uniquement voir les fichiers pour lesquels la visibilité leur a été accordée, certaines pourront voir l'ensemble des documents.