Comment stocker et gérer les documents de mon coffre-fort ?

Il est très facile d'ajouter vos documents dans wuro. Cela est très utile notamment afin de les avoir à portée de main où que vous soyez.

• Accéder au coffre-fort
• Bien classer ses fichiers
• Ajouter un document
• Attribuer une étiquette à un document
• Modifier un document
• Supprimer un document
• Déplacer un document
• Rechercher un document

Le coffre-fort de l'entreprise est accessible depuis le tableau de bord en cliquant sur Coffre-fort. Pour voir les documents auxquels il a accès, un utilisateur peut également se rendre sur sa fiche utilisateur et cliquer sur l'onglet Coffre-fort.

En fonction des droits qui vous ont été attribués sur Wuro, vous ne pourrez pas faire les mêmes actions ou voir les mêmes documents dans le coffre-fort de l'entreprise (si vous avez tous les droits (ajouter, modification, visibilité de tous les documents), si vous avez le droit de visualiser les documents auxquels vous avez accès uniquement, ou si vous n'avez aucun droit). Il se peut donc que vous n'y ayez pas accès du tout si aucun droit ne vous est donné.

Afin de classer tous vos fichiers dans le coffre-fort de l'entreprise, plusieurs catégories sont mises à votre disposition pour bien vous organiser. Voici les catégories qui sont disponibles et des exemples de documents que vous pouvez y ranger.

Comptabilité

Vous pouvez classer tous les documents de votre entreprise relatifs à la comptabilité tels que les états financiers (compte de résultat, bilan comptable, annexe...), les certificats, les déclarations, les balances comptables ... Si votre comptable a accès au coffre fort, il pourra vous les communiquer directement par ce biais.

Fiscalité

Les documents émis par le service des Impôts (avis de taxe foncière, Impôt sur le revenu, CFE...) pour votre entreprise peuvent être rangés dans Fiscalité.

Consitution

Lors de la création d'une entreprise, des documents importants sont rédigés tels que les statuts et d'autres vous sont transmis, comme le Kbis. La catégorie Constitution convient pour ranger tous les documents liés à la création et aux changements de votre entreprise.

Ressources de l'entreprise

En tant qu'employeur vous devez afficher et communiquer certaines informations auprès de vos salariés. La catégorie Ressources de l'entreprise vous permet par exemple de partager la convention collective, le règlement intérieur applicable, la charte d'usage du matériel informatique, les articles de loi liés à la lutte contre le harcèlement, l'égalité professionnelle et salariale ...

Juridique

Il se peut que vous soyez amené à gérer des situations compliquées et sensibles dans le cadre de votre activité professionnelle. En cas de mises en demeure ou procès, vous pouvez stocker les documents nécessaires dans Juridique.

Banque

En tant qu'entreprise, il est essentiel que vous conserviez les documents transmis par votre banque et ayez à disposition votre relevé d'identité bancaire. Vous pouvez également stocker les courriers que vous adressez à votre établissement bancaire.

Santé et sécurité

L'une de vos obligations en tant qu'employeur est de veiller à la sécurité et à la santé des salariés. Un registre des risques doit notamment être tenu. Tous les documents relatifs à ce sujet peuvent se trouver dans cette catégorie.

Social

Votre entreprise reçoit des documents d'organismes sociaux (caisse de retraite, URSSAF ...) et en émet aussi (exemple : Déclaration sociale nominative). La catégorie Social est prévue pour stocker ce genre d'éléments.

Divers

Si toutes les catégories proposées ne correspondent pas à vos besoins, la catégorie Divers est présente.

1. Rendez-vous dans le module Coffre-fort
2. Cliquez sur la catégorie de votre choix puis sur Ajouter un fichier.
3. Choisissez le document à déposer (tous les formats sont acceptés : PDF, CSV, JPG ...).
4. Nommez le fichier afin de le retrouver plus facilement
5. Choisissez le type de fichier qui convient dans la liste déroulante. Optez pour Autre si rien n'est adapté parmi les choix proposés.
6. Indiquez si le fichier concerne un contact de l'entreprise (client, fournisseur ...) ou un utilisateur (prestataire externe, salarié ...). S'il ne concerne personne en particulier, laissez vide.
7. Précisez par qui le document ajouté sera visible. Par défaut, il s'agit des utilisateurs ayant accès au coffre-fort d'entreprise uniquement. Mais il est également possible de le rendre visible par :
   • les utilisateurs ayant accès au coffre-fort d'entreprise et les collaborateurs
   • les utilisateurs ayant accès au coffre-fort d'entreprise et accès personnalisé (une ou plusieurs personnes, une équipe ...)
   • tous les utilisateurs
8. Ajoutez une étiquette pour une meilleure organisation si vous le souhaitez.
9. Cliquez sur Enregistrer.

1ère méthode

1. Rendez-vous dans le module Coffre-fort
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du document pour lequel vous souhaitez ajouter une étiquette.
4. Dans la Rubrique Etiquettes, cliquez sur le plus.
5. Créez de nouvelles étiquettes en choisissant leur couleur et leur nom s'il n'y en a pas encore.
6. Une fois vos étiquettes créées sélectionnez celles de votre choix en cliquant dessus.
7. Cliquez sur Enregistrer
   

2ème méthode

1. Rendez-vous dans le module Coffre-fort
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le plus disponible sur la ligne, dans la colonne Etiquettes.
4. Créez de nouvelles étiquettes en choisissant leur couleur et leur nom s'il n'y en a pas encore.
5. Une fois vos étiquettes créées sélectionnez celles de votre choix en cliquant dessus.

1. Rendez-vous dans le module Coffre-fort
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du document que vous souhaitez modifier.
4. Mettez à jour le fichier ou les informations le concernant.
5. Cliquez sur Enregistrer.

1ère méthode

1. Rendez-vous dans le module Coffre-fort
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du document que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur Supprimer, puis confirmez votre choix.
   

2ème méthode

1. Rendez-vous dans le module Coffre-fort
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne du document que vous voulez supprimer.
4. Cliquez sur Supprimer, puis confirmez votre choix.
   

1ère méthode

1. Rendez-vous dans le module Coffre-fort
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du document que vous souhaitez déplacer.
4. Changez la catégorie et le type de fichier.
5. Cliquez sur Enregistrer.

2ème méthode

1. Rendez-vous dans le module Coffre-fort
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne du document que vous voulez déplacer.
4. Cliquez sur Déplacer vers, puis choisissez la nouvelle catégorie et le nouveau type de fichier du document.
5. Cliquez sur Enregistrer.

1. Rendez-vous dans le module Coffre-fort
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Utilisez la barre de recherche et éventuellement les filtres (étiquettes et type de fichier) pour retrouver votre document plus facilement.