Coffre-fort

Comment stocker et gérer les documents de mon coffre-fort ?

Il est très facile d'ajouter vos documents dans Wuro. Cela est très utile notamment afin de les avoir à portée de main où que vous soyez.

Durée :15 min Niveau :Débutant

À savoir :
En fonction des droits qui vous ont été attribués sur Wuro, vous ne pourrez pas faire les mêmes actions ou voir les mêmes documents dans le coffre-fort de l'entreprise. Il se peut donc que vous n'y ayez pas accès du tout si aucun droit ne vous est donné.

1Accéder au coffre-fort

Sur le tableau de bord, dans Pilotage > Coffre-fort

1. Dans le rail de gauche, ouvrez Pilotage, puis cliquez sur Coffre-fort. La page liste les huit catégories du coffre-fort de l'entreprise, avec le nombre de fichiers de chacune. Les deux boutons en haut à droite basculent entre l'affichage en grille et l'affichage en liste.
2. Pour voir les documents auxquels vous avez accès personnellement, cliquez sur Consulter mon coffre-fort depuis le tableau de bord, ou ouvrez l'onglet Coffre-fort de votre fiche utilisateur : il regroupe vos documents RH et, sous Autres documents, les documents de l'entreprise auxquels vous avez accès.

2Bien classer ses fichiers

Dans Pilotage > Coffre-fort, la liste des catégories

Afin de classer tous vos fichiers dans le coffre-fort de l'entreprise, plusieurs catégories sont mises à votre disposition pour bien vous organiser. Voici les catégories qui sont disponibles et des exemples de documents que vous pouvez y ranger.

• Comptabilité : vous pouvez classer tous les documents de votre entreprise relatifs à la comptabilité tels que les états financiers (compte de résultat, bilan comptable, annexe…), les certificats, les déclarations, les balances comptables… Si votre comptable a accès au coffre-fort, il pourra vous les communiquer directement par ce biais.
• Fiscalité : les documents émis par le service des Impôts (avis de taxe foncière, impôt sur le revenu, CFE…) pour votre entreprise peuvent être rangés dans Fiscalité.
• Constitution : lors de la création d'une entreprise, des documents importants sont rédigés tels que les statuts et d'autres vous sont transmis, comme le Kbis. La catégorie Constitution convient pour ranger tous les documents liés à la création et aux changements de votre entreprise.
• Social : votre entreprise reçoit des documents d'organismes sociaux (caisse de retraite, URSSAF…) et en émet aussi (exemple : déclaration sociale nominative). La catégorie Social est prévue pour stocker ce genre d'éléments.
• Banque : en tant qu'entreprise, il est essentiel que vous conserviez les documents transmis par votre banque et ayez à disposition votre relevé d'identité bancaire. Vous pouvez également stocker les courriers que vous adressez à votre établissement bancaire.
• Juridique : il se peut que vous soyez amené à gérer des situations compliquées et sensibles dans le cadre de votre activité professionnelle. En cas de mises en demeure ou procès, vous pouvez stocker les documents nécessaires dans Juridique.
• Santé & sécurité : l'une de vos obligations en tant qu'employeur est de veiller à la sécurité et à la santé des salariés. Un registre des risques doit notamment être tenu. Tous les documents relatifs à ce sujet peuvent se trouver dans cette catégorie.
• Divers : si toutes les catégories proposées ne correspondent pas à vos besoins, la catégorie Divers est présente.

À savoir :
Les ressources de l'entreprise (convention collective, règlement intérieur, charte d'usage du matériel informatique…) ne se rangent plus dans le coffre-fort de l'entreprise : elles ont leur catégorie Ressources entreprise dans le Coffre-fort RH, accessible depuis le tableau de bord par Gestion RH. Voir Gestion RH : comment stocker et gérer les documents ?

3Ajouter un document

Dans Pilotage > Coffre-fort, bouton Ajouter un fichier

1. Cliquez sur Ajouter un fichier, en haut à droite de la page du coffre-fort ou de n'importe quelle catégorie. La page Ajouter un fichier s'ouvre.
2. Sous Fichier, choisissez le document à déposer, puis donnez-lui un Nom afin de le retrouver plus facilement.
3. Choisissez le Type de fichier qui convient dans la liste déroulante. Optez pour Autre si rien n'est adapté parmi les choix proposés.
4. Sous Classification, ajoutez si vous le souhaitez des Étiquettes pour une meilleure organisation, puis indiquez si Ce fichier concerne Un collaborateur (prestataire externe, salarié…) ou Un contact de l'entreprise (client, fournisseur…). S'il ne concerne personne en particulier, laissez Aucune association.
5. Sous Visibilité, précisez par qui le document sera visible. Par défaut, Visible par est réglé sur Utilisateurs ayant accès au coffre-fort. Vous pouvez aussi choisir Coffre-fort + collaborateurs, Tous les utilisateurs, ou Accès personnalisé pour désigner les Collaborateurs autorisés. Sous le champ, Wuro indique combien de personnes verront le fichier.
6. Cliquez sur Enregistrer. Le document rejoint la catégorie correspondant à son type.

À savoir :
C'est le type de fichier qui range le document dans sa catégorie : un Bilan rejoint Comptabilité, un Relevé bancaire rejoint Banque.

4Attribuer une étiquette à un document

Dans la catégorie du document, colonne Étiquettes

1. Dans le coffre-fort, cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
2. Sur sa ligne, cliquez sur Étiquettes, puis sur Rechercher une étiquette… : la liste des étiquettes existantes s'affiche. Cliquez sur celle de votre choix : elle est enregistrée sans autre validation et s'affiche sur la ligne, à la place du bouton Étiquettes. Pour la retirer, rouvrez le sélecteur et cliquez sur la croix.

Le formulaire Modifier le fichier (le crayon au bout de la ligne) porte le même champ Étiquettes : choisissez-y vos étiquettes, puis cliquez sur Enregistrer.

5Modifier un document

Dans la catégorie du document, icône Modifier au bout de la ligne

1. Dans le coffre-fort, cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
2. Cliquez sur Modifier (le crayon) au bout de la ligne. La page Modifier le fichier s'ouvre.
3. Mettez à jour le fichier ou les informations le concernant : sous Fichier, choisissez-en un autre pour remplacer l'existant ; modifiez le Nom, le Type de fichier, les Étiquettes, Ce fichier concerne ou Visible par.
4. Cliquez sur Enregistrer.

À noter :
Changer le type de fichier déplace le document dans la catégorie de ce type.

6Supprimer un document

Dans la catégorie du document, icône Supprimer au bout de la ligne

1. Dans le coffre-fort, cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
2. Cliquez sur Supprimer (la corbeille) au bout de la ligne.
3. Une fenêtre Confirmation demande « Voulez-vous supprimer le fichier … ? » : cliquez sur Supprimer.

La page Modifier le fichier porte aussi un bouton Supprimer, en haut à droite.

7Déplacer un document

Dans la catégorie du document, icône Déplacer vers une autre catégorie

1. Dans le coffre-fort, cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
2. Cliquez sur Déplacer vers une autre catégorie (le dossier) au bout de la ligne.
3. Dans la fenêtre Déplacer le fichier, choisissez la Catégorie de destination, puis cliquez sur Déplacer. Le message « Le fichier a été déplacé. » confirme l'opération.

À noter :
Le document déplacé prend le type de fichier par défaut de sa nouvelle catégorie (par exemple Autre dans Divers) : rouvrez-le avec Modifier pour lui redonner le bon type. Changer directement le type de fichier dans Modifier le fichier déplace aussi le document.

8Rechercher un document

Dans une catégorie, au-dessus de la liste des documents

1. Dans le coffre-fort, cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
2. Saisissez son nom ou son type dans le champ Rechercher (nom, type)…, et affinez si besoin avec Filtrer par type et Filtrer par étiquettes. La liste se met à jour au fur et à mesure.

Accéder à votre coffre-fort personnel avec l'application mobile Équipe Wuro

En tant que collaborateur, si vous souhaitez retrouver facilement vos fiches de paie, contrats de travail, consulter la convention collective de votre entreprise ou tout autre document important, et ce même lorsque vous n'avez pas accès à un ordinateur : téléchargez dès maintenant l'application « Équipe Wuro » pour accéder à votre coffre-fort personnel. Elle est disponible sur Android (Google Play) et iOS (App Store).