Règles de remboursement des indemnités kilométriques

Le remboursement des indemnités kilométriques est un élément auquel l’URSSAF fait très attention lors des contrôles. Mieux vaut donc respecter les règles prévues. Les frais de véhicule pour les déplacements réalisés dans le cadre de l’activité de l’entreprise seront gérés différemment en fonction du nom auquel est le véhicule utilisé (entreprise / dirigeant ou salarié).

Comment sont remboursées les indemnités kilométriques ?

Véhicule au nom d’un salarié ou du dirigeant

Lorsque le véhicule appartient au dirigeant de l’entreprise ou à un salarié, les frais (carburant, assurance, carburant…) ne peuvent être payés directement par la société, sauf pour les frais de péages et de stationnement.

Lorsqu’un véhicule personnel est utilisé pour l’activité professionnelle, les indemnités kilométriques doivent être calculées et détaillées et celles-ci seront remboursées par l’entreprise. Cela doit être fait pour chaque déplacement professionnel. Une note de frais est éditée pour permettre de justifier ces frais et déplacements. Celle-ci doit contenir les informations suivantes :

  • Adresse de la société
  • Adresse du client
  • Nombre de kilomètres entre les deux adresses (aller + retour)
  • Indemnité kilométrique unitaire applicable selon la puissance fiscale du véhicule (précisée sur la carte grise)
  • Montant de l’indemnité kilométrique du déplacement (nombre de kilomètres x indemnité kilométrique unitaire)

Une copie de la carte grise ainsi que les justificatifs des frais doivent être conservés.

Véhicule au nom de la société

Lorsque le véhicule utilisé est au nom de la société (dans le cadre d’un achat, une location ou un crédit-bail), les frais du véhicule (assurance, entretien, carburant…) engendrés dans le cadre de l’activité peuvent être payés directement par celle-ci grâce à son compte bancaire. Il est important que l’utilisation du véhicule soit uniquement professionnelle afin que la déductibilité des frais ne soit pas remise en cause. La conservation de la copie de la carte grise ainsi que les justificatifs des frais est essentielle.

Indemnites kilometriques

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