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Justificatifs des notes de frais et remboursement

Notes de frais : délai de remboursement et de remise des justificatifs

Lorsqu’un salarié engage des frais pour son activité professionnelle (déplacements, restauration, logement...), ils peuvent être remboursés par l’entreprise à condition que les justificatifs des dépenses soient fournis. Est-ce qu’un délai pour la remise des notes de frais professionnels peut être imposé aux salariés ? Combien de temps a l’employeur pour procéder au remboursement des frais ?

L’essentiel en 30 secondes

  • Remise des justificatifs : l’employeur peut imposer un délai limité à ses salariés.
  • Information : une note de service suffit, par exemple.
  • Délai dépassé : d’après la jurisprudence, le salarié n’est pas remboursé.
  • Remboursement : dans un délai raisonnable après la remise des justificatifs, 5 ans maximum selon la loi.

Justificatifs

Délai de remise des justificatifs

Certains salariés tardent avant de donner les justificatifs des dépenses à leur employeur. Ce dernier peut imposer à ses salariés de lui remettre dans un délai limité. Cette information peut être communiquée par le biais d’une note de service par exemple. D’après la jurisprudence, en cas de non-respect de ce délai, le salarié n’est pas remboursé.

Info :
Le délai peut être communiqué par note de service. Si le salarié ne le respecte pas, la jurisprudence veut qu’il ne soit pas remboursé.

L’employeur peut imposer un délai pour la remise des justificatifs, et un salarié hors délai n’est pas remboursé.

Remboursement

Délai de remboursement des frais

L’employeur doit rembourser les frais professionnels au salarié dans un délai raisonnable une fois que les justificatifs lui ont été remis. Selon la loi, celui-ci a 5 ans maximum pour procéder au remboursement. Un délai plus court peut être fixé par l’entreprise.

Une fois les justificatifs remis, l’employeur rembourse dans un délai raisonnable, au plus tard sous 5 ans, ou plus tôt si l’entreprise l’a fixé.

Questions fréquentes

L’employeur peut-il imposer un délai pour remettre les notes de frais ?

Oui, il peut imposer à ses salariés de remettre les justificatifs dans un délai limité, par exemple par une note de service.

Que se passe-t-il si le salarié dépasse ce délai ?

D’après la jurisprudence, le salarié n’est pas remboursé.

De combien de temps l’employeur dispose-t-il pour rembourser les frais ?

D’un délai raisonnable une fois les justificatifs remis. Selon la loi, il a 5 ans maximum, et l’entreprise peut fixer un délai plus court.

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