Comment gérer efficacement les relances des devis ?

L’édition et l’envoi de devis aux prospects et clients

Un devis est un document commercial qui a pour but d’estimer le coût d’une prestation de services ou d’une commande de marchandises. Editer un devis est obligatoire dès lors que le montant des services ou des produits est supérieur à 1500 euros. Il permet de sécuriser à la fois l’entreprise et le client. Pour certaines activités, l’émission d’un devis doit forcément être gratuit, dans les autres cas, il peut être proposé gratuitement ou être payant.

Vous pouvez créer vos devis en utilisant un logiciel de gestion d’entreprise, pour qu’ils soient à l’image de votre entreprise, et afin d’être sûr qu’ils contiennent les mentions obligatoires définies par la loi. De plus, cela vous permet de les centraliser, de suivre les envois et leur validation plus facilement.

Avant d’envoyer un devis, il convient de s’assurer que le prospect ou le client voulait réellement un devis, ou s’il souhaitait juste des renseignements. Si votre interlocuteur souhaite recevoir des marchandises ou une prestation rapidement, et que vous êtes capable d’honorer sa demande dans les délais désirés, il est préférable de transmettre votre devis rapidement pour éviter qu’il se tourne vers la concurrence, et de s’assurer de sa bonne réception s’il est envoyé par mail.

L’importance de relancer les devis

La relance des devis est une étape commerciale qui est souvent mise de côté, notamment par manque de temps. Cependant, elle est essentielle car elle permet de montrer au prospect ou au client votre réactivité, sérieux et professionnalisme, de répondre à d’éventuelles interrogations lui permettant de faire un choix, et surtout, d’être informé de sa décision d’accepter ou non votre devis.

Si vous n’effectuez pas de suivi, le prospect ou le client peut penser que vous êtes peu intéressé et préférera se tourner vers quelqu’un d’autre proposant des produits et tarifs équivalents ou plus avantageux pour lui.

Absence de réponse aux relances des devis

Votre prospect ou client peut ne pas donner suite aux relances effectuées, pour plusieurs raisons :

• Manque de temps pour étudier le devis
• Besoin de temps pour réfléchir
• Plus de besoin pour le moment
• Comparaison avec la concurrence
• Situation personnelle compliquée
• Attente d’un retour de la personne décisionnaire

Pour un bon suivi des relances des devis, il convient de noter la date d’envoi du devis, la date et l’heure des relances, le canal utilisé et le contenu des échanges. Il convient de rester persévérant (sans être trop insistant) jusqu’à obtenir sa décision finale.

Refus ou acceptation du devis

Si votre devis est accepté, c’est parfait. S’il est refusé, c’est dommage. Ne forcez pas votre interlocuteur à faire affaire avec vous s’il a exprimé son refus. Par contre, vous pouvez tout à fait lui demander la raison pour laquelle il n’a pas accepté le devis. Cela peut vous permettre d’améliorer vos offres, d’identifier des soucis dans votre organisation ou votre façon de communiquer.

Comment gérer les relances des devis de manière efficace ?

Relancer les devis au bon moment et à la bonne fréquence

Le moment à partir duquel effectuer votre première relance dépend du prospect (ou du client) ainsi que de la prestation proposée. Il ne faut pas que ce soit trop tôt, au risque de sembler insistant, ni trop tard pour éviter de sembler négligent.

Il en est de même concernant la fréquence des relances : il faut qu’elle soit adaptée et raisonnable pour éviter que votre interlocuteur se sente harcelé.

Les relances des devis doivent être réalisées au bon moment, notamment par téléphone :

• Il est préférable de connaître les plages horaires durant lesquelles votre prospect ou client est disponible.
• Il convient de ne pas relancer toujours les mêmes jours, à la même heure.

Réaliser les relances des devis par téléphone

Effectuer des relances téléphoniques peut être utile car :

• Un appel est plus personnel que l’envoi d’un e-mail
• Échanger à l’oral peut être plus facile en fonction du sujet
• La bienveillance et la positivité s’entendent dans la voix
• Cela permet parfois d’avoir un retour plus rapidement

En cas d’indisponibilité, il est important de laisser un message vocal en précisant le numéro sur lequel on peut vous joindre. Aussi, il faut se rappeler que bien que les conversations téléphoniques soient utiles, elles peuvent gêner et être source de stress pour certaines personnes. Proposer à votre interlocuteur l’alternative de vous recontacter par mail peut alors être rassurant.

Aussi, évitez d’appeler en numéro masqué : généralement les gens n’y répondent pas, car il s’agit souvent de démarchage ou d’arnaques.

Envoyer des relances de devis par e-mail

Réaliser des relances par e-mail peut être bénéfique car cela permet de garder une trace écrite des échanges. Par exemple, si vous communiquez des informations complémentaires au devis, il sera plus simple pour votre prospect ou client d’aller relire un e-mail, plutôt que de se souvenir ce que vous lui avez dit à l’oral par téléphone.

Aussi, la relance par mail permet à votre interlocuteur de prendre connaissance de votre message au moment le plus opportun pour lui. Il ne se sentira pas dérangé.

En outre, il est important de ne pas faire de faute et de toujours écrire avec un ton positif (en évitant les négations).

Programmer des relances de devis automatiques

Relancer les devis envoyés peut être fastidieux et nécessite parfois de prévoir un créneau dans son planning. Ce n’est pas toujours simple lorsqu’on a un poste avec beaucoup de responsabilités, un agenda chargé, ou qu’on exerce seul.

Pour gagner du temps, programmer des relances de devis automatiques par mail, à la fréquence de votre choix, est la solution idéale. Pour cela, vous pouvez opter pour Wuro : adaptez le contenu du mail pour qu’il soit à votre image, gardez un historique des envois et gérez enfin vos devis de façon efficace.