Comment relancer les devis ?

1Relancer un devis manuellement

Dans Gestion commerciale › Liste des devis, menu Actions de la ligne du devis

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion commerciale, puis sur Liste des devis. Si le devis n'apparaît pas, choisissez Toutes les dates dans le sélecteur de dates et cliquez sur le filtre En attente.
2. Au bout de la ligne du devis, cliquez sur le bouton Actions (les trois points), puis sur Envoyer une relance….
3. Depuis la fiche du devis, le même bouton est dans le panneau de droite, section Communication : Envoyer une relance….

À savoir :
Seul un devis En attente peut être relancé : le menu Actions d'un brouillon ou d'un devis accepté ne propose pas Envoyer une relance…

2Vérifier et envoyer le mail de relance

La fenêtre Envoyer une relance par email

1. Le Modèle de mail Relance d'un devis est sélectionné : il préremplit l'objet et le message. Pour gagner du temps à chaque relance, personnalisez votre modèle de mail de relance dans Paramètres › E-mails.
2. Vérifiez le Destinataire. Les champs Expéditeur et Répondre à sont préremplis : laissez l'expéditeur vide pour utiliser l'adresse par défaut de l'entreprise. Ajoutez si besoin des adresses en Copie (CC), séparées par des virgules.
3. Relisez les champs Objet et Message. Les balises entre crochets ([devis-numero], [lien-html], [lien-pdf], [contact-nom]…) sont remplacées par leurs vraies valeurs à l'envoi ; la liste complète est sous le message.
4. La case Joindre le PDF du devis est cochée par défaut. Ajoutez d'autres Pièces jointes si nécessaire (5 Mo maximum par fichier), puis cliquez sur Envoyer.

3Créer une règle de relance

Dans Paramètres › E-mails › Règles de relance

1. En bas du menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur E-mails et sur l'onglet Règles de relance. Cliquez sur Ajouter une règle devis.
2. Donnez un Nom à la règle pour la retrouver facilement. Activez Règle par défaut pour qu'elle soit définie par défaut sur les devis que vous allez créer.
3. Dans la section Relances, la Relance 1 est proposée à 30 Jours après l'édition : ajustez ce délai, puis renseignez si besoin le champ Email expéditeur, les adresses en CC et en CCI. Cliquez sur Ajouter une relance pour en programmer une autre.
4. Le récapitulatif en bas du formulaire compte les relances définies et donne un exemple de dates pour un document émis aujourd'hui. Cliquez sur Enregistrer.

Selon votre palier :
Les règles de relance et les relances automatiques sont comprises dans les offres Wuro à partir d'Astrolabe. En dessous, le formulaire affiche « Version Recouvrement requise » et ne s'enregistre pas.

4Appliquer une relance automatique à un devis

Dans le formulaire du devis, onglet Réglages, section Relances

1. Ouvrez le devis en modification : dans la liste des devis, menu Actions de la ligne puis Modifier, ou bouton Modifier sur sa fiche.
2. Cliquez sur l'onglet Réglages du panneau de droite, puis descendez jusqu'à la section Relances.
3. Dans Règle de relance, choisissez la règle à appliquer à ce devis. Sans règle, le champ affiche Aucune règle (manuel), la section indique « Aucune relance configurée » et propose Ajouter une relance.

À savoir :
Les relances automatiques sont envoyées via votre modèle d'e-mail de relance, uniquement pour les devis en attente : un devis accepté, refusé ou annulé n'est plus relancé.

5Retrouver les relances envoyées

Dans Gestion commerciale › Relances devis

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion commerciale, puis sur Relances devis. Le bouton Relances, en haut de la liste des devis, ouvre la même page.
2. La page liste l'historique des e-mails de relance effectivement envoyés, qu'ils viennent d'une relance manuelle ou d'une règle : Envoyé le, Destinataire(s), Objet et Dernier état.
3. Pour retrouver une relance, tapez le numéro du devis, le nom du client ou l'adresse e-mail dans le champ de recherche, ou filtrez sur le Dernier état avec le sélecteur Tous les états.

Vérifier que ça a fonctionné

Ce que vous devez voir :
Dans Gestion commerciale › Relances devis, une ligne par relance envoyée, avec sa date d'envoi, son ou ses destinataires, son objet et son dernier état.

En cas de problème

Envoyer une relance… n'apparaît pas dans le menu de mon devis

Le devis n'est pas En attente : un brouillon ne propose que Modifier, Dupliquer et Supprimer, et un devis accepté ne propose plus d'envoi. Pour relancer un brouillon, validez-le et numérotez-le d'abord (voir Comment ajouter, modifier un devis ou transformer un devis en facture ?).

Ajouter une relance et Règle de relance sont grisés

Votre offre ne comprend pas les relances automatiques, disponibles à partir d'Astrolabe : Paramètres › E-mails › Règles de relance affiche « Version Recouvrement requise » avec un lien Voir les abonnements, et la section Relances du formulaire de devis reste grisée. Les relances manuelles restent disponibles.

Je ne peux pas modifier l'email expéditeur de la règle

Sans domaine e-mail vérifié, l'adresse d'expéditeur ne peut pas être modifiée : cliquez sur Vérifier mon domaine dans le formulaire, ou ouvrez l'onglet Domaine de Paramètres › E-mails.