Eviter les retards de paiement et bien gérer les relances des factures

L’impact des retards de paiement et des impayés pour une entreprise

La majorité des entreprises doivent faire face aux retards de paiements et aux impayés. Les raisons de ces retards et impayés sont nombreuses et variées :

• Mauvaise gestion administrative
• Facture erronée
• Difficultés financières ou personnelles rencontrées par le client
• Désaccords entre le professionnel et le client
• Problème lors de la transmission de la facture
• Modes de paiements proposés
• Oubli du client

Ceux-ci peuvent avoir des conséquences très néfastes pour les entreprises, notamment concernant leur trésorerie.

Conseils pour éviter les retards de paiement et les impayés

Pour éviter que vos clients payent en retard, ou décident de ne pas payer du tout, nous vous invitons à suivre les conseils suivants :

• S’assurer que les coordonnées possédées soient correctes (vérifier s’il y a eu un changement d’interlocuteur, si le numéro de téléphone est fonctionnel, s’il n’y a pas de faute d’orthographe dans l’adresse e-mail…) pour être certain que les factures soient bien reçues
• Facturer rapidement les clients, selon les délais prévus en fonction du type de prestation (vente de marchandises, de services, prestation de longue durée) : cela permet d’être payé ou de pouvoir relancer plus vite également.
• Communiquer des factures sans erreur : s’il y a un souci dans le détail des produits facturés, le taux de TVA précisé, ou dans l’adresse de facturation, votre client reviendra vers vous pour effectuer des corrections, et donc le délai de paiement sera plus long
• Conserver les échanges écrits, ainsi que tous les documents prouvant l’accord du client (attestations, devis signés, bons de commandes, bons de livraisons, factures conformes…) : en cas de litige, les preuves écrites ont de la valeur.
• Proposer des modes de règlements rapides : certains modes de paiements sont plus rapides que d’autres. Par exemple, le délai pour obtenir un règlement par chèque (réception, remise de chèque, traitement par la banque pour créditer le compte bancaire, crédit effectif) est plus long qu’un paiement réalisé en ligne par CB.
• Proposer des modes de paiement adaptés à tous : certains clients n’ont pas forcément de carte bancaire. Proposer le paiement par chèque ou virement en plus permet de vous adapter au plus grand nombre.
• Effectuer des relances régulières : si vous ne recevez pas le paiement de la facture en temps voulu, il est important de relancer régulièrement pour comprendre la raison du retard. Il se peut par exemple que votre interlocuteur soit absent de façon prolongée (congés, arrêt), qu’il rencontre des difficultés.

Comment réaliser des relances de factures efficaces ?

Mettre en place la relance régulière des factures est essentiel pour réduire les délais de paiement. La première relance réalisée peut être effectuée par mail, en rappelant simplement que la facture est en attente de paiement, pour vérifier si celle-ci a bien été réceptionnée et si rien n’a été omis (ex : oubli de mention du bon de commande établi préalablement par l’acheteur). Ce premier échange peut parfois suffire pour obtenir le règlement.

Des relances peuvent ensuite être effectuées par téléphone ou par mail, à votre convenance, à la fréquence de votre choix (sans pour autant harceler votre client). Un appel peut parfois permettre de joindre un client plus rapidement, tandis que le mail, bien qu’il puisse être ignoré, permet de garder une trace écrite de la relance. Il est donc intéressant d’utiliser ces deux canaux de communication.

Afin de gagner du temps, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion d’entreprise qui permet de programmer et d’envoyer automatiquement vos relances.

Si vous n’avez pas de retour suite à l’envoi de mails et aux appels, vous pouvez envoyer un courrier à votre client, en lettre recommandée avec accusé de réception pour vous assurer que celui-ci l’a bien obtenu. Et si malgré tout, vous n’avez toujours pas de nouvelle, il conviendra d’envoyer une mise en demeure de payer.