Faciliter et améliorer le pointage des heures des salariés grâce à l’IA

Obligation

Le pointage des heures des salariés est-il obligatoire ?

D’après l’article L3171-1 du Code du travail, lorsqu’un horaire collectif est prévu par le règlement intérieur, c’est-à-dire, les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos, il doit être affiché dans les locaux de l’entreprise. Si les salariés suivent tous cet horaire de référence, il n’est pas obligatoire d’effectuer le suivi individuel des horaires de travail.

Selon l’article L3171-2  du Code du travail, si certains salariés ne travaillent pas selon l’horaire collectif, l’employeur doit établir pour chacun d’entre eux les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective. Ces documents doivent pouvoir être consultés par le CSE s’il existe, et par l’inspection du travail (article L3171-3 du Code du travail).

De ce fait, le pointage des heures est obligatoire uniquement pour les salariés dont les horaires sont différents que ceux de référence, en respectant l’article D3171-8 du Code du travail.

Info :
Un horaire collectif dispense du suivi individuel. Si tous les salariés suivent l’horaire de référence affiché, le suivi individuel n’est pas obligatoire. Il l’est pour ceux dont les horaires diffèrent.

Le pointage n’est obligatoire que pour les salariés qui ne suivent pas l’horaire collectif.

Intérêt

Quel est le but du pointage des heures de travail ?

Suivre le temps de travail des salariés de façon rigoureuse est important et utile pour l’entreprise car cela permet :

• De protéger l’employeur en cas de litige
• De respecter les horaires contractuels
• De compter plus facilement le nombre d’heures supplémentaires
• D’établir des paies conformes
• D’identifier la fréquence des retards
• De mieux gérer les absences

Un suivi rigoureux protège l’employeur, facilite le calcul des heures supplémentaires et garantit des paies conformes.

Cadre légal

Comment suivre les heures des salariés en respectant la loi ?

La mise en place d’un système de pointage des heures de travail nécessite la consultation du CSE, conformément à l’article L2312-38 du Code du travail. L’employeur doit préciser le fonctionnement du système choisi, les données collectées, les modalités d’accès et de rectification ainsi que les procédures de contestation. Pour formaliser la mise en œuvre du pointage, un accord collectif ou une note de service peut être établi.

En outre, l’employeur doit s’assurer que le système de pointage des heures respecte le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et tenir à jour un registre des activités de traitement. Aussi, tout dispositif permettant le suivi du temps de travail collectant des données sensibles, présentant des risques pour les droits des salariés, doit être déclaré à la CNIL. La protection des données personnelles des salariés est essentielle.

Pointage des heures : recueil et conservation des données

Selon la CNIL, les données utilisées pour le suivi du temps de travail, dont les données relatives aux motifs des absences, doivent être conservées pendant 5 ans de façon sécurisée. Elles doivent être accessibles en cas de contrôle de l’inspection du travail ou en cas de contentieux prud'homal. De plus, un salarié doit pouvoir avoir accès aux données le concernant sur simple demande.

Parmi les données recueillies pour le pointage des heures travaillées, on peut retrouver :

• L’identité du salarié
• La date de pointage
• L’heure d’arrivée
• L’heure de départ
• Le temps de pause
• Le total d’heures travaillées
• Le lieu de travail
• La nature des heures (normales, supplémentaires, nuit…)
• Les motifs d’absence

Il faut collecter uniquement les données nécessaires afin de respecter le principe de minimisation du RGPD.

À noter :
Les données se conservent 5 ans. Selon la CNIL, les données de suivi du temps de travail, motifs d’absence compris, sont conservées 5 ans de façon sécurisée.

Consultation du CSE, RGPD et conservation sécurisée des données : trois conditions pour un pointage conforme.

Outils

Pour quel système de pointage des heures de travail opter ?

L’employeur peut choisir le système de son choix pour pointer les heures de travail des salariés. Il peut s’agir :

• D’un pointage manuel via un tableur ou une feuille de pointage
• De l’utilisation d’une badgeuse au début et à la fin de la journée
• D’un système biométrique
• D’une application mobile
• D’un logiciel de pointage

Le choix du système de pointage se fait en tenant compte de l’activité et de la taille de l’entreprise, de la mobilité des salariés et de l’organisation du travail mise en place. Par exemple, si les salariés sont régulièrement en déplacement ou en télétravail, il est plus adapté d’opter pour une application mobile qu’une badgeuse physique. De plus, selon l’article L3171-4 du Code du travail, lorsqu’un système d’enregistrement automatique est utilisé, il doit être fiable et infalsifiable.

Astuce :
Une application pour les salariés mobiles. En déplacement ou en télétravail, une application mobile est plus adaptée qu’une badgeuse physique.

Tableur, badgeuse, biométrie, application ou logiciel : le choix dépend de l’activité, de la taille de l’entreprise et de la mobilité des salariés.

Intelligence artificielle

L’intérêt de choisir un système de pointage couplé à l’IA

Fiabilité renforcée : Contrôle automatique et détection des anomalies

Le pointage des heures de travail est plus fiable et les erreurs sont réduites grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle. Par exemple, grâce à une branche du machine learning appelée la détection d’anomalies, il est possible :

• d’identifier les pointages inhabituels (ex : la nuit, en dehors des heures de travail)
• de repérer les différences entre le planning et les heures réellement effectuées
• de constater une absence de pointage

Aussi, selon le système de pointage utilisé, la vision par ordinateur (computer vision) est pratique car elle permet :

• Une reconnaissance faciale même avec des conditions non optimales (ex : faible luminosité, changement de coiffure, angle différent…)
• Une détection des fraudes grâce au liveness detection (vérification qu’une personne vivante s’identifie, qu’il n’y a pas d’utilisation d’une photo, d’une vidéo ou d’un masque)

Grâce au machine learning supervisé et non supervisé, les situations habituelles et anormales sont assimilées. Ainsi, les incohérences peuvent être automatiquement corrigées (doublons, heures manquantes…), ce qui diminue le risque d’erreurs et de litiges.

Respect de la réglementation en vigueur

L’IA n’apprend pas automatiquement les nouvelles règles à suivre suite aux lois mises en place. Mais si on lui communique la réglementation en vigueur à suivre, elle est capable de veiller à ce qu’elle soit respectée, et d’alerter en cas de situation non conforme. L’IA basée sur des règles et le machine learning hybride peuvent donc permettre à l’entreprise d’avoir un système de pointage des heures en conformité, empêchant les manipulations frauduleuses.

Analyse, suggestions et alertes en temps réel

Avec le machine learning et l’IA prédictive, une entreprise peut suivre les horaires de travail des salariés en temps réel, et être réactive. Elle peut obtenir des alertes et des suggestions à tout moment concernant les heures de travail réalisées, afin d’agir dès que possible :

• Proposition d’adaptation des plannings en cas de hausse de l’absentéisme
• Prévision des heures supplémentaires selon l’historique et les plannings prévus
• Signalement des risques psychosociaux liés à la surcharge de travail
• Recommandation de renforts sur certaines périodes pour équilibrer la charge de travail

Prise de décisions facilitée grâce aux prédictions

Il n’est plus nécessaire de prendre du temps pour analyser les données et prendre des décisions : l’IA analytique et prédictive se charge d’anticiper les futurs besoins de l’entreprise, tels que la gestion des retards fréquents, de l’absentéisme ou de la surcharge de travail probable dû à un manque d’effectif. Le but est d’être proactif pour optimiser au mieux les horaires de travail.

Gain de temps pour les Ressources Humaines

L’intelligence artificielle fait gagner un temps considérable au service des Ressources Humaines puisqu’elle évite de nombreuses interventions manuelles : calcul des heures, identification des erreurs et des doublons, contrôle des informations, corrections des incohérences…

L’IA est vigilante constamment et intervient seule dès que nécessaire, évitant ainsi aux RH de passer du temps sur des tâches pouvant être fastidieuses.

L’IA fiabilise le pointage, veille à la conformité, alerte en temps réel et fait gagner du temps aux équipes RH.

Sanctions

Pointage des heures : sanctions en cas de non-respect des obligations

Selon les articles R3173-1 à R3173-3 du Code du travail, des sanctions peuvent être appliquées à l’employeur si les obligations relatives au pointage ne sont pas respectées (non-affichage de l’horaire collectif, absence de système de pointage, données erronées ou incomplètes, absence de conservation des données pendant la durée légale, absence de consultation du CSE).

Par ailleurs, le salarié qui refuse le pointage de ses heures peut représenter un motif de sanction disciplinaire ou de licenciement pour faute grave.

À noter :
Les sanctions visent les deux parties. Du côté de l’employeur : non-affichage de l’horaire, absence de système de pointage, données erronées, absence de consultation du CSE. Du côté du salarié : refus de pointer.

L’employeur s’expose à des sanctions s’il ne respecte pas ses obligations, et le salarié qui refuse le pointage risque une sanction disciplinaire.

Questions fréquentes

Aller plus loin

Voici des ressources utiles qui pourraient vous intéresser :