Comment bien choisir un tampon encreur pour mon entreprise ?

Les mécanismes de tampons encreurs

Il existe plusieurs mécanismes de tampons encreurs, à privilégier notamment selon la fréquence d’utilisation :

• En bois: traditionnel, peu encombrant et élégant. Il nécessite cependant un encreur séparé.
• Métallique: un peu lourd et encombrant, mais résistant. Il est donc parfait pour un usage intensif.
• En plastique: léger, peu encombrant et pratique. Il est adapté à un usage modéré.
• De poche: léger, compact et simple à utiliser. Il est approprié pour un usage ponctuel.

L’utilité des tampons encreurs

Il existe plusieurs types de tampons encreurs permettant de marquer différentes informations en fonction des besoins de l’entreprise :

• Le tampon personnalisablepermet d’identifier, signer et authentifier des documents. Les informations principales concernant l’entreprise sont généralement précisées : dénomination, SIRET, coordonnées…
• Le tampon dateur aide à mieux gérer et trier les documents en les datant (une date de règlement, date limite de paiement, date de réception, date de réponse…). Il dispose de molettes pour régler la date de l’empreinte et est utilisable durant une dizaine d’années.
• Le tampon numéroteur, à incrémentation automatique ou manuelle, permet comme son nom l’indique de numéroter et ordonner des documents. Il peut être utile notamment en cas d’émission de nombreux documents pour un dossier papier, afin de les garder dans l’ordre.
• Le tampon à formule standard possède une empreinte avec un texte type (« Payé », « Copie », « Confidentiel », « Urgent » …) et sert à mieux organiser et trier les documents.

Personnalisation du tampon encreur

Si vous optez pour un tampon encreur personnalisé, voici les éléments dont il faut tenir compte :

• Déterminez l’objectif du tampon (tamponner des chèques reçus, des documents internes, externes…).
• Pensez à relire et vérifier les fautes d’orthographe et de frappe.
• Si vous choisissez de faire apparaitre le logo ou un visuel, veillez à ce qu’il soit de bonne qualité (vectorisé ou 300 dpi), en noir sur fond blanc, en format JPG, PDF, AI.
• Optez pour un nombre de lignes suffisant.
• Centralisez les informations relatives à votre entreprise nécessaires pour votre tampon (exemples : nom de l’entreprise, identité du dirigeant, coordonnées postales et téléphoniques, adresse e-mail, numéro SIRET, RCS, APE, adresse de votre site web, numéro de TVA intracommunautaire…).

Un tampon encreur personnalisé pour l’entreprise est-il obligatoire ?

Un tampon encreur personnalisé avec les informations de l’entreprise n’est pas obligatoire. Toutefois, certains organismes demandent souvent en complément de la signature d’un document, d’apposer le cachet de l’entreprise. Il est donc préférable d’en posséder un. Il n’existe pas non plus de réglementation quant aux informations présentes sur le tampon.