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Les bonnes pratiques pour bien s'organiser au travail

Comment s’organiser au travail afin d'être efficace ?

L'organisation est un réflexe pour certains et pas du tout pour d'autres. Que vous soyez dirigeant ou salarié, vous n'exploitez peut-être pas tous les moyens mis à votre disposition pour vous organiser. Découvrez différentes astuces pour une meilleure organisation au travail, afin d’être plus efficace et détendu.

L’essentiel en 30 secondes

  • Listes et planning : écrivez vos tâches, planifiez-les chaque soir ou chaque semaine, puis classez par priorité.
  • Rappels et notes : activez des rappels, gardez de quoi noter pour ne rien oublier.
  • Pas de report : effectuez les tâches dès que possible et déléguez celles qui le permettent.
  • Imprévus : prévoyez un temps libre dans votre planning pour les tâches non prévues.
  • Pauses : elles vous rendent plus motivé et plus concentré.

Listes

Etablissez des listes

Faire des listes est un conseil classique mais efficace. Celles-ci peuvent être numériques, sur papier, disposées sur le mur, ou de manière visible sur votre bureau. Personnalisez-les avec des couleurs et des symboles afin de les distinguer.

Planning

Planifiez

Il s’agit d’un conseil très bénéfique. En inscrivant les tâches et événements prévus dans un calendrier, un planning, vous ne devrez pas vous en préoccuper le soir chez vous. Vous serez donc plus serein et moins stressé. Vous pouvez réaliser un planning chaque soir pour le lendemain, ou de façon hebdomadaire (le vendredi soir pour la semaine suivante). Les tâches effectuées sont barrées ou surlignées au fur et à mesure.

Astuce :
Faites votre planning le soir ou le vendredi. Un planning chaque soir pour le lendemain, ou chaque semaine pour la suivante, vous évite de vous en préoccuper chez vous.

Priorités

Classez

Classez vos tâches dans un certain ordre : D’abord les tâches prioritaires (urgentes, importantes) puis ensuite celles vous semblant plus faciles, ou plus agréables, les plus longues à réaliser…

Tri

Triez

Ne vous laissez pas envahir par la paperasse, qu’elle soit papier ou numérique. Faites du tri, jetez, supprimez les choses inutiles, rangez les autres dans des dossiers, des classeurs, des pochettes…

Rappels

Activez des notifications, des rappels

Plus particulièrement pour les travaux récurrents, ou événements importants, activez et paramétrez des rappels (en indiquant l’objet, le lieu, la date et l’heure…). Choisissez le moment où ceux-ci s’effectueront : une semaine, un jour, 30 minutes avant l’événement.

Notes

Ayez de quoi noter

Demande d’un collègue, coup de téléphone, réunion, idée… Avoir avec soi un support et un stylo pour prendre des notes est très important pour se souvenir de toutes les informations utiles. En effet, si vous ne notez rien, vous risquez de ne pas tout retenir et donc de devoir perdre du temps à tout redemander plus tard.

Action

Ne remettez pas à plus tard

N’attendez pas d’accumuler les tâches, vous n’arriveriez peut-être pas à bien gérer votre temps au moment voulu. Effectuez-les dès que possible. À moins que vous ayez besoin de temps pour prendre du recul ou rassembler plus d'idées, la procrastination n'est pas une bonne solution.

À noter :
Attendre de tout accumuler complique la gestion du temps. Effectuez les tâches dès que possible, sauf si vous avez besoin de recul ou de plus d’idées.

Délégation

Déléguez

Si vous en avez l’occasion, déléguez les tâches pouvant être réalisées par autrui, nécessitant simplement une vérification rapide par exemple.

Imprévus

Attendez-vous à l’imprévu

Il n'est pas rare de devoir faire face aux imprévus : un dossier de dernière minute à gérer, absence d'un collègue ... Prévoyez un moment de temps libre pour réaliser les tâches qui n’étaient pas prévues dans votre planning. Ainsi, votre organisation sera moins perturbée. Ce temps peut également vous permettre de rattraper votre retard ou d’avancer sur des tâches annexes.

Autonomie

Trouvez des solutions

Si vous avez des interrogations sur le travail demandé (manque de clarté, d'informations, ou de maîtrise), il ne faut pas hésiter à faire des recherches, à demander des précisions ou de l'aide à vos collègues ou votre patron. Il est également possible de simplement regarder comment ils procèdent pour pouvoir être autonome ensuite. Cela vous évitera de perdre du temps, et de faire perdre de l'argent à l'entreprise. 

Récupération

Faites une pause

Il est important que vous preniez le temps de faire une pause. Cela aura un impact bénéfique sur votre travail et donc pour l'entreprise aussi, puisque vous serez plus motivé et concentré. Si vous êtes moins attentif à un moment de la journée, réalisez durant celui-ci les travaux nécessitant moins de concentration si cela est possible. 

Listes, planning, rappels, délégation et pauses : plusieurs gestes simples permettent de mieux s’organiser au travail et d’être plus efficace.

11 CONSEILS pour être bien organisé au travail (et gagné du temps) !

Questions fréquentes

Comment bien planifier ses tâches ?

Inscrivez les tâches et événements prévus dans un calendrier ou un planning, chaque soir pour le lendemain ou chaque semaine pour la suivante. Vous serez plus serein et moins stressé.

Dans quel ordre classer ses tâches ?

D’abord les tâches prioritaires (urgentes, importantes), puis celles qui vous semblent plus faciles, plus agréables ou plus longues à réaliser.

Comment gérer les imprévus au travail ?

Prévoyez un moment de temps libre dans votre planning pour réaliser les tâches non prévues. Il peut aussi servir à rattraper un retard ou à avancer sur des tâches annexes.

Pourquoi faire des pauses ?

Elles ont un impact bénéfique sur votre travail : vous êtes plus motivé et concentré. Si vous êtes moins attentif à un moment de la journée, réalisez alors les travaux demandant moins de concentration.

Aller plus loin

Voici des ressources utiles qui pourraient vous intéresser :

Stagiaires : Quel comportement adopter ?

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Procrastination au travail : causes, conséquences et conseils pour arrêter de remettre à plus tard

Le terme procrastination vient du latin Procrastinio signifiant "remettre à demain". Selon des recherches effectuées en 2023 (Montreuil & Bourhis, 2023), près de 95 % des travailleurs déclarent procrastiner au travail, dont 20 % de manière chronique. Nous avons tous au moins une fois remis au lendemain quelque chose que l’on aurait pu faire tout de suite. Procrastiner de temps de temps peut être utile, mais lorsque cela est systématique, les conséquences peuvent être néfastes.

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