Comment s’organiser au travail afin d'être efficace ?

Etablissez des listes

Faire des listes est un conseil classique mais efficace. Celles-ci peuvent être numériques, sur papier, disposées sur le mur, ou de manière visible sur votre bureau. Personnalisez-les avec des couleurs et des symboles afin de les distinguer.

Planifiez

Il s’agit d’un conseil très bénéfique. En inscrivant les tâches et événements prévus dans un calendrier, un planning, vous ne devrez pas vous en préoccuper le soir chez vous. Vous serez donc plus serein et moins stressé. Vous pouvez réaliser un planning chaque soir pour le lendemain, ou de façon hebdomadaire (le vendredi soir pour la semaine suivante). Les tâches effectuées sont barrées ou surlignées au fur et à mesure.

Classez

Classez vos tâches dans un certain ordre : D’abord les tâches prioritaires (urgentes, importantes) puis ensuite celles vous semblant plus faciles, ou plus agréables, les plus longues à réaliser…

Triez

Ne vous laissez pas envahir par la paperasse, qu’elle soit papier ou numérique. Faites du tri, jetez, supprimez les choses inutiles, rangez les autres dans des dossiers, des classeurs, des pochettes…

Activez des notifications, des rappels

Plus particulièrement pour les travaux récurrents, ou événements importants, activez et paramétrez des rappels (en indiquant l’objet, le lieu, la date et l’heure…). Choisissez le moment où ceux-ci s’effectueront : une semaine, un jour, 30 minutes avant l’événement.

Ayez de quoi noter

Demande d’un collègue, coup de téléphone, réunion, idée… Avoir avec soi un support et un stylo pour prendre des notes est très important pour se souvenir de toutes les informations utiles. En effet, si vous ne notez rien, vous risquez de ne pas tout retenir et donc de devoir perdre du temps à tout redemander plus tard.

Ne remettez pas à plus tard

N’attendez pas d’accumuler les tâches, vous n’arriveriez peut-être pas à bien gérer votre temps au moment voulu. Effectuez-les dès que possible. À moins que vous ayez besoin de temps pour prendre du recul ou rassembler plus d'idées, la procrastination n'est pas une bonne solution.

Déléguez

Si vous en avez l’occasion, déléguez les tâches pouvant être réalisées par autrui, nécessitant simplement une vérification rapide par exemple.

Attendez-vous à l’imprévu

Il n'est pas rare de devoir faire face aux imprévus : un dossier de dernière minute à gérer, absence d'un collègue ... Prévoyez un moment de temps libre pour réaliser les tâches qui n’étaient pas prévues dans votre planning. Ainsi, votre organisation sera moins perturbée. Ce temps peut également vous permettre de rattraper votre retard ou d’avancer sur des tâches annexes.

Trouvez des solutions

Si vous avez des interrogations sur le travail demandé (manque de clarté, d'informations, ou de maîtrise), il ne faut pas hésiter à faire des recherches, à demander des précisions ou de l'aide à vos collègues ou votre patron. Il est également possible de simplement regarder comment ils procèdent pour pouvoir être autonome ensuite. Cela vous évitera de perdre du temps, et de faire perdre de l'argent à l'entreprise. 

Faites une pause

Il est important que vous preniez le temps de faire une pause. Cela aura un impact bénéfique sur votre travail et donc pour l'entreprise aussi, puisque vous serez plus motivé et concentré. Si vous êtes moins attentif à un moment de la journée, réalisez durant celui-ci les travaux nécessitant moins de concentration si cela est possible. 

11 CONSEILS pour être bien organisé au travail (et gagné du temps) !