Mise en place d’un système d’équipes : Les nouveautés de Février 2023

Ce mois-ci, il y a du changement concernant la gestion des utilisateurs : ajout d’équipes, renommage de certains termes, ajout de nouveaux droits… Cet article va vous permettre d’y voir un peu plus clair.

Vocabulaire

Différencier utilisateurs, collaborateurs et externes

Il y a eu des modifications pour la formulation de certaines notions. Un petit récapitulatif de celles-ci s’impose donc afin d’éviter toute confusion.

Tout d’abord, les utilisateurs sont tout simplement les personnes qui ont accès à votre espace entreprise.

Par ailleurs, le terme salarié a été remplacé par collaborateur. Ainsi, sur une fiche utilisateur, l’option « L'utilisateur est travailleur salarié » change pour « L’utilisateur est un collaborateur de l’entreprise ». En effet, cela est plus adapté étant donné qu’il peut s’agir d’un salarié, d’un alternant ou d’un stagiaire. Pour rappel, indiquer le statut collaborateur peut être utile afin d’avoir des statistiques RH et pour voir ces personnes affichées dans les modules Absences et Coffre-fort.

En outre, l’onglet Mon équipe (présent dans les Paramètres sur la page Liste des utilisateurs) a été renommé Collaborateurs pour éviter toute confusion avec la nouvelle notion d’équipe (abordée ci-dessous).

Enfin, un onglet Externes a été ajouté sur cette même page Liste des utilisateurs. Celui-ci affiche tous les utilisateurs n’étant pas des collaborateurs internes à l’entreprise. Il peut donc par exemple s’agir d’un freelance avec lequel vous travaillez, ou votre comptable.

Info :
Le statut collaborateur a son utilité. Il donne accès aux statistiques RH et fait apparaître la personne dans les modules Absences et Coffre-fort.

Utilisateurs, collaborateurs et externes : chaque terme désigne désormais un type de personne précis dans votre espace.

Équipes

Ajouter les utilisateurs dans des équipes

Désormais, tous les utilisateurs d’un espace entreprise font forcément partie d’une équipe. Suite à l’ajout de cette nouvelle fonctionnalité, une équipe de base a été créée pour tous les espaces existants, dans laquelle se trouvent tous les utilisateurs.

De plus, lorsqu’une personne est invitée à rejoindre un espace entreprise, il est maintenant nécessaire de choisir l’équipe, en plus du groupe de droits. Il est en effet possible de créer plusieurs équipes (en fonction d’un projet ou d’un service par exemple).

Un utilisateur peut faire partie de plusieurs équipes. Il peut avoir un groupe de droit différent en fonction de l’équipe. C’est-à-dire qu’il peut par exemple avoir le groupe de droit X dans l’équipe A et avoir le groupe de droit Y dans l’équipe B.

Sur la fiche d’un utilisateur, il est possible de lui définir une équipe principale. C’est celle-ci qui s’affichera sur le tableau de bord s’il dispose des droits suffisants.

Astuce :
Créez une équipe par projet ou par service. Un même utilisateur peut appartenir à plusieurs équipes, avec un groupe de droits différent dans chacune.

Toute personne de votre espace appartient à une équipe, et sa fiche indique l’équipe principale affichée sur le tableau de bord.

Droits

Changements concernant la gestion des droits

Maintenant, un utilisateur peut faire partie de différents groupes de droits s’il appartient à plusieurs équipes. Aussi, certains droits ont été renommés suite aux changements mentionnés ci-dessus. Il en existe également de nouveaux liés aux équipes, tels que Gestion des équipes, voir mes équipes et ses utilisateurs, voir les produits, les factures, les devis ou encore les absences de l’équipe.

Ainsi, par exemple, si un utilisateur fait partie d’une équipe A, d’une équipe B, et d’une équipe C : que pour l’équipe A, il a le droit de voir les produits de l’équipe, que pour l’équipe B, il dispose également du droit de voir les produits de l’équipe et que pour l’équipe C, il n’a pas le droit d’accéder aux produits, alors, il ne verra que les produits créés par les utilisateurs de l’équipe A et B.

Autre exemple, si un utilisateur fait partie d’une équipe A et d’une équipe B, que pour l’équipe A il a le droit de voir toutes les factures, et que pour l’équipe B, il n’a pas accès au module Factures, alors, il verra toutes les factures, de toutes les équipes, même celles dont il ne fait pas partie.

À noter :
Le droit le plus large l’emporte. Avec le droit de voir toutes les factures dans une équipe, un utilisateur voit les factures de toutes les équipes, même celles dont il ne fait pas partie.

Les droits se règlent maintenant équipe par équipe, avec de nouveaux droits pour voir les produits, factures, devis ou absences de l’équipe.

En bref

Autres nouveautés

Parmi les autres nouveautés sur Wuro depuis Février 2023 :

• La mise en page des documents (devis, factures…) a été améliorée (rendu, lisibilité…), notamment en PDF et en PDF pour papier en-tête. Si votre document compte plusieurs pages, l’en-tête, le numéro et la date du document sont repris sur chacune d’elles.
• En plus des modèles de lettres, nous commençons désormais à vous proposer des modèles de factures (des factures types, en fonction de votre statut juridique ou de votre activité), pour vous aider dans la facturation de vos clients.
• Lorsqu’une invitation à rejoindre un espace entreprise est envoyée, il est possible de voir si celle-ci a bien reçue, consultée ou si au contraire il y a eu une erreur lors de l’envoi.

Ce mois-ci, vos documents gagnent en lisibilité, des modèles de factures arrivent et le suivi des invitations se précise.

Questions fréquentes

Aller plus loin

Voici des ressources utiles qui pourraient vous intéresser :