Coffre-fort
Refonte du coffre-fort : centralisez les documents de votre entreprise en toute sécurité
Jusqu’à présent, le module Coffre-fort ne contenait qu’un onglet Fiches de paies. Désormais, il existe 9 catégories : Gestion du personnel, Comptabilité, Fiscalité, Constitution, Social, Banque, Juridique, Ressources de l’entreprise et Divers. Une entreprise réceptionne et possède de nombreux documents importants, qu’il est nécessaire de conserver plusieurs années. Nous pensons que les centraliser au même endroit de façon sécurisée est essentiel pour gagner du temps et pouvoir être réactif lorsqu’on en a besoin.
La catégorie Gestion du personnel est destinée aux documents concernant les collaborateurs de l’entreprise (salariés, stagiaires, alternants) et permet de leur attribuer des documents. Au sein de celle-ci se trouvent 7 sous-catégories : Fiches de paie, Contrats de travail (pour l’ajout de documents propres aux salariés tels que leur contrat de travail mais aussi leur RIB, Fiche de poste, etc.), Entretiens, Absences, Santé, Formations et Avantages. Si un salarié ou le service gérant les employés a besoin d’un document, il pourra alors l’obtenir facilement et rapidement, de façon autonome.
Pour toutes les catégories, vous pouvez ajouter des fichiers de n’importe quel format (PDF, CSV …), les nommer comme vous le souhaitez pour les retrouver facilement. Lors de l’ajout d’un fichier il est possible de préciser si besoin qui il concerne : un contact (client, fournisseur…) ou un utilisateur de l’entreprise. Vous pouvez aussi choisir la visibilité du document : par toutes les personnes ayant accès au coffre-fort d’entreprise, tous les collaborateurs, tous les utilisateurs, ou définir un accès personnalisé. Il est en effet primordial que vous puissiez décider par qui les documents que vous ajoutez sont visibles.
Lorsqu’un fichier est ajouté, vous devez indiquer son type. Les types de fichier proposés varient en fonction de la catégorie. Par exemple, pour Constitution, vous pourrez préciser s’il s’agit d’un Kbis ou des statuts. Pour Comptabilité, s’il s’agit d’une balance générale ou d’un état financier. Un type autre est proposé à chaque fois au cas où les propositions ne soient pas adaptées à votre document.
En outre, vous pouvez créer des étiquettes et les affecter à vos documents pour mieux vous organiser. Tout cela est bien sûr possible si vous disposez des droits nécessaires. Un utilisateur peut par exemple avoir uniquement le droit de voir certains documents, sans pouvoir effectuer d’ajout ou de modifications.
Un utilisateur qui possède le droit de voir, d’ajouter et modifier les documents du coffre-fort dont les fiches de paie, a accès à toutes ces catégories et fonctionnalités depuis Coffre-fort sur le tableau de bord. Un utilisateur ayant uniquement le droit de voir ses documents dont les fiches de paie, ne voit que les catégories concernant la gestion du personnel, et une catégorie Documents de l’entreprise. Au sein de celle-ci se trouvent tous les documents ajoutés pour lesquels la visibilité lui a été accordée.
À noter :
Vous choisissez qui voit chaque document. Toutes les personnes ayant accès au coffre-fort, tous les collaborateurs, tous les utilisateurs, ou un accès personnalisé.
Le coffre-fort centralise désormais tous les documents de l’entreprise, rangés par catégorie et visibles seulement par les personnes que vous choisissez.
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