Entreprises : Délais de conservation des documents

Durée de conservation des pièces comptables

Les pièces comptables doivent être conservées 10 ans dès la clôture de l'exercice. Il s'agit des types de documents suivants :

• Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d'inventaire...)
• Pièce justificative (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur...)

Durée de conservation des documents concernant la gestion du personnel

La durée de conservation des documents concernant la gestion du personnel varie :

• 1 an : Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
• 3 ans : 
  • Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait
  • Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
• 5 ans : 
  • Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
  • Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...
  • Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail
    Vérification et contrôle du CSE
  • Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie
• 5 ans à partir du départ du salarié : Registre unique du personnel

Durée de conservation des documents civils et commerciaux

La durée de conservation des documents civils et commerciaux varie :

• 2 ans : Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur
• 3 ans : Déclaration en douane
• 5 ans :
  • Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale
  • Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)
• 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation : Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)
• 30 ans : Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
• 2 ans dès la résiliation du contrat : Police d'assurance
• 5 ans dès la fin de la protection : Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)
• 5 ans dès la fin du mandat : Dossier d'un avocat

Durée de conservation des documents sociaux

La durée de conservation des documents sociaux varie :

• 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) : Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts)
• 10 ans à partir de la clôture de l'exercice : Compte annuel (bilan, compte de résultat...)
• 5 ans : Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (et documents de la société absorbée)
• 5 ans à partir de la fin de leur utilisation : 
  • Registre de titres nominatifs
  • Registre des mouvements de titres
  • Ordre de mouvement
  • Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration
• 3 derniers exercices comptables : 
  • Feuille de présence et pouvoirs
  • Rapport du gérant ou du conseil d'administration
  • Rapport des commissaires aux comptes

Durée de conservation des documents fiscaux

D’après l’article L.102 B du livre des procédures fiscales, la durée de conservation est de 6 ans pour tous les types d’impôts suivants :

• Impôt sur le revenu et sur les sociétés
• Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
• Impôts sur les sociétés des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral)
• Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public)
• Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE
• Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...)

En cas d’activité occulte (travail dissimulé, activité illicite...), les délais sont de 10 ans.

Source : service-public