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Comment bien organiser une réunion

Organiser une réunion efficace

Dans Communication en entreprise

Les réunions permettent de partager ses idées, travailler ensemble sur un sujet commun, résoudre un problème, prendre des décisions … Afin de vous préparer au mieux et que vos réunions soient plus efficaces, vous pouvez suivre quelques conseils mentionnés dans ce billet.

L’essentiel en 30 secondes

  • Avant : un objectif réalisable, une forme, un nombre limité de participants et un ordre du jour.
  • Durée : 2 heures au maximum, au-delà la concentration baisse.
  • Pendant : la parole à chacun, les sujets urgents en priorité et un relevé de décisions.
  • Après : le compte-rendu s’écrit dès la fin de la réunion.
  • Suivi : il est partagé aux participants et aux excusés pour vérification.

Préparation

Les choses à faire avant la réunion

Avant la réunion, il est important de déterminer :

  • son objectif (celui-ci doit être réalisable)
  • sa forme (visioconférence, téléphonique, physique)
  • un nombre limité de participants
  • l’ordre du jour (planification des sujets abordés)

Il est également essentiel de définir :

  • la date et l’heure suffisamment en avance : En fonction du nombre de participants, elle peut être fixée dans des délais plus ou moins courts.
  • la durée de la réunion (maximum 2 heures). Prévoir une réunion trop longue peut engendrer une perte de concentration.

Concernant le lieu, il est nécessaire de se poser les questions suivantes afin de le choisir et de s'organiser correctement :

  • Où doit-elle avoir lieu : au sein des locaux ou à l'extérieur ? En visio ?
  • Réserver une salle est-il nécessaire ? Si oui, il faut réfléchir à différents points : capacité, dimensions, matériel, accès internet…

En outre, il faut penser à transmettre les informations aux participants et joindre un plan d’accès si nécessaire. De plus, un document préparatoire contenant des points sur lesquels se questionner doit être communiqué.

Info :
Deux heures au maximum. Prévoir une réunion trop longue peut engendrer une perte de concentration.

Un objectif réalisable, un ordre du jour, un nombre limité de participants et une durée de 2 heures au maximum posent les bases.

Pendant

Ce qu'il faut faire pendant la réunion

Lors d'une réunion, il faut penser à :

  • Mettre en place des conditions agréables (boisson, café, température correcte…)
  • Choisir ensemble une personne volontaire pour rédiger le compte-rendu
  • Laisser la parole à chaque personne ainsi qu’un temps de présentation si nécessaire
  • Traiter les sujets les plus importants, urgents en priorité
  • Rappeler la conclusion de la réunion précédente s’il y a eu
  • Faire le point concernant l’ordre du jour (interventions, temps prévus)
  • Etablir un relevé de décisions pour identifier les décisions primordiales ainsi qu’une date prévisionnelle et l’acteur permettant leur mise en œuvre
  • Prévoir une date pour une prochaine réunion

Astuce :
Désignez le rédacteur ensemble. Choisissez ensemble une personne volontaire pour rédiger le compte-rendu.

Laisser la parole à chacun, traiter les sujets importants en priorité et noter les décisions rend la réunion utile.

Après

A prévoir après la réunion

Suite à la réunion, il convient :

  • d'écrire le compte-rendu dès la fin de la réunion pour avoir en mémoire davantage d’informations (objet, date, participants, excusés, ordre du jour, résumé des sujets traités, décisions prises...)
  • de partager le compte-rendu aux participants et excusés pour vérification et renvoyer la version finale si des modifications ont été effectuées

À noter :
Écrivez le compte-rendu sans attendre. Le rédiger dès la fin de la réunion permet d’avoir en mémoire davantage d’informations.

Le compte-rendu, écrit dès la fin puis partagé, clôt la réunion.

Questions fréquentes

Combien de temps doit durer une réunion ?

La durée ne doit pas dépasser 2 heures. Une réunion trop longue peut engendrer une perte de concentration.

Que faut-il déterminer avant la réunion ?

Son objectif (qui doit être réalisable), sa forme (visioconférence, téléphonique, physique), un nombre limité de participants et l’ordre du jour, puis la date, l’heure, la durée et le lieu.

Qui rédige le compte-rendu ?

Une personne volontaire, choisie ensemble pendant la réunion.

Que contient le compte-rendu ?

L’objet, la date, les participants, les excusés, l’ordre du jour, le résumé des sujets traités et les décisions prises.

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