Organiser une réunion efficace

- Déterminer :

• l’objectif de la réunion (réalisable)
• sa forme (visioconférence, téléphonique, physique)
• un nombre limité de participants
• l’ordre du jour (planification des sujets abordés)

- Définir la date (prévue au moins 15 jours auparavant), l’heure et la durée (maximum 2 heures)

- Choisir le lieu

• Au sein des locaux ou à l'extérieur ?
• Nécessité de réserver une salle ? (capacité, dimensions, matériel, accès internet…)

- Transmettre les informations aux participants et joindre un plan d’accès si nécessaire

- Donner un document préparatoire contenant des points sur lesquels se questionner

• Mettre en place des conditions agréables (boisson, café, température correcte…)
• Choisir ensemble une personne volontaire menée à rédiger le compte-rendu
• Laisser la parole à chaque personne ainsi qu’un temps de présentation si nécessaire
• Traiter les sujets les plus importants, urgents en priorité

• Rappeler la conclusion de la réunion précédente s’il y a eu
• Faire le point concernant l’ordre du jour (interventions, temps prévus)
• Etablir un relevé de décisions pour identifier les décisions primordiales ainsi qu’une date prévisionnelle et l’acteur permettant leur mise en œuvre
• Prévoir une date pour une prochaine réunion

• Ecrire le compte-rendu dès la fin de la réunion pour avoir en mémoire le plus d’informations (objet, date, participants, excusés, ordre du jour, résumé des sujets traités, décisions prises)
• Partager le compte-rendu aux participants et excusés pour vérification et renvoyer la version finale si des modifications ont été effectuées