Organiser une réunion efficace

Les choses à faire avant la réunion

Avant la réunion, il est important de déterminer :

• son objectif (celui-ci doit être réalisable)
• sa forme (visioconférence, téléphonique, physique)
• un nombre limité de participants
• l’ordre du jour (planification des sujets abordés)

Il est également essentiel de définir :

• la date et l’heure sufisamment en avance : En fonction du nombre de participants, elle peut être fixée dans des délais plus ou moins courts.
• la durée de la réunion (maximum 2 heures). Prévoir une réunion trop longue peut engendrer une perte de concentration.

Concernant le lieu, il est nécessaire de se poser les questions suivantes afin de le choisir et de s'organiser correctement :

• Où doit-elle avoir lieu : au sein des locaux ou à l'extérieur ? En visio ?
• Réserver une salle est-il nécessaire ? Si oui, il faut réfléchir à différents points : capacité, dimensions, matériel, accès internet…

En outre, il faut penser à transmettre les informations aux participants et joindre un plan d’accès si nécessaire. De plus, un document préparatoire contenant des points sur lesquels se questionner doit être communiqué.

Ce qu'il faut faire pendant la réunion

Lors d'une réunion, il faut penser à :

• Mettre en place des conditions agréables (boisson, café, température correcte…)
• Choisir ensemble une personne volontaire pour rédiger le compte-rendu
• Laisser la parole à chaque personne ainsi qu’un temps de présentation si nécessaire
• Traiter les sujets les plus importants, urgents en priorité
• Rappeler la conclusion de la réunion précédente s’il y a eu
• Faire le point concernant l’ordre du jour (interventions, temps prévus)
• Etablir un relevé de décisions pour identifier les décisions primordiales ainsi qu’une date prévisionnelle et l’acteur permettant leur mise en œuvre
• Prévoir une date pour une prochaine réunion

A prévoir après la réunion

Suite à la réunion, il convient :

• d'écrire le compte-rendu dès la fin de la réunion pour avoir en mémoire davantage d’informations (objet, date, participants, excusés, ordre du jour, résumé des sujets traités, décisions prises...)
• de partager le compte-rendu aux participants et excusés pour vérification et renvoyer la version finale si des modifications ont été effectuées