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Kick-off meeting : réussir sa réunion de lancement de projet

Qu’est-ce qu’un kick-off meeting ?

Le terme kick-off signifie "coup d’envoi". On l’emploie généralement lorsqu’on parle d’un match de sport. Mais il est également utilisé dans le cadre professionnel pour parler d’une réunion de lancement de quelque chose (projet, stratégie, organisation…). Comment se déroule-t-il et quel est son but ?

L’essentiel en 30 secondes

  • Quand : au lancement d’un projet, d’une nouvelle année, d’une stratégie ou d’une organisation de travail.
  • Qui : le responsable, l’équipe et, selon l’objet, clients, fournisseurs, partenaires ou prestataires.
  • Objectif : parler des éléments essentiels pour que chacun ait une vision claire des choses.
  • Déroulement : présentations, programme, contexte, phases et échéances, rôles, risques, communication, mesures de succès.
  • Après : un compte-rendu peut être transmis aux participants.

Cadrage

Kick-off meeting : Quand, qui, objectif

Le kick-off meeting peut être organisé lors du lancement d’un projet, d’une nouvelle année, d’une stratégie, d’une organisation de travail… Il ne s’agit pas de la toute première réunion car des éléments doivent être déterminés et l’objet validé en amont.
Il est important que toutes les personnes concernées par l’objet de la réunion de lancement soient présentes. Il peut s’agir :

  • du responsable de l’entreprise
  • des membres de l’équipe
  • de personnes externes à l’entreprise (selon l’objet de la réunion) : des clients, fournisseurs, partenaires, prestataires…

Les informations transmises lors du kick-off meeting doivent être facilement compréhensibles pour ne pas décourager les participants. Son but est de parler des éléments essentiels (enjeux, éventuelles contraintes, règles, moyens, objectifs, questions…) afin que tout le monde ait une vision claire des choses.

Info :
Les informations doivent rester simples. Elles doivent être facilement compréhensibles pour ne pas décourager les participants.

Le kick-off réunit toutes les personnes concernées pour que chacun ait une vision claire du projet.

Déroulement

Déroulement du kick-off meeting

Les grandes étapes d’un kick-off meeting sont les suivantes :

  • Chacun des acteurs se présente aux autres (nom, prénom, fonction), surtout si tout le monde ne se connait pas.
  • Annoncer le programme de la réunion et inciter chaque personne conviée à participer
  • L’animateur de la réunion donne plus de détails sur le contexte et les objectifs (du projet, de la stratégie…) afin que tout le monde soit informé de la même façon
  • Détailler les phases prévues et les dates d’échéance. Cela permet d’éviter les oublis et de voir si tout le monde est d’accord.
  • À l’issue de cette réunion, chacun doit connaître son rôle et celui des autres, et les raisons d’attribution. Une liste avec les coordonnées peut être communiquée afin que le travail en équipe se passe au mieux.
  • Énumérer les éventuels risques, les moyens de prévention prévus, les solutions envisagées.
  • Exposer le plan de communication : Quand et comment les informations seront transmises ? Lesquelles ? Qui va être informé ?
  • Valider les mesures de succès.
  • Planifier les prochaines réunions (dates, participants…)

Un compte-rendu peut être établi et transmis aux participants suite à ce kick-off meeting.

Astuce :
Pensez au compte-rendu. Il peut être établi et transmis aux participants à l’issue de la réunion.

De la présentation de chacun à la planification des prochaines réunions, chaque étape clarifie les rôles et les échéances.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un kick-off meeting ?

C’est une réunion de lancement d’un projet, d’une nouvelle année, d’une stratégie ou d’une organisation de travail. Kick-off signifie « coup d’envoi ».

Qui doit participer au kick-off meeting ?

Toutes les personnes concernées : le responsable de l’entreprise, les membres de l’équipe et, selon l’objet, des personnes externes comme des clients, fournisseurs, partenaires ou prestataires.

Quel est le but d’un kick-off meeting ?

Parler des éléments essentiels (enjeux, contraintes, règles, moyens, objectifs, questions) afin que tout le monde ait une vision claire des choses.

Comment se déroule un kick-off meeting ?

Chacun se présente, le programme et le contexte sont annoncés, les phases et échéances détaillées, les rôles, risques, plan de communication et mesures de succès sont précisés, puis les prochaines réunions planifiées.

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