L’importance d’une prise de rendez-vous efficace pour une entreprise

Organisation

Prise de rendez-vous efficace avec personnes externes et internes

Lors d’une prise de rendez-vous avec des personnes externes (prospects, clients, fournisseurs, partenaire...) ou internes (salariés) à l’entreprise, il est important de s’assurer d’un certain nombre d’éléments :

• Le nombre de participants
• L’horaire, en vérifiant si le créneau est disponible au préalable
• Le lieu (s’il s’agit d’une réunion en présentiel), en vérifiant au préalable que l’endroit ne soit pas réservé

Cela est nécessaire afin d’éviter de fixer plusieurs rendez-vous au même moment. En outre, il est essentiel de bien noter ces informations, voire de se mettre un rappel pour éviter de poser un lapin. Il faut également que la ou les personnes conviées fassent de même.

S’il y a un quiproquo sur la date, si le lieu du rendez-vous a mal été noté, si certains participants ont juste validé celui-ci à l’oral sans penser à le noter dans leur agenda, ou s’ils n’ont tout simplement pas prévu de rappel : tout le monde ne sera pas présent lorsqu’il le faudra, ce qui représente une perte d’argent si des coûts ont été engagés (exemple : réservation d’une salle) et de temps.

À noter :
Un oubli a un coût. Si tout le monde n’est pas présent, une perte d’argent s’ajoute à la perte de temps, par exemple pour une salle réservée.

Vérifiez participants, horaire et lieu, notez le rendez-vous et prévoyez un rappel pour éviter de perdre argent et temps.

En ligne

Gagner en efficacité grâce à la prise de rendez-vous en ligne

Ces problèmes (quiproquos et oublis) peuvent arriver si un rendez-vous est fixé à l’oral (par téléphone ou en face à face), ou par mail. Pour les réduire considérablement, il est conseillé d’opter pour une solution de prise de rendez-vous en ligne, quel que soit votre secteur d’activité (immobilier, services à la personne, assurance, automobile, médical …) ou la taille de votre entreprise. En effet, cela permet à chacun de connaitre les disponibilités de l’autre immédiatement, de choisir le type de rendez-vous (Visio ou présentiel), de fixer le rendez-vous quel que soit le moment de la journée et d’avoir des rappels par mail ou SMS. C’est rapide, facile, pratique et fort appréciable pour les personnes qui détestent téléphoner.

Un outil en ligne donne les disponibilités de chacun et envoie des rappels : moins d’erreurs, plus de rapidité.

Questions fréquentes

Aller plus loin

Voici des ressources utiles qui pourraient vous intéresser :