Quels sont les avantages de la visioconférence au travail ?

Équipement

Le matériel nécessaire à la visioconférence

Pour faire une visioconférence, il est nécessaire pour chaque participant d’avoir :

• Une webcam (il est recommandé aux employeurs par la CNIL de ne pas imposer aux salariés son activation)
• Un micro
• Un casque ou des oreillettes
• Un outil de visioconférence, tel que Zoom, LiveStorm, Skype, Google Chat...

Info :
La webcam ne s’impose pas. La CNIL recommande aux employeurs de ne pas imposer son activation aux salariés.

Chaque participant a besoin d’une webcam, d’un micro, d’un casque ou d’oreillettes et d’un outil de visioconférence.

Cas d’usage

Quand utiliser la visioconférence au travail ?

La visioconférence au travail peut être utilisée avec des personnes internes ou externes à l’entreprise. Elle peut être prévue dans différents cas :

• Réunion interne (lancement de projet, brainstorming, informative, prise de décisions...)
• Réunion client
• Webinar
• Discussion entre collègues
• Entretien d’embauche
• Travail de groupe
• Formation

La visioconférence convient aussi bien aux échanges internes qu’aux rendez-vous avec des clients ou des candidats.

Bonnes pratiques

Conseils pour une visioconférence réussie

Pour qu’une visioconférence soit réussie, il ne suffit pas d’avoir le matériel requis. Appliquer les conseils suivants contribue à son bon déroulement :

• Vérifier que tous les participants connaissent les fonctionnalités principales de l’outil utilisé en amont : 62% des Français indiquent avoir du mal à se servir les outils de visioconférence.
• Vérifier que le matériel de chacun fonctionne correctement
• Prévoir avant le début de la visioconférence la manière d’indiquer que l’on doit s’absenter
• Prévoir de courtes pauses permettant aux participants de se détendre et d’apprendre un peu à se connaitre
• Répartir le temps de parole équitablement en utilisant le chat par exemple
• Privilégier les échanges par chat pour les personnes les plus timides
• Fixer des rendez-vous de 50 minutes au maximum ou prévoir davantage de pauses si plus long

Astuce :
Vérifiez l’outil avant la réunion. 62 % des Français disent avoir du mal à se servir des outils de visioconférence : mieux vaut s’assurer que chacun en connaît les fonctions principales.

Un outil maîtrisé, un matériel testé et des rendez-vous de 50 minutes au maximum aident la réunion à bien se dérouler.

Bénéfices

Les avantages de la visioconférence

L’utilisation de la visioconférence dans le cadre professionnel est très avantageuse pour plusieurs raisons :

• Elle supprime les contraintes géographiques : un rendez-vous en présentiel nécessite que tous les participants puissent être sur place au même endroit au même moment. La visioconférence permet d’échanger facilement avec des personnes situées dans des régions, des villes, voire des pays différents.
• Elle évite les contraintes temporelles : La visioconférence permet de se réunir en ligne rapidement sans perdre de temps.
• Elle est bénéfique au bien-être, car elle permet de réduire le stress et l’accumulation de la fatigue.
• Elle fait gagner du temps dans la mesure où se rassembler en présentiel nécessite aux participants de prendre le temps de se déplacer (s’ils ne sont déjà pas tous au même endroit) et d’organiser leur déplacement (transport, hébergement...). Elle permet donc d’optimiser son agenda.
• Elle permet de faire des économies puisqu’elle n’engendre pas de frais de transport, d’hébergement, de restauration, de location de salle...
• Elle réduit le risque d’accidents de la route puisqu’elle n’implique pas de déplacement
• Elle évite les retards liés aux déplacements, car les gens n’ont pas à prendre les transports en commun ou à conduire jusqu’à un lieu de rendez-vous.
• Elle évite les annulations liées aux imprévus : une grève de transport ou la garde d’enfant n’empêchent pas de participer au rendez-vous s’il se fait en visioconférence.
• Elle est utile pour la planète, car elle limite l’empreinte écologique.

La visioconférence fait gagner du temps, réduit les coûts et les imprévus, et limite l’empreinte écologique.

Questions fréquentes

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