Décès du stagiaire ou du tuteur de stage : démarches à réaliser par l'entreprise

La convention de stage établie entre l’établissement et l’entreprise peut prévoir les démarches à suivre en cas de décès du tuteur de stage.

Afin de gérer au mieux cet évènement tragique, l’entreprise doit réaliser les démarches suivantes :

• Prévenir au plus vite l’école du stagiaire pour qu’elle puisse effectuer les formalités requises
• Désigner un nouveau tuteur de stage qualifié si possible pour veiller à l’encadrement du stagiaire, afin d’éviter l’interruption du stage
• Établir si nécessaire un avenant à la convention de stage pour préciser l’identité du nouveau tuteur
• Effectuer les formalités relatives au décès d’un salarié (rupture du contrat, documents de fin de contrat, mise à jour du registre du personnel, versement du salaire et des indemnités aux héritiers…)
• Prévoir un accompagnement psychologique pour le stagiaire et les autres collaborateurs

Décès du stagiaire : les démarches à effectuer par l’entreprise

La convention de stage établie entre l’établissement scolaire et l’entreprise peut définir les formalités à réaliser en cas de décès du stagiaire.

L’entreprise a différentes démarches à réaliser afin de gérer cet évènement difficile :

• Avertir rapidement l’école du stagiaire pour mettre fin au stage en suivant le processus défini
• Gérer les tâches administratives liées à la fin du stage (mise à jour du registre du personnel, archivage des documents, retrait des accès, versement de la gratification en cas de stage rémunéré, établissement de l’attestation de stage…)
• Proposer un soutien psychologique au tuteur de stage et aux autres employés
• Rechercher un autre stagiaire si l’entreprise le souhaite

La gestion du décès de l’une des deux parties survenant pendant le stage peut être simplifiée par l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA).

L’IA générative peut préparer des mails ou des messages types pour apprendre le décès à l’école et aux collaborateurs de façon professionnelle et délicate. Ils peuvent être personnalisés selon le destinataire. Les mots et le ton sont adaptés à la gravité de la situation. Elle permet donc d’éviter les maladresses et une communication efficace.

Aussi, grâce au workflow intelligent et l’IA générative, il est possible de générer automatiquement une to-do list des démarches à réaliser et programmer des rappels, variant en fonction de la situation, afin de respecter les dispositions de la convention de stage et de la loi. Des rappels automatiques peuvent être mis en place pour ne pas les oublier. Ainsi, elle permet aux RH de rester concentrés et organisés, ce qui peut être difficile en raison de la charge émotionnelle causée par le décès.

D’ailleurs, certaines tâches peuvent être directement effectuées par l’intelligence artificielle grâce à l’automatisation intelligente, telles que la génération de l’attestation de stage, la mise à jour de certains documents internes à l’entreprise (registre du personnel, inventaire du matériel informatique, fiche personnelle sur le logiciel de gestion d’entreprise…).

De plus, quand elle est couplée au machine learning, l’IA générative peut émettre des recommandations d’actions à mettre en œuvre, basées sur des données internes, pour soutenir les personnes impactées : réunions animées par un psychologue, suivi psychologique individuel, guide RH sur le deuil…