Frais payés par les collaborateurs : impact de la facturation électronique

Le 05/05/2026

Un collaborateur peut réaliser un achat pour le compte de l’entreprise en utilisant un moyen de paiement personnel (hors carte d’achat ou de carte logée). Dans le cadre de la facturation électronique, la gestion de la dépense varie selon si la facture est émise au nom du collaborateur ou au nom de l’entreprise. Découvrez comment traiter correctement ces deux situations.

Facturation électronique : facture au nom de l’entreprise payée par le collaborateur pour le compte de l’entreprise

Quand un collaborateur effectue un achat pour le compte de l’entreprise avec un moyen de paiement personnel (hors carte d’achat ou logée), dans le cadre de son activité professionnelle et que la facture émise par le fournisseur est au nom de l’entreprise :

La facture étant au nom d’un professionnel établi en France, le fournisseur doit procéder au e-invoicing, même si elle a été payée par un non assujetti.
Le collaborateur constitue un tiers payeur et l’entreprise doit le rembourser via une note de frais. Ce remboursement n’est pas concerné par la facturation électronique, étant donné que les éléments de TVA sont déjà transmis grâce au e-invoicing.

Facturation électronique : facture au nom du collaborateur payée par le collaborateur pour le compte de l’entreprise

Lorsqu’un collaborateur effectue une dépense pour le compte de l’entreprise en utilisant un moyen de paiement personnel (hors carte d’achat ou logée), dans le cadre de son activité professionnelle et que la facture établie par le fournisseur n’est pas au nom de l’entreprise :

Il n’y a pas de facture électronique à établir puisque l’acheteur n’est pas identifié comme assujetti.
La facture n’étant pas adressée à un assujetti à la TVA (ou s’il n’y a pas de facture), le fournisseur doit réaliser le e-reporting des données de transaction BtoC.
L’entreprise rembourse le collaborateur via une note de frais.
L’administration fiscale peut préremplir la déclaration de TVA du fournisseur avec la TVA collectée, mais pas la TVA déductible de l’entreprise du collaborateur car elle n’a pas été identifiée au moment de la vente.