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Facturation électronique : Frais payés par les salariés

Frais payés par les collaborateurs : impact de la facturation électronique

Dans Comptabilité

Un collaborateur peut réaliser un achat pour le compte de l’entreprise en utilisant un moyen de paiement personnel (hors carte d’achat ou de carte logée). Dans le cadre de la facturation électronique, la gestion de la dépense varie selon si la facture est émise au nom du collaborateur ou au nom de l’entreprise. Découvrez comment traiter correctement ces deux situations.

L’essentiel en 30 secondes

  • Facture au nom de l’entreprise : le fournisseur procède au e-invoicing.
  • Collaborateur tiers payeur : l’entreprise le rembourse par une note de frais.
  • Facture au nom du collaborateur : pas de facture électronique, car l’acheteur n’est pas identifié comme assujetti.
  • E-reporting : le fournisseur transmet les données de transaction BtoC.

Facture au nom de l’entreprise

Facturation électronique : facture au nom de l’entreprise payée par le collaborateur pour le compte de l’entreprise

Quand un collaborateur effectue un achat pour le compte de l’entreprise avec un moyen de paiement personnel (hors carte d’achat ou logée), dans le cadre de son activité professionnelle et que la facture émise par le fournisseur est au nom de l’entreprise :

  • La facture étant au nom d’un professionnel établi en France, le fournisseur doit procéder au e-invoicing, même si elle a été payée par un non assujetti.
  • Le collaborateur constitue un tiers payeur et l’entreprise doit le rembourser via une note de frais. Ce remboursement n’est pas concerné par la facturation électronique, étant donné que les éléments de TVA sont déjà transmis grâce au e-invoicing.

Info :
Le remboursement n’est pas concerné par la facturation électronique. Les éléments de TVA sont déjà transmis grâce au e-invoicing.

Facture au nom de l’entreprise : le fournisseur fait le e-invoicing et le collaborateur est remboursé par note de frais.

Facture au nom du collaborateur

Facturation électronique : facture au nom du collaborateur payée par le collaborateur pour le compte de l’entreprise

Lorsqu’un collaborateur effectue une dépense pour le compte de l’entreprise en utilisant un moyen de paiement personnel (hors carte d’achat ou logée), dans le cadre de son activité professionnelle et que la facture établie par le fournisseur n’est pas au nom de l’entreprise :

  • Il n’y a pas de facture électronique à établir puisque l’acheteur n’est pas identifié comme assujetti.
  • La facture n’étant pas adressée à un assujetti à la TVA (ou s’il n’y a pas de facture), le fournisseur doit réaliser le e-reporting des données de transaction BtoC.
  • L’entreprise rembourse le collaborateur via une note de frais.
  • L’administration fiscale peut préremplir la déclaration de TVA du fournisseur avec la TVA collectée, mais pas la TVA déductible de l’entreprise du collaborateur car elle n’a pas été identifiée au moment de la vente.

À noter :
La TVA déductible de l’entreprise n’est pas préremplie. L’administration peut préremplir la TVA collectée du fournisseur, mais pas la TVA déductible, car l’entreprise n’a pas été identifiée lors de la vente.

Facture au nom du collaborateur : pas de facture électronique, le fournisseur fait l’e-reporting et l’entreprise rembourse par note de frais.

Questions fréquentes

Quand le fournisseur doit-il faire du e-invoicing pour un achat payé par un collaborateur ?

Quand la facture est au nom de l’entreprise, établie en France : même si un non assujetti l’a payée, le fournisseur procède au e-invoicing.

Comment rembourser un collaborateur qui a payé pour l’entreprise ?

Par une note de frais, dans les deux situations. Quand la facture est au nom de l’entreprise, ce remboursement n’est pas concerné par la facturation électronique.

Que se passe-t-il si la facture n’est pas au nom de l’entreprise ?

Il n’y a pas de facture électronique à établir, car l’acheteur n’est pas identifié comme assujetti. Le fournisseur réalise le e-reporting des données de transaction BtoC.

Pourquoi l’entreprise ne retrouve-t-elle pas sa TVA déductible dans ce cas ?

Parce que l’entreprise n’a pas été identifiée au moment de la vente : l’administration peut préremplir la TVA collectée du fournisseur, mais pas la TVA déductible.

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