Comment changer de logiciel de facturation sans stress ni perte de données ?

Choisir le bon logiciel de facturation pour son entreprise n’est pas toujours simple. Un professionnel peut décider de changer de logiciel, notamment pour les raisons suivantes :

• Manque d’intuitivité
• Manque de réactivité du support client
• Fonctionnalités limitées
• Tarif trop élevé
• Incompatibilité avec la facturation électronique

Comment identifier ses besoins avant de changer de logiciel de facturation ?

Définir les besoins essentiels concernant le logiciel

Avant de changer de logiciel de facturation, il est essentiel de faire le point sur les attentes de l’entreprise :

• Les fonctionnalités attendues (signature électronique, relances automatiques…)
• Le nombre d’utilisateurs
• L’accès via différents supports
• La conformité vis-à-vis de la loi
• Le type de logiciel : SaaS ou installation en local
• La facilité de prise en main
• La rapidité du logiciel

Il est souvent possible de demander une démonstration ou de tester un logiciel avant d’y adhérer. Cela permet de s’assurer que tous les besoins sont bien respectés, et de ne pas engager des démarches pour finalement être déçu.

Prévoir le coût du changement de logiciel

Il ne faut pas oublier que changer de logiciel de facturation représente un coût :

• Migration des données vers le nouveau logiciel 
• Temps de formation des équipes au nouveau logiciel 
• Tarif du nouveau logiciel : est-il plus ou moins onéreux ?

Bien que le changement implique un coût initial, il est possible de faire des économies sur le long terme, en fonction du prix, de l’intuitivité et de la rapidité du nouveau logiciel.

Recourir à un nouveau logiciel de facturation nécessite d’anticiper suffisamment pour que la transition se passe de manière fluide et sans inquiétude. Pour vous préparer au mieux, nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :

• Conserver l’ancien logiciel au début pour pouvoir vérifier les données et effectuer des exports si besoin
• Effectuer des sauvegardes pour conserver les documents nécessaires (devis, factures, contacts, produits…)
• Effectuer les imports de données avant de perdre l’accès à l’ancien logiciel pour ne pas être pris au dépourvu en cas de problème technique
• Paramétrer correctement le nouvel outil, en fonction de la situation de l’entreprise (régime de TVA, type de produit vendu, SIRET…)
• Former les salariés à l’utilisation du nouveau logiciel pour assurer leur productivité et éviter les erreurs

Changement de logiciel de facturation : les erreurs les plus courantes

La transition vers un nouveau logiciel de facturation peut ne pas se passer sans encombre si certains des éléments exposés précédemment sont négligés. Voici les erreurs les plus fréquemment commises par les entreprises :

• Ne pas lister l’ensemble des besoins et des attentes de l’entreprise : le risque est d’opter pour un logiciel qui ne convient pas totalement
• Ne pas tester le logiciel et se rendre compte qu’il est trop complexe à prendre en main
• Oublier de sauvegarder les documents dont la conservation est obligatoire pendant plusieurs années
• Ne pas faire appel à professionnel pour assurer la migration vers le nouveau logiciel
• Prévenir l’équipe au dernier moment et ne pas prévoir de temps de formation pour une adaptation rapide
• Procéder à un paramétrage du logiciel trop rapidement, ce qui entraine des erreurs légales.