Planning d'évènements : Les nouveautés de Janvier 2024

Suite à la refonte du module Absences réalisée le mois passé, notre équipe s’est focalisée sur la mise en place d’un planning d’évènements.

Le calendrier des absences permet d’afficher les congés, les arrêts maladie, les RTT ou encore les absences injustifiées de vos collaborateurs (salariés, alternants, stagiaires). Le planning vous permet d’ajouter des évènements pour tous les utilisateurs (qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise).

Créez des types d’évènements adaptés à votre entreprise

Vous pouvez créer des types d’évènements : choisir une couleur et un titre, et définir si le type d’évènement est soumis à modération ou non (comme pour une demande d’absence). Tout est alors adapté à l’organisation de votre entreprise.

Alors, vous pouvez par exemple ajouter les journées de formations, télétravail, déplacements ou présentiel de vos salariés, leurs entretiens individuels et professionnels, ou les rendez-vous avec les clients.

Ajouter des évènements au planning et gérer les droits

Lorsque vous créez un évènement vous pouvez préciser les dates, les horaires, un titre, indiquer les participants parmi les utilisateurs de votre espace entreprise, et les contacts (fournisseur, clients, prospects…) concernés. Choisissez également la visibilité de l’évènement vis-à-vis des utilisateurs : tous, tous les participants ou personnalisée.

De nouveaux droits relatifs au Planning ont été créés, pour pouvoir déterminer la visibilité des évènements (tous ou les siens uniquement), l’ajout et la modification de catégories, ainsi que le droit d’ajout et de modération des évènements.

Visualisation du planning des utilisateurs

Vous pouvez choisir l’affichage mensuel, hebdomadaire ou journalier, filtrer par utilisateur ou par équipe, et afficher les types d’évènements de votre choix. Ainsi, vous pouvez facilement et rapidement voir les informations souhaitées pour mieux vous organiser à court et moyen terme : assignation de tâches, gestion de projets, évènements d’entreprise (réunions annuelles, team building…) …

Ajout dans Google Agenda, téléchargement en ICS et duplication

Comme pour le module des Absences, vous pouvez copier chaque évènement dans votre agenda Google facilement et les télécharger au format ICS pour les importer dans des applications tierces. Petit plus pour le planning : vous pouvez dupliquer des évènements pour gagner un temps précieux.

Autres nouveautés

Parmi les autres nouveautés depuis Janvier 2024 :

• Il est désormais possible d’ajouter une présentation pour chaque utilisateur sur sa fiche. On peut par exemple y noter une description du poste, ou des informations pour que les collaborateurs puissent mieux se connaitre.
• Il est possible d’ajouter des étiquettes et de les attribuer à un utilisateur depuis sa fiche. Cela permet par exemple de noter les domaines de compétences de chacun pour déceler des besoins de formation, ou organiser un projet.
• Le mail informant du changement d’état d’une absence est désormais plus complet et précise le type d’absence et les dates concernées.