La réalisation de l'entretien individuel

Cadre

Est-il obligatoire de faire des entretiens individuels ?

Un entretien d'évaluation professionnelle peut être réalisé dans toutes les entreprises (peu importe l’effectif ou le secteur), pour tous les salariés (quel que soit le poste, le service). Il peut être mené par le chef de l'entreprise, une personne des Ressources humaines ou le manager direct.

La mise en place des entretiens individuels peut être obligatoire selon la convention collective applicable. Autrement, le code du travail n’oblige pas les entreprises à mettre en place l’entretien individuel. Par ailleurs, dans les entreprises comptant au moins 50 salariés, le CSE doit être averti avant que les entretiens d'évaluation professionnelle soient mis en oeuvre.

Aussi, d'après l'article L1222-3 du Code du travail, un salarié ne peut pas refuser l’entretien s’il a été prévenu.

À noter :
Le salarié ne peut pas refuser. Selon l’article L1222-3 du Code du travail, un salarié prévenu ne peut pas refuser l’entretien.

L’entretien n’est pas une obligation légale, mais il peut l’être par la convention collective, et le salarié prévenu ne peut pas le refuser.

Objectifs

Quel est le but de l'entretien individuel ?

L'entretien individuel est utile pour le salarié, l'employeur et l'entreprise :

• Il permet au salarié de s'autoévaluer, de faire le point, d'exprimer ses objectifs et ses besoins
• L'employeur peut évaluer le salarié (comportement, compétences, performances), l'aider et trouver des solutions, parler de l'avenir de l'entreprise
• Il permet à l'entreprise de faire en sorte que le plan de développement des compétences corresponde aux besoins des salariés, de faire le point sur l'organisation de l'entreprise, d'un service, de certains postes, et surtout de résoudre d'éventuels problèmes.

L’entretien sert le salarié, l’employeur et l’entreprise : bilan, évaluation et ajustement du plan de développement des compétences.

Organisation

Lieu et durée de l'entretien individuel

Pour faire un entretien individuel, il est important de choisir un lieu calme, dans lequel il ne sera pas possible d’être dérangé ou observé, étant données que les données échangées sont confidentielles.

Il n'y a pas de durée définie pour un entretien individuel. Mieux vaut toujours prévoir plus de temps que prévu au cas où l’entretien durerait plus longtemps (pour une heure d’entretien, en prévoir deux).

Astuce :
Prévoyez large. Pour une heure d’entretien, prévoyez deux heures, dans un lieu calme où personne ne vous dérange.

Un lieu calme et du temps en réserve garantissent la confidentialité et la qualité des échanges.

Calendrier

Quand l'entretien individuel doit-il être réalisé ?

Il n’y a pas de règle précise concernant la fréquence : il peut être organisé tous les 6 mois, tous les ans ou tous les deux ans par exemple. Il est préférable de le prévoir durant une période d'activité calme (ex : pendant l'été), afin que l’appréciation de l’année écoulée ne soit pas faussée. La date, l’heure et le lieu sont communiqués en avance à chaque salarié.

Pas de fréquence imposée : choisissez une période calme et prévenez chaque salarié à l’avance.

Préparation

La préparation de l'entretien individuel

L’entreprise peut remettre aux salariés une fiche de préparation, indiquant les points qui seront abordés durant l’entretien et incluant des questions. L’employeur prépare également celui-ci de son côté. Il est préférable de ne pas s’y intéresser à la dernière minute. Il est également nécessaire de prendre en considération le bilan du dernier entretien passé s’il y en a eu un afin d’effectuer une comparaison avec le moment présent pour constater la progression.

Sujets abordés durant l'entretien individuel

L'entretien d'évaluation professionnelle peut aborder différents sujets, tels que les suivants :

• Points forts et difficultés
• Analyse de la fonction exercée
• Objectifs fixés
• Progrès réalisés
• Environnement de travail (organisation, relationnel, moyens …)
• Succès et échecs
• Évènements passés
• Raisons de satisfaction ou d’insatisfaction

Astuce :
Une fiche de préparation aide. L’entreprise peut remettre aux salariés une fiche indiquant les points abordés et incluant des questions.

Une préparation anticipée, appuyée sur le bilan du dernier entretien, permet de mesurer la progression.

Suivi

Après l'entretien individuel

Un document récapitulatif de l’entretien individuel, daté et signé, est remis au service des Ressources Humaines. Il est confidentiel. L’employeur et le salarié conservent chacun un exemplaire du document, qui leur sera utile pour le prochain entretien individuel. Il permettra d’identifier s’il y a eu des améliorations, corrections de certains problèmes et ou l’atteinte d’objectifs.

Le récapitulatif daté et signé garde la trace des échanges et sert de point de départ au prochain entretien.

Questions fréquentes

Aller plus loin

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