Comment procéder pour embaucher son premier salarié

Cabinet de recrutement

Il est possible d’être aidé par un cabinet de recrutement pour définir le poste nécessaire et le profil correspondant, rédiger une annonce et sélectionner des candidats (analyse des CV et lettres de motivation, entretiens, tests…). Le coût d’un cabinet représente entre 10 et 20% du salaire annuel brut du salarié embauché. Cela peut sembler cher mais il ne faut pas oublier qu’il permet de gagner du temps.

Qui

-Quel est le poste à pourvoir (intitulé, missions, responsabilités, évolution…) ?

-Quel profil est recherché (diplôme, compétences, qualités, mobilité géographique…) ?

L’annonce

Comment rédiger l’offre d’emploi (contenu, forme) et la rendre attractive ? Sur quel support la diffuser pour trouver le plus rapidement possible des candidats qui correspondent aux critères ? Pour en savoir plus sur la rédaction de l’annonce et sur la législation en place, vous pouvez consulter notre article "Bien rédiger une offre d’emploi ".

L’entretien d’embauche

Une fois les candidatures intéressantes retenues, analysez les et gardez uniquement celles qui semblent être à la hauteur. Ce seront ces candidats qui passeront un entretien d’embauche. Vous pourrez alors vérifier leurs compétences et voir qui est réellement motivé. Pour obtenir plus d’informations sur la préparation de l’entretien d’embauche, son déroulement et les règles à respecter, vous pouvez consulter les articles suivants : " L’entretien d’embauche : côté employeur" et "Entretien d’embauche : Quelles informations".

Le contrat de travail représente l’engagement d’une personne à travailler pour une autre et permet d’établir un lien entre l’employeur et le salarié. Il doit être établi consciencieusement pour éviter tout problème. Pour avoir plus d’informations sur la rédaction du contrat de travail et les règles le concernant, vous pouvez consulter notre article "Les caractéristiques du contrat de travail ".

Pour quel type de contrat opter ? Il existe plusieurs types de contrat, dont les plus courants sont le CDD et le CDI.

• Le CDI représente un engagement à long terme alors que le CDD permet d’employer pour une durée limitée
• Le CDD est plus sécurisant pour l’entreprise au niveau du coût
• Les CDI sont plus recherchés que les CDD. Un salarié en CDD pourrait vouloir rompre son contrat pour accepter un travail en CDI

Période d’essai

Elle n’est pas obligatoire mais intéressante car elle permet à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié, et à celui-ci de voir si le travail lui convient. Le Code du Travail ou la convention collective fixe la durée de la période d’essai.

En outre, il est possible que l’une des parties rompe le contrat sans indiquer le motif (sauf si la rupture est abusive).

L’embauche d’un salarié représente un coût mais il ne doit pas empêcher la rentabilité de votre activité. Il est nécessaire d’estimer le coût global en distinguant les coûts directs et indirects d’un salarié.

Les coûts directs sont :

• Le salaire brut (salaire net et cotisations salariales)
• Les charges patronales

Sont également compris parmi ces coûts :

• Les avantages en nature (nourriture par exemple)
• Les gratifications (prime de vacances par exemple)
• L’intéressement et la participation

Pour calculer vos charges patronales ou un salaire net à partir du salaire brut, vous pouvez utiliser notre outil.

Les coûts indirects représentent les ressources nécessaires à l’exécution du travail du salarié (matériel, équipement, fournitures).

Affichages et documents obligatoires

D’une part, plusieurs informations doivent être affichées dans les locaux pour toutes les entreprises d’au moins un salarié telles que : les consignes liées à la sécurité et aux incendies, les coordonnées de l’inspecteur du travail, du médecin du travail, l’horaire de référence, l’interdiction de fumer, les textes concernant l’égalité homme-femme, le harcèlement (sexuel et moral)…

D’autre part, doivent être mis en place un registre unique du personnel et un document unique d’évaluation des risques professionnels. La convention collective de l’entreprise doit également être à disposition.

Déclaration préalable à l’embauche

Etablir la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF avant l’embauche est obligatoire. L’entreprise sera alors immatriculée au régime général de la sécurité sociale et d’assurance chômage. Le salarié pourra être immatriculé à la CPAM et être affilié auprès du régime de retraite complémentaire obligatoire et du régime de prévoyance mis en place dans l’entreprise.

Visite médicale d’embauche

Dès que le salarié est embauché, il doit obligatoirement passer une visite médicale d’embauche. Toutefois, il existe certains cas où celle-ci doit être antérieure à l’embauche, d’autres où elle n’est pas obligatoire.

Mutuelle entreprise

Elle est obligatoire depuis le 1^er janvier 2016. Plus de détails sur sa mise en place dans l'article suivant.

Gestion

L’arrivée d’un salarié nécessite de mettre en place la gestion de la paie : pour commencer il est préférable et plus sécurisant de déléguer cette mission à son expert-comptable.

Par ailleurs, il ne faut pas négliger la gestion administrative : enregistrement des données sur les logiciels et documents de gestion du personnel, préparation du poste pour que le salarié puisse réaliser son travail…

Accueil du salarié

Préparez l’arrivée de votre salarié (attribuer des accès, boîte mail, remettre des documents, expliquer le fonctionnement de l’entreprise…) et faites en sorte que tout se passe pour le mieux le jour J : soyez disponible et à l’écoute.

Existe-t-il une aide pour l’embauche d’un premier salarié ?

Jusqu'au 31 décembre 2016, il était possible de bénéficier d'une aide pour l'embauche d'un premier salarié. En effet, à cette époque, parmi les TPE-PME, 1,2 million d’entreprises en France ne comptaient aucun salarié. Le dispositif incitait les entreprises n’ayant pas de salarié, ou n’ayant pas embauché depuis plus d’un an à recruter. Il a été mis en place du 1er juin 2015 et a pris fin le 31 décembre 2016. Il s'appliquait aux contrats signés avant 2017.

Conditions d'obtention

Cette aide pouvait être obtenue dans les cas suivants :

• Entreprise n’ayant pas eu de salarié (ni d’apprenti) depuis au moins 12 mois, et recrutant un salarié en CDI ou en CDD d’au moins 6 mois. Si elle emploie des salariés en intérim, elle peut en bénéficier.

• Entreprise n’ayant pas encore de salarié

L’entreprise ne devait pas appartenir à un groupe d’entreprises. Les particuliers employeurs n'étaient pas concernés non plus.

Demande de l’aide

L’employeur devait remplir un formulaire en ligne, l’imprimer et le signer. La demande devait être adressée à l’Agence de services et de paiement (ASP) dans les 6 mois suivant la date de début d’exécution du contrat. Il fallait joindre les coordonnées de paiement pour le versement de l'aide, ainsi que le contrat de travail du salarié embauché.

Ensuite, une attestation dématérialisée justifiant la présence du salarié dans l’entreprise avant la fin de chaque trimestre devait être transmise, afin de pouvoir obtenir l’aide. L’ASP et l’ACOSS s’assuraient que les données soient valides.

Contrat de travail

Il pouvait s’agir :

• d’un CDI ou CDD d’au moins 6 mois
• à temps plein ou partiel

Les contrats d’apprentissage et de professionnalisation n'étaient pas concernés par le dispositif. 

Montant de l’aide

Le montant de l'aide à l'embauche d'un premier salarié était de 4000 euros maximum sur deux ans. 500 euros maximum étaient versés tous les 3 mois.

Le montant était calculé selon la durée de travail du salarié quand elle est inférieure au temps plein.