Comment ajouter, modifier un devis ou transformer un devis en facture ?

1Ouvrir le formulaire de devis

Dans le menu de gauche, Gestion commerciale, puis Devis > Liste des devis

1. En haut à droite de la liste, cliquez sur Nouveau devis.
2. La page Nouveau devis s'ouvre, avec le repère Brouillon. À gauche, l'aperçu du document se met à jour à chaque saisie ; à droite, le panneau d'édition et ses sept onglets En-tête, Émetteur, Client, Articles, Livraison, Acomptes, Réglages. L'onglet Client est ouvert.

2Renseigner le client

Onglet Client

Tout comme lors de la création d'une facture, il vous faut remplir les indications sur votre client.

1. Cliquez sur Choisir un contact existant… et sélectionnez le client dans la liste : ses coordonnées, déjà saisies dans vos contacts, remplissent les champs. Sinon, cliquez sur Créer une nouvelle fiche. Pour en changer ensuite, cliquez sur Changer.
2. Choisissez le Type de client : Professionnel (entreprise, association, administration) ou Particulier (personne physique).
3. Complétez l'identité et l'adresse de facturation : Raison sociale et Adresse sont obligatoires ; Compte client peut s'afficher sur le document.
4. Sous Interlocuteur, indiquez si besoin la civilité, le nom du contact, son e-mail et son mobile ; sous Fiscalité, le N° TVA intracommunautaire, le SIREN et le NIC, puis activez si la vente l'exige Exonération DOM-TOM ou Exonération export (hors UE).

3Donner un titre et une date de validité au devis

Onglet En-tête

1. Saisissez un Titre si vous le souhaitez, puis choisissez son Affichage du titre : Ne pas afficher le titre, Afficher le titre à droite du document ou Afficher le titre au centre du document.
2. Vérifiez le Type du document : Devis, Proforma ou Bon de commande.
3. Renseignez la Validité de l'offre : la date jusqu'à laquelle l'offre reste valable, affichée sur le devis.

Info :
« Ne pas afficher » garde le titre en interne : il n'apparaît ni sur l'aperçu ni sur le PDF envoyé au client.

4Ajouter les lignes du devis

Onglet Articles

L'ajout de lignes (articles, titres et sous-totaux) fonctionne exactement comme pour l'ajout de lignes dans une facture.

1. Cliquez sur Ajouter un article, puis sur le crayon Modifier l'article de la ligne. Dans l'éditeur, saisissez la Désignation librement, ou choisissez un produit du catalogue dans les suggestions pour reprendre son tarif et sa fiscalité ; complétez Description et Référence.
2. Sous Tarification, renseignez Prix unitaire HT, Quantité, Réduction et TVA : le Prix TTC se calcule. Sous Classification, précisez le Type de produit et la Catégorie ; sous Comptabilité, le Compte produit et le Compte de TVA. Activez Ajouter au catalogue pour retrouver l'article la prochaine fois, puis cliquez sur Retour aux articles.
3. Pour reprendre un produit existant sans le ressaisir, cliquez sur Importer un produit et choisissez-le dans la liste.
4. Recommencez pour chaque ligne du devis. Structurez-le avec Ajouter un titre et Ajouter un sous-total, et appliquez si besoin une Remise globale.

Info :
Si vous ajoutez plusieurs lignes, vous pouvez les réordonner en les déplaçant par leur poignée, à gauche de chaque ligne.

5Renseigner les frais de port et l'adresse de livraison

Onglet Livraison

1. Sous Frais de port, indiquez si besoin le Mode de livraison, la Date de livraison, les Frais de port HT, leur Taux de TVA des frais de port et le Compte produit (frais de port). Laissez les frais de port vides s'il n'y en a pas.
2. Sous Livraison, renseignez le Nom du destinataire et l'Adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation, ou cliquez sur Reprendre l'adresse de facturation. Interlocuteur, Téléphone et Email du contact sur place sont facultatifs.

6Définir les modalités de paiement et les réglages

Onglet Réglages

Il est important de définir les modalités de paiement dans le devis. De cette façon, tout est clair avec votre client avant que vous ne vous engagiez dans la réalisation.

1. Sous Modalités de règlement, sélectionnez les Modes de paiement acceptés : Carte bancaire, Chèque, Virement. Ils s'impriment sur le devis. Indiquez la Condition de règlement (jours) : le devis affiche alors « Règlement à J+X ».
2. Sous Paramètres, choisissez la Langue du devis et son Modèle de document (Comment créer un modèle de devis ?). Ajoutez si besoin une Image d'en-tête, qui remplace le logo en haut de ce devis seulement, et la référence de Commande client.
3. Rédigez vos Notes, affichées sur le document (mentions, conditions…), et votre Commentaire, qui ne l'est pas.

7Enregistrer le brouillon, puis valider le devis

En haut à droite du formulaire

1. Une fois les champs remplis, cliquez sur Créer le brouillon. La page du devis s'ouvre, avec l'état Brouillon et ses actions à droite : vous pouvez encore le modifier, le dupliquer ou le supprimer.
2. Pour le reprendre, cliquez sur Modifier : le formulaire Modifier le devis s'ouvre et vos modifications s'enregistrent automatiquement (la mention « Enregistré à » suit le titre).
3. Pour attribuer son numéro au devis, cliquez sur Valider & Numéroter, en haut à droite du formulaire. Une fenêtre demande confirmation : « Valider ce devis ? Le devis passera en « En attente » et recevra son numéro définitif. Cette action est irréversible. » Cliquez sur Valider & Numéroter.

À noter :
Une fois validé, le devis porte un numéro et ne se supprime plus. Tant qu'il est en brouillon, il n'a pas de numéro et sa ligne affiche « Brouillon » dans la liste.

Changer l'état d'un devis

Dans Devis > Liste des devis, colonne État

1. Recherchez le devis dont vous voulez changer l'état : le champ de recherche (numéro, client, montant), le sélecteur de période et les filtres Tous, Hors brouillons, Brouillon, En attente, Accepté, Refusé, Facturé et Annulé sont en haut de la liste.
2. Cliquez sur l'état affiché dans la colonne État de sa ligne, puis choisissez Brouillon, En attente, Accepté, Refusé, Facturé ou Annulé.
3. Depuis la page du devis (cliquez sur sa ligne), les boutons Accepter, Refuser et Annuler, sous Changer l'état, font de même ; Accepter demande la Date d'acceptation du devis par le client.

Pour en savoir plus sur les états, consultez la page Comment gérer l'état des devis ?

Transformer un devis en facture

Sur la page du devis, sous Facturation

1. Dans Devis > Liste des devis, cliquez sur la ligne du devis pour ouvrir sa page.
2. À droite, sous Facturation, cliquez sur Transformer en facture.
3. Vous êtes redirigé vers la facture créée, en brouillon, avec les mêmes informations que le devis (client, lignes, modes de paiement).

Info :
Sous Facturation, le devis peut aussi donner une facture d'acompte ou une facture de solde, un bon de commande ou un bon de livraison.

Transformer un devis en facture proforma

Sur la page du devis, sous Facturation

1. Dans Devis > Liste des devis, cliquez sur la ligne du devis pour ouvrir sa page.
2. Sous Facturation, cliquez sur Créer une proforma.
3. Une facture proforma est créée en brouillon, avec les mêmes informations que le devis ; elle rejoint la liste des devis avec le type Proforma.

Info :
Pour créer directement une proforma, choisissez le type Proforma dans l'onglet En-tête d'un nouveau devis.

Supprimer un devis

Dans Devis > Liste des devis, menu Actions de la ligne

Seuls les devis en brouillon peuvent être supprimés.

1. Cliquez sur Actions au bout de la ligne du devis, puis sur Supprimer. Depuis la page du devis, le bouton Supprimer se trouve sous Autres, en bas des actions.
2. Une fenêtre demande confirmation : « Supprimer ce brouillon ? Ce devis brouillon sera définitivement supprimé. Cette action est irréversible. » Cliquez sur Supprimer.

Vérifier que ça a fonctionné

Astuce :
Dans Devis > Liste des devis, avec le filtre Tous ou Brouillon, votre devis apparaît avec « Brouillon » à la place du numéro et dans la colonne État. Une fois validé, il porte son numéro et l'état « En attente ».

En cas de problème

Mon devis n'apparaît pas dans la liste

Cliquez sur le filtre Tous ou Brouillon au-dessus de la liste : la liste peut s'ouvrir sans les brouillons. Vérifiez aussi la période : le sélecteur n'affiche que les 3 derniers mois par défaut, choisissez Toutes les dates pour un devis plus ancien.

Je ne trouve pas le bouton Valider & Numéroter

Il est dans le formulaire de modification, pas sur la page du devis. Ouvrez le brouillon, cliquez sur Modifier, puis sur Valider & Numéroter en haut à droite.

Je ne peux pas supprimer un devis

Il n'est plus en brouillon : un devis validé porte un numéro et son menu Actions ne propose plus Supprimer. Changez plutôt son état en Annulé ou Refusé.

Questions fréquentes