Comment personnaliser ses e-mails ?

Si vous perdez souvent du temps à rédiger de nombreux mails similaires, sachez que désormais cela n’arrivera plus grâce à notre outil. Vous allez pouvoir personnaliser différents types d’e-mails, afin que seuls les éléments variables (tels qu’un numéro de facture, une date, un lien…) soient automatiquement indiqués.

D’abord, cliquez sur l’icône préférences Preference icone depuis votre tableau de bord, puis sur le module personnalisation E-mails.

Cliquer module

Personnaliser le modèle d’e-mail

Commencez par personnaliser le modèle, qui sera le même pour tous les e-mails.

Vous pouvez intégrer le logo de votre entreprise, qui apparaitra en en-tête des e-mails. La taille recommandée ainsi que le type du fichier sont indiqués lorsque vous survolez le point d’interrogation. Cliquez simplement sur Parcourir et choisissez l’image.

Vous pourrez facilement le modifier si vous n’obtenez pas le rendu souhaité ou si votre logo évolue par exemple. Pour cela, il suffira de cliquer sur supprimer et de recommencer l’opération précédente.

Il est également possible de changer la couleur de fond de l’en-tête. Indiquez directement le code de la couleur souhaitée si vous la connaissez, sinon, utilisez la palette de couleur.

Voir l’ensemble des e-mails types

Plus bas, vous pouvez voir l’ensemble des e-mails types : leur type, sujet et expéditeur. En cliquant sur chacun d’eux, vous pouvez apporter des modifications.

Vous pouvez personnaliser et envoyer des e-mails types destinés :

  • aux collaborateurs : l’ajout d’un collaborateur, la génération d’un nouveau mot de passe et la modération des congés
  • aux prospects et aux clients : l’envoi d’un devis, d’une facture ou envoi d’une relance lorsqu’une facture est impayée

Indiquer l’objet et l’expéditeur de l’e-mail

Cliquez sur l’un des types d’e-mail, par exemple "Ajout d’un collaborateur". Vous pouvez indiquer l’objet de l’e-mail souhaité (ici, "Votre accès à l'extranet Posao"), ainsi que l’adresse e-mail expéditrice et le nom de l’expéditeur. Ici il s’agit du nom de l’entreprise mais il peut être remplacé par le nom du directeur des ressources humaines, ou de l’assistante de direction par exemple, en fonction du type d’e-mail.

Personnaliser le contenu des e-mails

Lorsque vous cliquez sur un type d’e-mail, vous pouvez modifier le contenu de l’e-mail. Tapez le texte de votre choix et utilisez les balises spéciales qui vous sont proposées (elles varient selon le type d’e-mail). Elles seront remplacées par les vraies valeurs lorsque les e-mails seront envoyés.

N’oubliez pas de cliquer sur enregistrer en bas à droite de la page après avoir effectué les changements.

Enregistrer

Envoyer un e-mail de test

Pour avoir un aperçu de vos mails, vous pouvez envoyer des e-mails de test depuis chaque page de modification des types d’e-mails.

Mailtest