Comment personnaliser ses e-mails ?

1Ouvrir les modèles d'e-mails

Dans le menu Paramètres, entrée E-mails

1. Tout en bas du menu de gauche, cliquez sur Paramètres.
2. Dans la colonne qui s'ouvre, cliquez sur E-mails.
3. L'onglet Modèles d'emails s'ouvre par défaut, sous le titre E-mails.

À savoir :
Le même écran porte deux autres onglets. Règles de relance règle les relances automatiques, et Domaine sert à renseigner le domaine e-mail de l'entreprise, pour que vos envois partent de votre propre adresse expéditrice.

2Choisir le modèle à modifier

Sur l'onglet Modèles d'emails, liste « Quel modèle souhaitez-vous modifier ? »

Cliquez sur la liste Quel modèle souhaitez-vous modifier ? et choisissez le modèle. Wuro en propose cinq :

• Envoi d'un devis et Envoi d'une facture : l'e-mail qui accompagne le document envoyé à un client ;
• Relance d'un devis et Relance d'une facture : l'e-mail de relance d'un document ;
• Invitation Wuro : l'e-mail reçu par un collaborateur invité à rejoindre votre espace.

Le formulaire se met à jour avec l'objet et le contenu du modèle choisi. Chaque modèle se personnalise et s'enregistre séparément.

3Indiquer l'objet de l'e-mail

Dans le formulaire du modèle, champ Objet

Dans le champ Objet, saisissez le sujet de l'e-mail. Les balises entre crochets y sont acceptées : par défaut, l'objet d'une facture est « Facture n°[facture-numero] - [entreprise-nom] », soit le numéro de la facture suivi du nom de votre entreprise.

À savoir :
L'adresse de l'expéditeur ne se règle pas dans le modèle. Au moment d'envoyer un document, la fenêtre d'envoi propose les champs Expéditeur et Répondre à ; laissés vides, Wuro utilise l'adresse par défaut de l'entreprise.

4Mettre des adresses en copie par défaut

Sous l'objet, case Mettre en copie et champ Adresses systématiquement en copie

Ces deux réglages n'existent que pour les modèles Envoi d'un devis et Envoi d'une facture.

1. Cochez Mettre en copie l'utilisateur envoyant l'e-mail. pour que la personne qui envoie le document en reçoive une copie.
2. Dans Adresses systématiquement en copie, saisissez une adresse e-mail puis appuyez sur Entrée : elle s'ajoute à la liste sous le champ. Recommencez pour chaque adresse ; la croix à côté d'une adresse la retire. Exemple : l'adresse de contact de l'entreprise, du service commercial ou du service comptabilité.

5Personnaliser le contenu de l'e-mail

Plus bas dans le formulaire, champ Contenu de l'e-mail et bloc Balises spéciales disponibles

1. Dans Contenu de l'e-mail, tapez le texte de votre choix. La barre d'outils du champ met en gras, en italique ou en souligné, crée une liste et insère un lien.
2. Utilisez les balises listées sous le champ, dans Balises spéciales disponibles : elles varient selon le modèle et seront remplacées par les vraies valeurs à l'envoi. Par exemple, [contact-nom] devient le nom du contact client et [lien-pdf] le lien vers le document au format PDF.
3. Cliquez sur Enregistrer, en bas à droite du formulaire.

6Envoyer un e-mail de test

Depuis une facture ou un devis, fenêtre Envoyer la facture par email

Pour avoir un aperçu de vos e-mails, vous pouvez vous envoyer un test depuis la fenêtre d'envoi d'un document.

1. Ouvrez une facture ou un devis, puis cliquez sur Envoyer par email dans les actions du document. La fenêtre d'envoi s'ouvre, avec le modèle choisi dans Modèle de mail, l'objet et le message pré-remplis.
2. En bas à gauche de la fenêtre, M'envoyer un test vous adresse un exemplaire de l'e-mail. Le bouton Envoyer, lui, transmet le document au destinataire.