Comment gérer le planning d'évènements ?

Une catégorie est un type d'évènement. Le but étant d'améliorer l'organisation de votre entreprise et la communication avec les utilisateurs internes et externes à votre entreprise, vous avez la possibilité d'en créer autant que vous le souhaitez de façon libre pour qu'elles soient totalement adaptées à votre fonctionnement et secteur d'activité.

Voici quelques exemples de catégories d'évènements qu'une entreprise peut être amenée à créer : Télétravail, Présentiel, Déplacements, Rendez-vous, Réunion, Entretien, Projet A, Tâche 1, Référencement, Formation professionnelle, Evènement d'entreprise ...

Pour créer des catégories d'évènements, il existe deux méthodes. Tout d'abord, rendez-vous dans le module Planning. La fonctionnalité est disponible seulement si vous disposez des droits nécessaires.

Méthode 1

1. Cliquez sur le Cliquez sur le plus (+) à côté de Catégories
2. Choisissez un nom, une couleur et indiquez s'il s'agit d'un type d'évènement soumis à modération et/ou d'une catégorie individuelle (l'évènement ne pourra être destiné qu'à un seul utilisateur).
   Optez pour l'option qui permet de modérer la demande si vous souhaitez qu'une personne se charge de valider ou non ce type d'évènement.
3. Cliquez sur Enregistrer

Méthode 2

1. Cliquez sur un jour du calendrier
2. Cliquez sur Sélectionner une catégorie
3. Cliquez sur Créer une catégorie
4. Choisissez un nom, une couleur et indiquez s'il s'agit d'un type d'évènement soumis à modération et/ou d'une catégorie individuelle.
5. Cliquez sur Enregistrer

Pour modifier et supprimer des catégories d'évènements, il existe deux méthodes. Tout d'abord, rendez-vous dans le module Planning. La fonctionnalité est disponible seulement si vous disposez des droits nécessaires.

Méthode 1

1. Cliquez sur le Cliquez sur le plus (+) à côté de Catégories
2. Cliquez sur la flèche retour (<-) à côté de Catégories
3. Cliquez sur l'icone crayon à côté de la catégorie que vous souhaitez modifier ou supprimer
4. Si vous souhaitez faire une modification, effectuez le changement de votre choix puis cliquez sur Enregistrer. Si vous voulez supprimer la catégorie, cliquez sur Supprimer, puis validez votre choix en cliquant sur Confirmer.

Méthode 2

1. Cliquez sur un jour du calendrier
2. Cliquez sur Sélectionner une catégorie
3. Cliquez sur l'icone crayon à côté de la catégorie que vous souhaitez modifier ou supprimer
4. Si vous souhaitez faire une modification, effectuez le changement de votre choix puis cliquez sur Enregistrer. Si vous voulez supprimer la catégorie, cliquez sur Supprimer, puis validez votre choix en cliquant sur Confirmer.

Vous pouvez ajouter des étiquettes à un évènement lors de sa création ou sa modification. Pour cela :

1. Cliquez sur le plus (+) en dessous d'Etiquettes
2. Cliquez sur Créer une étiquette
3. Choisissez un nom et une couleur
4. Cliquez sur Enregistrer

Pour modifier ou supprimer une étiquette :

1. Cliquez sur le crayon à côté de l'étiquette que vous souhaitez modifier ou supprimer.
2. Pour une modification, effectuez les actions de votre choix et cliquez sur Enregistrer. Pour une suppression, cliquez sur Supprimer puis cliquez sur Confirmer.

Une étiquette permet de préciser un évènement ou sa catégorie. Par exemple, si vous avez une catégorie Réservation d'une salle de réunion, et que vous avez plusieurs salles, vous pourriez créer des étiquettes Salle de réunion A, Salle de réunion B. Si vous effectuez des prestations de référencement pour vos clients, vous pourriez créer une catégorie Référencement, et créer des étiquettes SEA et SEO.

Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des évènements sur le planning. Pour ajouter un évènement, depuis le module Planning :

1. Sélectionnez la période de votre choix sur le calendrier en maintenant votre curseur à partir de la date de début, jusqu'à la date de fin. Ou, cliquez sur un des jours sur le calendrier.
2. Sélectionnez une catégorie si souhaité.
   Si elle est soumise à modération, l'état En attente sera sélectionné par défaut.
3. Vérifiez la date et précisez les horaires.
   Si la catégorie est soumise à modération, les dates ne pourront plus être changées.
4. Si besoin, indiquez un titre. Si vous n'en indiquez pas, le nom de la catégorie s'affichera.
5. Ajoutez un commentaire pour préciser l'évènement si nécessaire.
6. Ajoutez une ou plusieurs pièces-jointes si besoin (convocation, justificatif...)
7. Indiquez quels sont les participants à l'évènement s'il y en a, parmi les utilisateurs de l'entreprise.
8. Si l'évènement concerne un contact (prospect, fournisseur, client...) précisez lequel.
9. Choisissez la visibilité de l'évènement : Tous les utilisateurs qui peuvent voir le planning, tous les participants à l'évènement, ou personnalisée (toute une équipe, certaines personnes en plus de celles ayant accès à tous les évènements du planning...).
10. Sélectionnez des étiquettes si besoin.
11. Cliquez sur Enregistrer

Pour modifier ou supprimer un évènement, rendez-vous sur le module Planning, puis :

1. Cliquez sur l'évènement que vous souhaitez modifier ou supprimer.
2. Pour une modification, changez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer. Pour une suppression, cliquez sur Supprimer.

La modération des évènements du planning est possible seulement si l'on dispose des droits nécessaires.

Quand un évènement est en attente de modération, il apparait hachuré sur le planning. Pour le modérer :

1. Cliquez sur l'évènement concerné
2. Cliquez sur l'état de votre choix : Refusé, Annulé, Accepté

Lorsque vous êtes dans le module Planning, vous voyez le calendrier avec les différents évènements des utilisateurs de votre entreprise. Contrairement au module Absences qui ne concerne que les collaborateurs de votre entreprise, le planning prend en compte tous les utilisateurs, qu'ils soient internes ou externes à l'entreprise.

Vous pouvez afficher les informations de votre choix, selon vos droits. Il est possible de :

• Filtrer par utilisateurs ou par équipe
• Filtrer par catégories d'évènements, en cliquant directement sur celles-ci
• Choisir la vue journalière, hebdomadaire ou mensuelle
• Parcourir les dates et revenir facilement à la date du jour

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