Comment gérer mes contacts sous wuro
Il est très pratique d'ajouter vos contacts dans wuro. Vous pourrez ainsi ajouter des factures, devis ou achats plus rapidement et avoir l'historique de chacun de vos contacts.
- Ajouter un contact
- Ajouter des étiquettes
- Modifier un contact
- Supprimer un contact
- Supprimer plusieurs contacts
- Ajouter un interlocuteur
- Rechercher un contact
- Fusionner des contacts
- Importer des contacts
- Exporter des contacts
- Ajouter des notes
- Motifier une note
- Clôturer une note
- Activité des contacts
- Attribution de documents à un contact
Ajouter un contact
- Dans le module Contacts cliquez sur Ajouter
- Renseignez le nom de la société, sa description, ses coordonnées (numéros de téléphone, adresse e-mail, adresse postale...) ainsi que les informations complémentaires concernant le contact.
Sélectionner des étiquettes pour votre contact. Rangez vos contacts par étiquettes Fournisseurs ou Clients pour une organisation simplifiée. Ces étiquettes sont présentes par défaut.
- Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer
Ajouter et attribuer des étiquettes
- Pour ajouter des étiquettes, rendez-vous dans le module Contacts.
- Cliquez sur l'un de vos contacts, puis sur Modifier
- Cliquez sur Gérer les étiquettes pour voir les étiquettes créées et en ajouter d'autres.
- Cliquez sur Créer une nouvelle étiquette
- Indiquez un titre pour votre étiquette et choisissez la couleur de votre choix, puis cliquez sur ajouter.
- L'étiquette est alors ajoutée à votre liste. Vous pouvez éditer vos étiquettes à tout moment en cliquant sur le petit crayon. Les étiquettes Clients et Fournisseurs étant créées de base, elles ne peuvent être modifiées.
- Pour attribuer des étiquettes à un contact, cliquez sur les étiquettes souhaitées dans la liste.
- Les étiquettes choisies apparaitront sur la fiche du contact:
- Cliquez sur Enregistrer
- Si un contact a une étiquette Client, les onglets Factures et Devis seront affichés sur sa fiche.
Si un contact a une étiquette Fournisseur, un onglet Achats s'affichera sur sa fiche.
Si un contact a les 2 étiquettes, les 3 onglets s'afficheront sur sa fiche.
Modifier un contact
- Dans le module, Contacts filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
- Cliquez sur le nom du contact que vous voulez modifier
- Cliquez sur Modifier.
- Modifiez les informations que vous souhaitez.
- Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un contact
- Dans le module Contacts, filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
- Cliquez sur le nom du contact que vous voulez supprimer.
- Cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Supprimer
- Confirmez votre choix.
SUPPRIMER PLUSIEURS CONTACTS
- Dans le module Contacts, sélectionnez les contacts que vous souhaitez supprimer :
- Le nombre de contacts sélectionnés s'affiche en bas de l'écran. Cliquez sur Supprimer.
- Confirmez votre choix.
- Une notification apparait en bas à droite de l'écran quand la suppression est effective.
Ajouter un interlocuteur
- Dans le module Contacts, filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
- Cliquez sur le nom de l'entreprise dans laquelle vous souhaitez ajouter un interlocuteur
- Cliquez sur Ajouter un interlocuteur
- Remplissez les champs requis pour ajouter votre interlocuteur
- Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
- La liste de vos interlocuteurs apparait comme ci-dessous. Si vous avez attribué des étiquettes à un interlocuteur, celles-ci seront affichées.
Si vous avez indiqué un numéro de téléphone ou une adresse e-mail pour un interlocuteur, vous pourrez lui téléphoner ou envoyer un mail directement, via un service externe, en fonction des applications installées sur votre support.
Rechercher un contact ou un interlocuteur
Pour rechercher un contact ou un interlocuteur, recherchez parmi toutes les étiquettes ou filtrez.
Entrez son nom ou une partie de son nom.
A savoir : Contrairement aux noms des contacts, les noms d'interlocuteurs n'apparaissent pas dans la liste déroulante.
FUSIONNER DES CONTACTS
Vous avez la possibilité de fusionner vos contacts en cas de doublon par exemple.
Rendez-vous dans le module Contacts, puis cliquez sur Fusionner. 
Sélectionnez les contacts que vous souhaitez regrouper en un seul contact. Les informations et données du contact à fusionner feront partie de la fiche du contact conservé sélectionné, puis cliquez sur 
Confirmez ensuite votre souhait de fusionner les deux contacts:
Cliquez ensuite sur 
et attendez que la fusion soit terminée 
Vous serez rebasculé sur la page des contacts et le contact conservé s'affichera en haut de la liste.
Importer des contacts
Vous avez la possibilité d'importer vos contacts depuis un fichier CSV sur votre espace wuro.
- Dans le module Contacts cliquez sur Importer
- Sélectionnez le fichier comprenant vos produits à importer, cliquez sur Browse, puis sur Suivant.
- Paramétrez l'import de vos données en renseignant les champs correspondant aux en-têtes de colonnes de votre fichier, et en sélectionnant le bon séparateur. Choisissez les options que vous désirez.
- Vous obtenez ainsi un aperçu de votre import. Pensez à vérifier vos données avant l'import, si l'import ne fonctionne pas, pensez à vérifier le séparateur utilisé (; / ,), si une colonne est vide vous pouvez revoir le paramétrage et vérifier le nom des champs. Le sytème fonctionne comme pour l'import de produits.
- Lorsque tous les champs sont complétés correctement, l'import est correct également. EXEMPLE: Dans le cas ci-dessous, les parties Groupe et Suite de l'adresse sont complétées correctement. Pour la partie Ville, il n'est pas indiqué city dans le CSV, pour la partie Adresse, il est noté adress au lieu de address dans le CSV.
- Si vous devez réimporter votre fichier, cliquez sur
. Si l'import correspond à vos attentes, cliquez alors sur 
Exporter des contacts
Depuis votre espace, vous pouvez également exporter vos contacts, sous la forme d'un tableau CSV.
- Dans le module Contacts cliquez sur Exporter
- Déplacez les données que vous souhaitez exporter dans le deuxième cadre.
- Choisissez d'exporter tous vos contacts ou seulement certains.
- Cliquez sur Exporter les contacts
AJOUTER DES NOTES
Vous pouvez ajouter des notes, des rappels, sur vos fiches contacts, ayant l'apparence de post-its.
- Dans le module Contacts cliquez sur le contact pour lequel vous souhaitez ajouter une note
- Cliquez sur l'onglet Notes
- Indiquez un titre pour votre note, et notez les informations souhaitées. Mettez en forme votre texte, ajoutez un lien ou une pièce-jointe si besoin. Vous pouvez laisser votre note blanche, ou choisir une couleur pour mieux vous organiser (par type de rappel par exemple : facturation à ne pas oublier, client à recontacter...).
- Attribuez votre note à un ou plusieurs utilisateurs si nécessaire.
- Créez un rappel à une date et heure précise pour cette note. Les personnes assignées recevront une notification sur Wuro et par mail.
- Cliquez sur
lorsque vous avez terminé. - Votre note est alors créée. La pièce-jointe s'ouvrira dans un nouvel onglet.
- Pour supprimer une note, cliquez sur la croix en haut à droite et confirmez votre souhait de suppression.
MODIFIER UNE NOTE
Une erreur, une faute de frappe, une pièce-jointe oubliée, un oubli de rappel ? Vous pouvez modifier votre note.
Pour cela, cliquez sur l'icône en haut à droite qui apparaît au survol de votre note et cliquez sur Modifier. 
CLOTURER UNE NOTE
Vous pouvez clôturer une note pour signaler que la tâche indiquée sur celle-ci a bien été effectuée.
S'il n'y a pas de rappel sur la note
- La note peut être clôturée depuis le module Contacts > contact concerné > Notes en cliquant sur la coche:
- Il est possible d'annuler cette clôture en recliquant sur cette coche, en cas d'erreur.
Si un rappel est ajouté sur la note
- Pour mémo, lorsqu'un rappel est ajouté pour une note, les personnes assignées recoivent une notification sur Wuro et par mail.
La note peut être clôturée de deux façons :
- Depuis le module Contacts > contact concerné > Notes, comme expliqué ci-dessus
- Depuis la page Notifications
- Lorsque vous avez une notification, un rond bleu clignote
- Le rappel de votre note s'affiche ainsi :
- Lorsque la tâche a été réalisée, vous pouvez cliquer sur la coche, ce qui clôturera votre note:
ACTIVITE DES CONTACTS
Au sein d'une fiche contact, un onglet activité est présent.
Il permet de réaliser un suivi par contact plus aisément. L’onglet présente l’activité liée à votre contact de manière chronologique.
Vous pouvez filtrer par type d'activité (Luminjo, Devis, Facture, Notes ...) pour en afficher qu'un ou plusieurs.
Ainsi vous verrez, en fonction des filtres appliqués :
- Voir si un devis a été édité, si son état a changé (refusé ou accepté) et quand pour ce contact
- Voir si une facture a été éditée, si son état a changé (en retard, impayée ou payée) et quand pour ce contact
- Les notes ajoutées liées au contact
- Vos échanges via Luminjo avec ce contact
- Vos échanges téléphoniques via Web2contact avec ce contact
ATTRIBUTION DE DOCUMENTS A UN CONTACT
Les étiquettes Clients et Fournisseurs permettent d'afficher les onglets Devis, Factures et Achats sur la fiche d'un contact.
Attribution lors de l'édition d'un document
Lors de la création d'un document (devis ou facture), vous pouvez l'attribuer à un contact lorsque la partie concernant le client est complétée.
Attribution après avoir créé un document
Si vous n'avez pas lié votre document à un contact lors de son édition, vous pouvez le faire en un clic une fois que celui-ci est enregistré:
- Si le contact n'existe pas encore, cliquez sur Créer la fiche contact.
- Si le nom du client renseigné sur le document est similaire à celui de contacts ayant déjà une fiche, il vous sera proposé de rélier votre document à l'un de ces contacts en cliquant sur Relier au contact.
Voici un exemple de rattachement. Le contact Petite entreprise du Nord n'existe pas. Wuro propose de lier facture créée à l'un des contacts suivants:
- Lorsqu'une fiche contact est créée ou que le rattachement a bien été effectué le message suivant s'affiche en bas à droite de l'écran :
Proposition de rattachement
Si vous avez plusieurs clients avec des noms similaires, pour lesquels il y a eu des documents édités qui ne sont pas tous reliés à des contacts :
- Lorsque vous allez sur la fiche d'un contact ayant un nom similaire à d'autres contacts, puis dans Factures ou Devis.
- Vous verrez dans la liste des documents, ceux attribués à ce contact mais aussi, ceux dont les noms des clients sont similaires à celui-ci et n'étant pas reliés à un contact.
- Les documents proposés sont affichés différemment (gris et italique) que ceux rattachés pour bien les visualiser. Pour relier un document à un contact, suivez les indications ci-dessus.
