Comment gérer mes contacts sur Wuro ?

1Ouvrir le formulaire de création

Dans CRM > Contact

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur CRM : la liste de vos contacts s'ouvre, sur l'onglet Contact.
2. En haut à droite, cliquez sur Créer un contact.

2Renseigner l'identité et l'adresse

Blocs Identité et Adresse du formulaire

1. Renseignez le Nom de votre contact : nom du particulier ou nom de l'entreprise.
2. Ajoutez une photo ou un logo avec Ajouter une image.
3. Renseignez ses coordonnées : Téléphone mobile, Téléphone fixe, Email et Site web.
4. Dans le bloc Adresse, renseignez l'adresse postale : Adresse, Code postal, Ville et Pays.

Info :
Renseignez l'URL du site web du contact puis cliquez sur Récupérer : Wuro pré-remplit la description et le logo de la fiche.

3Compléter la fiche et enregistrer

Blocs Identifiants entreprise, Étiquettes & assignation, Description & commentaires

1. S'il s'agit d'un professionnel, précisez le SIREN, le NIC et le N° TVA intracommunautaire.
2. Le Code client et le Code analytique peuvent être renseignés pour simplifier le travail du comptable.
3. Sélectionnez des Étiquettes pour votre contact, par exemple Clients, Fournisseurs ou Prospects, et si besoin des Membres assignés.
4. Ajoutez une Description et, dans Commentaires, les informations complémentaires concernant le contact.
5. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Attribuer des étiquettes

Sur la fiche du contact, ou dans la liste des contacts

1. Sur la fiche du contact, cliquez sur Étiquettes, sous le nom du contact, puis sur Rechercher une étiquette… : la liste de vos étiquettes s'ouvre.
2. Cliquez sur les étiquettes souhaitées. Elles apparaissent dans la colonne Étiquettes de la liste des contacts. Pour en retirer une, rouvrez Étiquettes et cliquez sur la croix de l'étiquette.

Dans la liste des contacts, la colonne Étiquettes porte le même bouton sur chaque ligne. Les étiquettes se choisissent aussi dans le formulaire de création ou de modification, bloc Étiquettes & assignation.

Info :
Les étiquettes servent à filtrer la liste des contacts (Filtrer par étiquettes) et à choisir les contacts à exporter.

Modifier un contact

Sur la fiche du contact, bouton Modifier

1. Dans CRM, filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact, puis cliquez sur son nom.
2. En haut de la fiche, cliquez sur Modifier. Faites les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Pour modifier autre chose (interlocuteur, note, rappel, fichier), cliquez sur l'onglet souhaité de la fiche et effectuez la modification.

Supprimer un ou plusieurs contacts

Sur la fiche du contact, bouton Supprimer

1. Cliquez sur le nom du contact, puis, en haut de sa fiche, sur Supprimer.
2. Une fenêtre Supprimer ce contact ? s'ouvre. Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Annuler pour renoncer.

À noter :
Le contact est retiré de votre liste de contacts, mais les documents déjà émis (factures, devis, bons de livraison) sont conservés.

Dans la liste des contacts

1. Cochez les contacts à supprimer, en début de ligne, ou cochez Tout sélectionner en tête du tableau.
2. Le nombre de contacts sélectionnés s'affiche au-dessus du tableau, avec les boutons Exporter et Supprimer. Cliquez sur Supprimer, puis confirmez dans la fenêtre Supprimer les contacts sélectionnés ?.

À noter :
Les contacts sélectionnés sont définitivement supprimés : cette action est irréversible.

Ajouter un interlocuteur

Onglet Interlocuteurs de la fiche du contact

1. Cliquez sur le nom de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez ajouter un interlocuteur.
2. Cliquez sur l'onglet Interlocuteurs, puis sur Ajouter un interlocuteur.
3. Remplissez les champs : Civilité, Nom, Prénom, Poste occupé, Date de naissance, Téléphone, Email, Étiquettes et Commentaires. Une photo s'ajoute avec Ajouter une image.
4. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

L'interlocuteur apparaît dans l'onglet avec son nom et son poste, et le nombre d'interlocuteurs s'affiche sur l'onglet.

Rechercher un contact

En haut de la liste des contacts

Pour rechercher un contact, vous pouvez :

• saisir son nom, son e-mail ou son téléphone dans Rechercher (nom, email, téléphone)… ;
• filtrer avec Filtrer par étiquettes ou Filtrer par membre assigné ;
• cliquer sur Filtres pour les filtres avancés : E-mail, Téléphone, Mobile, Code client et Code analytique, puis Appliquer.

Fusionner des contacts

Dans CRM > Contact, menu Plus d'actions

Vous avez la possibilité de fusionner vos contacts, par exemple en cas de doublon.

1. Cliquez sur Plus d'actions, puis sur Fusionner.
2. Choisissez le Contact à conserver et le Contact à fusionner. Le bouton Inverser échange les deux. Les données et informations du contact à fusionner seront regroupées avec celles de la fiche du contact conservé. Cliquez sur Suivant.
3. Vérifiez le récapitulatif, cochez Êtes-vous certain de vouloir fusionner ces deux contacts ?, puis cliquez sur Fusionner.

À noter :
Le contact à fusionner est supprimé une fois la fusion faite : seule la fiche du contact conservé subsiste.

Importer des contacts

Dans CRM > Contact, menu Plus d'actions

Vous avez la possibilité d'importer vos contacts depuis un fichier CSV sur votre espace Wuro.

1. Cliquez sur Plus d'actions, puis sur Importer.
2. Cliquez sur Télécharger un fichier d'exemple pour connaître les colonnes attendues. Seul le champ Nom est obligatoire, les autres colonnes sont optionnelles.
3. Choisissez le Séparateur de votre fichier (point-virgule par défaut), puis sélectionnez votre Fichier CSV.
4. Un aperçu affiche les lignes détectées, valides ou en erreur. Vérifiez vos données : si une colonne reste vide, contrôlez le séparateur et le nom des champs. Cliquez sur Recommencer pour changer de fichier, ou sur Importer pour lancer l'import.

Le système fonctionne comme pour l'import de produits.

Exporter des contacts

Dans CRM > Contact, menu Plus d'actions, puis module Exports

Depuis votre espace, vous pouvez également exporter vos contacts sous la forme d'un tableau CSV.

1. Cliquez sur Plus d'actions, puis sur Exporter : vous êtes redirigé vers l'onglet Contacts du module Exports.
2. Choisissez d'exporter tous vos contacts ou seulement certains, en sélectionnant des Étiquettes (fournisseurs, clients…).
3. Cochez les données à exporter dans Champs disponibles, puis ordonnez-les dans Colonnes de l'export, en les glissant ou avec les flèches : l'ordre des colonnes du fichier est celui de cette liste.
4. Choisissez le Séparateur de champ (virgule, point-virgule ou tabulation), puis cliquez sur Exporter.

Pour revenir aux colonnes proposées par défaut, cliquez sur Rétablir les champs par défaut.

Ajouter une note, un rappel ou un fichier

Onglets Notes, Rappels et Fichiers de la fiche du contact

Vous pouvez ajouter des notes, des rappels et des fichiers sur vos fiches contacts.

• Si votre objectif est d'ajouter un complément d'informations liées à ce contact, ajoutez une note. Il peut s'agir d'une information liée aux services fournis, une livraison, la facturation, la relation entretenue avec le contact…
• Si votre objectif est de vous souvenir de quelque chose à une date précise, par rapport à ce contact, ajoutez un rappel. Cela peut être pour vous rappeler de vous rendre à un rendez-vous, réaliser une formation, rappeler votre contact, lui envoyer un devis…
• Si votre objectif est d'ajouter un document lié à votre contact, ajoutez un fichier. Il peut s'agir par exemple d'un contrat, d'un cahier des charges, du scan d'un courrier…

1. Sur la fiche du contact, cliquez sur l'onglet Notes, Rappels ou Fichiers, puis sur Ajouter une note, Ajouter un rappel ou Ajouter un fichier.
2. Le Type est pré-rempli. Indiquez un Titre et rédigez la Description : mettez en forme votre texte (gras, italique, listes) et ajoutez un lien si besoin.
3. Précisez une Date et heure pour un rappel daté, ou laissez le champ vide pour une simple note.
4. Attribuez la note, le rappel ou le fichier à un ou plusieurs utilisateurs avec Associer aux utilisateurs, joignez un Fichier associé et choisissez des Étiquettes si nécessaire.
5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Info :
Tous les rappels de vos contacts se retrouvent dans CRM > Rappels, avec un filtre par étiquettes, par membre assigné et par type (note, rappel, fichier).

Modifier ou supprimer une note, un rappel ou un fichier

Au bout de la ligne, dans l'onglet Notes, Rappels ou Fichiers

Une erreur, une faute de frappe, une pièce jointe oubliée ? Survolez la ligne de la note, du rappel ou du fichier : trois boutons apparaissent à son extrémité.

• Pour modifier, cliquez sur le crayon (Modifier la note pour une note), faites vos modifications puis cliquez sur Enregistrer.
• Pour supprimer, cliquez sur la corbeille (Supprimer la note pour une note).

Clôturer une note, un rappel ou un fichier

Au bout de la ligne, dans l'onglet Notes, Rappels ou Fichiers

Vous pouvez clôturer une note pour signaler que la tâche indiquée sur celle-ci a bien été effectuée : survolez la ligne, puis cliquez sur la coche Marquer comme faite à son extrémité.

Suivre l'activité des contacts

Dans CRM > Activité, et sur l'onglet Activité de chaque fiche

Il est possible de suivre l'activité de vos contacts professionnels à deux endroits :

• dans CRM > Activité, pour l'activité de tous vos contacts, à filtrer avec Liées à, Assignées à, Du et Au ;
• sur la fiche d'un contact, onglet Activité, pour l'activité de ce seul contact, à filtrer par type : Facture, Devis, Note, Rappel, Fichier, API ou Saisie directe.

L'onglet présente l'activité liée au contact de manière chronologique. La plupart des lignes sont ajoutées automatiquement en fonction de vos actions : une facture émise, une note créée, modifiée ou clôturée. Il est également possible d'en créer par API, ou à la main avec Ajouter une activité : indiquez un Titre, une Description et une Date et heure, puis cliquez sur Enregistrer.

Retrouver les documents d'un contact

Onglets Factures, Devis et Bons de livraison de la fiche, et bloc Contact d'une facture

La fiche d'un contact porte un onglet Factures, un onglet Devis et un onglet Bons de livraison. Le nombre de documents rattachés est indiqué dans une pastille au niveau du nom de l'onglet.

• Dans l'onglet, filtrez les documents par état (Toutes, Hors brouillons, Brouillon, En attente, Payée, Non payée, En retard) et par période avec Toutes les dates.
• Cliquez sur Créer une facture pour créer un document directement rattaché à ce contact.
• Depuis une facture, le bloc Contact porte le bouton Voir la fiche contact, qui ouvre la fiche du contact rattaché.

Consulter l'historique des e-mails

Onglet E-mails de la fiche du contact

Sur une fiche contact, l'onglet E-mails porte l'historique des e-mails envoyés au contact depuis Wuro.

Selon votre palier :
L'historique des e-mails n'est pas inclus dans toutes les offres Wuro. Si votre offre ne le permet pas, l'onglet l'indique et propose Consulter les offres.

Piloter un contact

Onglet Pilotage de la fiche du contact

Sur une fiche contact, l'onglet Pilotage présente les statistiques du contact concernant les factures et les devis.

• Le chiffre d'affaires est donné pour l'exercice précédent, l'exercice en cours, le mois précédent et le mois en cours.
• Basculez entre Factures et Devis, choisissez la période et cliquez sur Comparer ou Filtres pour affiner : total HT et TTC, montant moyen, panier moyen, nombre de documents et évolution dans le temps.
• La répartition se lit selon différents critères : État, Catégorie, Interlocuteur, Pays, Compte produit, Type de client et Produits.