Comment gérer mes contacts sous wuro

1. Dans le module Contacts cliquez sur Ajouter
   
2. Renseignez le nom de la société, sa description, ses coordonnées (numéros de téléphone, adresse e-mail, adresse postale...) ainsi que les informations complémentaires concernant le contact.
   Sélectionner des étiquettes pour votre contact. Rangez vos contacts par étiquettes Fournisseurs ou Clients pour une organisation simplifiée. Ces étiquettes sont présentes par défaut.
   
   
3. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer

1. Pour ajouter des étiquettes, rendez-vous dans le module Contacts.
2. Cliquez sur l'un de vos contacts, puis sur Modifier
3. Cliquez sur Gérer les étiquettes pour voir les étiquettes créées et en ajouter d'autres.
4. Cliquez sur Créer une nouvelle étiquette
   
5. Indiquez un titre pour votre étiquette et choisissez la couleur de votre choix, puis cliquez sur ajouter.
   
6. L'étiquette est alors ajoutée à votre liste. Vous pouvez éditer vos étiquettes à tout moment en cliquant sur le petit crayon. Les étiquettes Clients et Fournisseurs étant créées de base, elles ne peuvent être modifiées.
   
7. Pour attribuer des étiquettes à un contact, cliquez sur les étiquettes souhaitées dans la liste.
   
8. Les étiquettes choisies apparaitront sur la fiche du contact:
   
9. Cliquez sur Enregistrer
10. Si un contact a une étiquette Client, les onglets Factures et Devis seront affichés sur sa fiche.
    Si un contact a une étiquette Fournisseur, un onglet Achats s'affichera sur sa fiche.
    Si un contact a les 2 étiquettes, les 3 onglets s'afficheront sur sa fiche.

1. Dans le module, Contacts filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
2. Cliquez sur le nom du contact que vous voulez modifier
3. Cliquez sur Modifier.
4. Modifiez les informations que vous souhaitez.
5. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un contact

1. Dans le module Contacts, filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
2. Cliquez sur le nom du contact que vous voulez supprimer.
3. Cliquez sur Modifier.
4. Cliquez sur Supprimer 
5. Confirmez votre choix.
   

SUPPRIMER PLUSIEURS CONTACTS

1. Dans le module Contacts, sélectionnez les contacts que vous souhaitez supprimer :
   
2. Le nombre de contacts sélectionnés s'affiche en bas de l'écran. Cliquez sur Supprimer.
   
3. Confirmez votre choix.
   
4. Une notification apparait en bas à droite de l'écran quand la suppression est effective.
   

1. Dans le module Contacts, filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
2. Cliquez sur le nom de l'entreprise dans laquelle vous souhaitez ajouter un interlocuteur
3. Cliquez sur Ajouter un interlocuteur
   
4. Remplissez les champs requis pour ajouter votre interlocuteur
   
5. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
6. La liste de vos interlocuteurs apparait comme ci-dessous. Si vous avez attribué des étiquettes à un interlocuteur, celles-ci seront affichées.
   Si vous avez indiqué un numéro de téléphone ou une adresse e-mail pour un interlocuteur, vous pourrez lui téléphoner ou envoyer un mail directement, via un service externe, en fonction des applications installées sur votre support.
   

Rechercher un contact ou un interlocuteur

Pour rechercher un contact ou un interlocuteur, recherchez parmi toutes les étiquettes ou filtrez.
Entrez son nom ou une partie de son nom.

A savoir : Contrairement aux noms des contacts, les noms d'interlocuteurs n'apparaissent pas dans la liste déroulante.

Exporter des contacts

Depuis votre espace, vous pouvez également exporter vos contacts, sous la forme d'un tableau CSV.

1. Dans le module Contacts cliquez sur Exporter
2. Déplacez les données que vous souhaitez exporter dans le deuxième cadre. Choisissez d'exporter tous vos contacts ou seulement certains en sélectionnant les étiquettes de votre choix (fournisseurs, clients...).
   
3. Cliquez sur Exporter les contacts

Sauvegarde des filtres et rétablissement par défaut

Si vous souhaitez conserver les mêmes blocs de données à chaque fois que vous exportez, vous pouvez cliquer sur "Sauvegarder les filtres d'entreprise". Ainsi, lorsque vous reviendrez sur la page d'export, vous n'aurez pas à remettre les blocs dans la partie données à exporter. Pour remettre les blocs affichés par défaut dans les données à exporter, cliquez sur "Rétablir les champs par défaut". Cela n'annulera pas la sauvegarde de vos filtres.

AJOUTER DES NOTES

Vous pouvez ajouter des notes, des rappels, sur vos fiches contacts, ayant l'apparence de post-its.

1. Dans le module Contacts cliquez sur le contact pour lequel vous souhaitez ajouter une note
2. Cliquez sur l'onglet Notes
   
3. Indiquez un titre pour votre note, et notez les informations souhaitées. Mettez en forme votre texte, ajoutez un lien ou une pièce-jointe si besoin. Vous pouvez laisser votre note blanche, ou choisir une couleur pour mieux vous organiser (par type de rappel par exemple : facturation à ne pas oublier, client à recontacter...).
   
4. Attribuez votre note à un ou plusieurs utilisateurs si nécessaire. Créez un rappel à une date et heure précise pour cette note. Les personnes assignées recevront une notification sur Wuro et par mail.
5. 
   
6. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
7. Votre note est alors créée.
   
8. Pour supprimer une note, cliquez sur la croix en haut à droite et confirmez votre souhait de suppression.
   

MODIFIER UNE NOTE

Une erreur, une faute de frappe, une pièce-jointe oubliée, un oubli de rappel ? Vous pouvez modifier votre note.

Pour cela, cliquez sur l'icône crayon au bout de la ligne de la note. L'option est aussi disponible en haut à droite de l'aperçu d'une note:

CLOTURER UNE NOTE

Vous pouvez clôturer une note pour signaler que la tâche indiquée sur celle-ci a bien été effectuée.

S'il n'y a pas de rappel sur la note

1. La note peut être clôturée depuis le module Contacts > contact concerné > Notes en cliquant sur la coche:
   
2. Il est possible d'annuler cette clôture en recliquant sur cette coche, en cas d'erreur.

Si un rappel est ajouté sur la note

1. Pour mémo, lorsqu'un rappel est ajouté pour une note, les personnes assignées recoivent une notification sur Wuro et par mail.
   La note peut être clôturée de deux façons :
   - Depuis le module Contacts > contact concerné > Notes, comme expliqué ci-dessus
   - Depuis la page Notifications
2. Lorsque vous avez une notification, un rond bleu clignote
3. Le rappel de votre note s'affiche ainsi :
   
4. Lorsque la tâche a été réalisée, vous pouvez cliquer sur la coche, ce qui clôturera votre note:
   

ACTIVITE DES CONTACTS

Au sein d'une fiche contact, un onglet activité est présent.

Il permet de réaliser un suivi par contact plus aisément. L’onglet présente l’activité liée à votre contact de manière chronologique.

Vous pouvez filtrer par type d'activité (Luminjo, Devis, Facture, Notes ...) pour en afficher qu'un ou plusieurs.

Ainsi vous verrez, en fonction des filtres appliqués :

• Voir si un devis a été édité, si son état a changé (refusé ou accepté) et quand pour ce contact
• Voir si une facture a été éditée, si son état a changé (en retard, impayée ou payée) et quand pour ce contact
• Les notes ajoutées liées au contact
• Vos échanges via Luminjo avec ce contact
• Vos échanges téléphoniques via Web2contact avec ce contact

ATTRIBUTION DE DOCUMENTS A UN CONTACT

Les étiquettes Clients et Fournisseurs permettent d'afficher les onglets Devis, Factures et Achats sur la fiche d'un contact.

Attribution lors de l'édition d'un document
 

Lors de la création d'un document (devis ou facture), vous pouvez l'attribuer à un contact lorsque la partie concernant le client est complétée.

Attribution après avoir créé un document
 

Si vous n'avez pas lié votre document à un contact lors de son édition, vous pouvez le faire en un clic une fois que celui-ci est enregistré:

• Si le contact n'existe pas encore, cliquez sur Créer la fiche contact.
• Si le nom du client renseigné sur le document est similaire à celui de contacts ayant déjà une fiche, il vous sera proposé de rélier votre document à l'un de ces contacts en cliquant sur Relier au contact.

Voici un exemple de rattachement. Le contact Petite entreprise du Nord n'existe pas. Wuro propose de lier facture créée à l'un des contacts suivants:

• Lorsqu'une fiche contact est créée ou que le rattachement a bien été effectué le message suivant s'affiche en bas à droite de l'écran :

Proposition de rattachement

Si vous avez plusieurs clients avec des noms similaires, pour lesquels il y a eu des documents édités qui ne sont pas tous reliés à des contacts :

1. Lorsque vous allez sur la fiche d'un contact ayant un nom similaire à d'autres contacts, puis dans Factures ou Devis.
2. Vous verrez dans la liste des documents, ceux attribués à ce contact mais aussi, ceux dont les noms des clients sont similaires à celui-ci et n'étant pas reliés à un contact.
3. Les documents proposés sont affichés différemment (gris et italique) que ceux rattachés pour bien les visualiser. Pour relier un document à un contact, suivez les indications ci-dessus.
   

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