Comment gérer mes contacts sous wuro

1. Depuis le tableau de bord, dans le module Contacts cliquez sur Créer un contact.
   
2. Renseignez le nom de votre contact (nom du particulier ou nom de l'entreprise), ajoutez une photo ou un logo, sa description, ses coordonnées (numéros de téléphone, adresse e-mail, adresse postale...) ainsi que les informations complémentaires concernant le contact, dans le champ commentaires.
   S'il s'agit d'un professionnel, vous pouvez préciser le SIREN, le NIC et le n° de TVA intacommunautaire.
3. Le compte contact (411 pour un client, 401 pour un fournisseur) et le compte analytique (compte produit ou compte charge) peuvent être renseignées pour simplifier le travail du comptable.
4. Sélectionner des étiquettes pour votre contact. Les étiquettes Fournisseurs ou Clients, créées par défaut, permettent de voir les achats ou factures associés.
5. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer

1. Pour ajouter des étiquettes, rendez-vous dans le module Contacts, puis : 
   • Sur la ligne du contact, cliquez sur le + présent dans la colonne étiquette
   • Ou, cliquez sur le contact et cliquez sur le + présent dans l'encadré de gauche
   • Ou cliquez sur le crayon au bout de la ligne du contact pour entrer en mode édition, puis cliquez sur le +
     
2. Vous verrez les étiquettes créées et pourrez les modifier ou en ajouter d'autres :
   • Pour ajouter une nouvelle étiquette, cliquez sur Créer une étiquette. Indiquez un nom pour votre étiquette et choisissez la couleur de votre choix, puis cliquez sur Enregistrer.
     L'étiquette est alors ajoutée à votre liste.
   • Vous pouvez éditer vos étiquettes à tout moment en cliquant sur le petit crayon.
   • Les étiquettes Prospects, Clients et Fournisseurs étant créées de base, elles ne peuvent être modifiées.
   • Vous pouvez retrouver une étiquette plus facilement en tapant dans la barre Rechercher.
   • Pour supprimer une étiquette, cliquez sur le petit crayon et cliquez sur Supprimer.
     
3. Pour attribuer des étiquettes à un contact, cliquez sur les étiquettes souhaitées dans la liste.
4. Les étiquettes choisies apparaitront sur la fiche du contact.

A savoir :
Si un contact a une étiquette Client, les onglets Factures et Devis seront affichés sur sa fiche.
Si un contact a une étiquette Fournisseur, un onglet Achats s'affichera sur sa fiche.
Si un contact a les 2 étiquettes, les 3 onglets s'afficheront sur sa fiche.

Modifier un contact

1. Dans le module, Contacts filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
2. Cliquez sur le nom du contact que vous voulez modifier.
3. Pour modifier les informations du contact, cliquez sur le crayon. Faites les modifications nécessaires puis cliquez sur Enregistrer.
   Pour modifier autre chose (interlocuteur, note, rappels...) cliquez sur l'onglet souhaité et effectuez la modification.

SUPPRIMER PLUSIEURS CONTACTS

1. Dans le module Contacts, sélectionnez les contacts que vous souhaitez supprimer :
   
2. Le nombre de contacts sélectionnés s'affiche en bas de l'écran. Cliquez sur la corbeille pour Supprimer et confirmez votre choix.
   
3. Une notification apparait en haut à droite de l'écran quand la suppression est effective.

Supprimer un contact

1. Dans le module Contacts, filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
2. Cliquez sur le nom du contact que vous voulez supprimer.
3. Cliquez sur le crayon pour modifier.
4. Cliquez sur Supprimer
5. Confirmez votre choix en cliquant sur Supprimer.
   

1. Dans le module Contacts, filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
2. Cliquez sur le nom de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez ajouter un interlocuteur
3. Cliquez sur l'onglet Interlocuteurs.
4. Cliquez sur Ajouter un interlocuteur
5. Remplissez les champs requis pour ajouter votre interlocuteur
   
6. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
7. La liste de vos interlocuteurs apparait comme ci-dessous. Si vous avez attribué des étiquettes à un interlocuteur, celles-ci seront affichées.
   Si vous avez indiqué un numéro de téléphone ou une adresse e-mail pour un interlocuteur, vous pourrez lui téléphoner ou envoyer un mail directement, via un service externe, en fonction des applications installées sur votre support.
   

Rechercher un contact ou un interlocuteur

Pour rechercher un contact, vous pouvez :

• saisir le nom, l'email, le téléphone fixe ou mobile.
• filtrer par étiquettes
• utiliser la recherche avancée pour filtrer davantage : e-mail, téléphone, mobile, compte client, compte analytique, utilisateurs assignés

Importer des contacts

Vous avez la possibilité d'importer vos contacts depuis un fichier CSV sur votre espace wuro.

Exporter des contacts

Depuis votre espace, vous pouvez également exporter vos contacts, sous la forme d'un tableau CSV.

1. Dans le module Contacts cliquez sur les points de suspension
2. Cliquez sur Exporter pour être redirigé vers l'onglet Contacts du module Export.
3. Déplacez les données que vous souhaitez exporter dans le deuxième cadre. Choisissez d'exporter tous vos contacts ou seulement certains en sélectionnant les étiquettes de votre choix (fournisseurs, clients...).
   
4. Cliquez sur Exporter les contacts

Sauvegarde des filtres et rétablissement par défaut

Si vous souhaitez conserver les mêmes blocs de données à chaque fois que vous exportez, vous pouvez cliquer sur "Sauvegarder les filtres d'entreprise". Ainsi, lorsque vous reviendrez sur la page d'export, vous n'aurez pas à remettre les blocs dans la partie données à exporter. Pour remettre les blocs affichés par défaut dans les données à exporter, cliquez sur "Rétablir les champs par défaut". Cela n'annulera pas la sauvegarde de vos filtres.

AJOUTER DES NOTES, rappels et fichiers

Vous pouvez ajouter des notes, des rappels et des fichiers sur vos fiches contacts.

1. Dans le module Contacts cliquez sur le contact pour lequel vous souhaitez ajouter une note, un rappel ou un fichier
2. Cliquez sur l'onglet Notes, Rappels ou Fichiers :
   • Si votre objectif est d'ajouter un complément d'informations liées à ce contact, vous pouvez ajouter une note. Il peut s'agir d'une information liée aux services fournis, une livraison, la facturation, la relation entretenue avec le contact...
   • Si votre objectif est de vous souvenir de quelque chose à une date précise, par rapport à ce contact, il convient d'ajouter un rappel. Cela peut être pour vous rappeler de vous rendre à un rendez-vous, réaliser une formation, rappeler votre contact, lui envoyer un devis...
   • Si votre objectif est d'ajouter un document lié à votre contact, vous pouvez ajouter un fichier. Il peut s'agir par exemple d'un contrat, d'un cahier des charges, le scan d'un courrier...
3. Pour faire un ajout, cliquez sur le +.
4. Indiquez un titre et renseignez les informations souhaitées. Mettez en forme votre texte, ajoutez un lien ou une pièce-jointe si besoin.
5. Attribuez votre note, rappel ou fichier à un ou plusieurs utilisateurs si nécessaire. 
6. Précisez une date et heure précise pour que les personnes assignées aient une notification sur Wuro et par mail.
7. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. Votre note, rappel ou fichier est alors créé.

MODIFIER UNE NOTE, un fichier ou un rappel

Une erreur, une faute de frappe, une pièce-jointe oubliée, un oubli de rappel ? Vous pouvez modifier votre note, fichier ou rappel.

Pour cela, cliquez sur l'icône crayon au bout de la ligne de la note, du fichier ou du rappel. L'option est aussi disponible en haut à droite de l'aperçu d'une note:

Pour supprimer une note, un rappel ou un fichier, cliquez sur la corbeille au bout de la ligne et confirmez votre souhait de suppression en cliquant sur Supprimer.

CLOTURER UNE NOTE, un rappel ou un fichier

Vous pouvez clôturer une note pour signaler que la tâche indiquée sur celle-ci a bien été effectuée. Pour cela :

1. Il faut cliquer sur l'icone coche présente au survol, au bout de la ligne de la note, du rappel ou du fichier. Ainsi, la ligne est barrée.
2. Il est possible d'annuler cette clôture en recliquant sur cette coche, en cas d'erreur. La ligne ne sera plus barrée.

ACTIVITE DES CONTACTS

Il est possible de suivre l'activité de vos contacts professionnels :

• Depuis le module Contacts, dans l'onglet Activités : Vous pouvez voir l'activité de tous vos contacts et filtrer par type d'activité, par dates ou mot clef.
• Depuis le module Contacts, sur une fiche contact, dans l'onglet Activité : Vous pouvez voir l'activité pour ce contact et réaliser un suivi de ce contact plus aisément. Vous pouvez également filtrer par type d'activité (facture, devis, notes, API, directe).

L’onglet présente l’activité liée à votre contact de manière chronologique. La plupart des lignes d'activité sont ajoutées automatiquement en fonction de vos actions. Il est également possible d'en créer par API, ou manuellement en cliquant sur le +.

Ainsi vous verrez, en fonction des filtres appliqués :

• Qui a créé la fiche contact
• Si un devis a été édité, si son état a changé (refusé ou accepté) et quand pour ce contact
• Si une facture a été éditée, si son état a changé (en retard, impayée ou payée) et quand pour ce contact
• Les notes ajoutées liées au contact

ATTRIBUTION DE DOCUMENTS A UN CONTACT

Pour rappel, les étiquettes Clients et Fournisseurs permettent d'afficher les onglets Devis, Factures et Achats sur la fiche d'un contact.
Le nombre de documents attribués est indiqué dans une pastille au niveau du nom de l'onglet.

Attribution lors de l'édition d'un document

Lors de la création d'un document (devis ou facture), vous pouvez l'attribuer à un contact lorsque la partie concernant le client est complétée.

Attribution après avoir créé un document

Si vous n'avez pas lié votre document à un contact lors de son édition, vous pouvez le faire en un clic une fois que celui-ci est enregistré:

• Si le contact n'existe pas encore, cliquez sur Créer fiche contact.
• Si le contact existe déjà, cliquez sur Relier à un contact. Si le nom du client renseigné est similaire à celui de contacts ayant déjà une fiche, il vous sera proposé de relier votre document à l'un de ces contacts.

Lorsqu'une fiche contact est créée ou que le rattachement a bien été effectué le message suivant s'affiche en bas à droite de l'écran :

Proposition de rattachement

Lorsque vous créez des documents (factures, devis), vous pouvez ne pas les associer à une fiche contact. Ainsi, il se peut que certains documents créés ne soient pas rattachés à une fiche contact, même si elle existe :

1. Sur une fiche contact, dans l'onglet Factures et Devis, vous pouvez voir les documents liés à ce contact, mais aussi ceux non reliés au contact mais dont le nom du client est similaire à celui-ci.
2. Les documents non reliés proposés sont affichés différemment (gris et italique) que ceux reliés pour bien les visualiser.
   Dans l'exemple ci-dessous, dans l'onglet Factures de la fiche du contact "Ma petite entreprise", on peut voir qu'il est proposé "Ma petite entreprise belge". S'il s'agit du même client, il est possible de relier ce document au contact.
3. Pour relier un document à un contact, suivez les indications précédentes.

Historique des e-mails envoyés au contact

Sur une fiche contact, dans l'onglet E-mails, se trouve l'historique des mails envoyés au contact. Il est possible de

• Filtrer les e-mails par type :
  • Nouveau paiement
  • Changement d'état d'une absence
  • Envoi d'une facture
  • Envoi d'un devis
• Faire une recherche en saisissant dans la barre dédiée
• Filtrer par dernier évènement (mail envoyé, délivré, cliqué, hard bounce, erreur...)

Ainsi, il est possible de vérifier si un client a bien consulté son document ou reçu sa relance, ou si au contraire, il y a eu une erreur lors de l'envoi.

Il n'est pas possible de consulter le contenu du mail, mais uniquement de voir les détails le concernant : date, heure d'envoi, évènements, objet, type de mail, document associé, expéditeur et destinataire.

Pilotage du contact

Sur une fiche contact, dans l'onglet Pilotage, il est possible de voir les statistiques d'un contact concernant les ventes et les devis.

On peut notamment voir le chiffre d'affaires pour une période (exercice en cours, précédent, mois en cours ou précédent).

On peut voir également la répartition en fonction de différents critères (interlocuteur, état des documents, compte produit, catégorie...).

<< Comment gérer les congés payés ?

Comment changer de version ? >>