Comment gérer mes contacts sous wuro

Il est très pratique d'ajouter vos contacts dans wuro. Vous pourrez ainsi ajouter des factures, devis ou achats plus rapidement et avoir l'historique de chacun de vos contacts.

Ajouter un contact

module contact

  1. Dans le module Contacts cliquez sur Ajouter
    Ajout contact
  2. Renseignez le nom de la société, sa description, ses coordonnées (numéros de téléphone, adresse e-mail, adresse postale...) ainsi que les informations complémentaires concernant le contact.
    Sélectionner des étiquettes pour votre contact. Rangez vos contacts par étiquettes Fournisseurs ou Clients pour une organisation simplifiée. Ces étiquettes sont présentes par défaut.
    Ajout contact 1
    Ajout contact 2
  3. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer

Ajouter et attribuer des étiquettes

module contact

  1. Pour ajouter des étiquettes, rendez-vous dans le module Contacts.
  2. Cliquez sur l'un de vos contacts, puis sur Modifier
  3. Cliquez sur Gérer les étiquettes pour voir les étiquettes créées et en ajouter d'autres.
  4. Cliquez sur Créer une nouvelle étiquette
    Etiquettes1
  5. Indiquez un titre pour votre étiquette et choisissez la couleur de votre choix, puis cliquez sur ajouter.
    Creer etiquette
  6. L'étiquette est alors ajoutée à votre liste. Vous pouvez éditer vos étiquettes à tout moment en cliquant sur le petit crayon. Les étiquettes Clients et Fournisseurs étant créées de base, elles ne peuvent être modifiées.
    Liste etiquettes
  7. Pour attribuer des étiquettes à un contact, cliquez sur les étiquettes souhaitées dans la liste.
    Attribution etiquettes
  8. Les étiquettes choisies apparaitront sur la fiche du contact:
    Etiquettes attribuees
  9. Cliquez sur Enregistrer
  10. Si un contact a une étiquette Client, les onglets Factures et Devis seront affichés sur sa fiche.
    Si un contact a une étiquette Fournisseur, un onglet Achats s'affichera sur sa fiche.
    Si un contact a les 2 étiquettes, les 3 onglets s'afficheront sur sa fiche.

Modifier un contact

module contact

  1. Dans le module, Contacts filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
  2. Cliquez sur le nom du contact que vous voulez modifier
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Modifiez les informations que vous souhaitez.
  5. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

module contact

Supprimer un contact

  1. Dans le module Contacts, filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
  2. Cliquez sur le nom du contact que vous voulez supprimer.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Cliquez sur Supprimer Supprimer
  5. Confirmez votre choix.
    Confirmation supp contact

Ajouter un interlocuteur

module contact

  1. Dans le module Contacts, filtrez par étiquettes si nécessaire et recherchez votre contact.
  2. Cliquez sur le nom de l'entreprise dans laquelle vous souhaitez ajouter un interlocuteur
  3. Cliquez sur Ajouter un interlocuteur
    Ajout interlocuteur
  4. Remplissez les champs requis pour ajouter votre interlocuteur
    Interlocuteurc
  5. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
  6. La liste de vos interlocuteurs apparait comme ci-dessous. Si vous avez attribué des étiquettes à un interlocuteur, celles-ci seront affichées.
    Si vous avez indiqué un numéro de téléphone ou une adresse e-mail pour un interlocuteur, vous pourrez lui téléphoner ou envoyer un mail directement, via un service externe, en fonction des applications installées sur votre support.
    Interlocuteurs 1

module contact

Rechercher un contact ou un interlocuteur

Pour rechercher un contact ou un interlocuteur, recherchez parmi toutes les étiquettes ou filtrez.
Entrez son nom ou une partie de son nom.
Recherche contacts

A savoir : Contrairement aux noms des contacts, les noms d'interlocuteurs n'apparaissent pas dans la liste déroulante.

module contact

FUSIONNER DES CONTACTS

Vous avez la possibilité de fusionner vos contacts en cas de doublon par exemple.

Rendez-vous dans le module Contacts, puis cliquez sur Fusionner. Fusionner contacts

Clients fusion

Sélectionnez les contacts que vous souhaitez regrouper en un seul contact. Les informations et données du contact à fusionner feront partie de la fiche du contact conservé sélectionné, puis cliquez sur Suivant 1

Client fusion

Confirmez ensuite votre souhait de fusionner les deux contacts:
Fusion validation

Cliquez ensuite sur Fusionneret attendez que la fusion soit terminée Fusion traitement

Vous serez rebasculé sur la page des contacts et le contact conservé s'affichera en haut de la liste.

 

module contact

Importer des contacts

Vous avez la possibilité d'importer vos contacts depuis un fichier CSV sur votre espace wuro.

  1. Dans le module Contacts cliquez sur Importer
    Importer contact
  2. Sélectionnez le fichier comprenant vos produits à importer, cliquez sur Browse, puis sur Suivant.
    Fichier import pdt
  3. Paramétrez l'import de vos données en renseignant les champs correspondant aux en-têtes de colonnes de votre fichier, et en sélectionnant le bon séparateur. Choisissez les options que vous désirez.
    Import contacts procedure
  4. Vous obtenez ainsi un aperçu de votre import. Pensez à vérifier vos données avant l'import, si l'import ne fonctionne pas, pensez à vérifier le séparateur utilisé (; / ,), si une colonne est vide vous pouvez revoir le paramétrage et vérifier le nom des champs. Le sytème fonctionne comme pour l'import de produits.
    Import contact
  5. Lorsque tous les champs sont complétés correctement, l'import est correct également. EXEMPLE: Dans le cas ci-dessous, les parties Groupe et Suite de l'adresse sont complétées correctement. Pour la partie Ville, il n'est pas indiqué city dans le CSV, pour la partie Adresse, il est noté adress au lieu de address dans le CSV.
    Champs importer contacts ok
  6. Si vous devez réimporter votre fichier, cliquez sur Precedent. Si l'import correspond à vos attentes, cliquez alors sur Importer pdts ok

module contact

Exporter des contacts

Depuis votre espace, vous pouvez également exporter vos contacts, sous la forme d'un tableau CSV.

  1. Dans le module Contacts cliquez sur Exporter Exporter contacts
  2. Déplacez les données que vous souhaitez exporter dans le deuxième cadre.
    Export contacts wuro
  3. Choisissez d'exporter tous vos contacts ou seulement certains.
    Export etiquettes
  4. Cliquez sur Exporter les contacts

module contact

AJOUTER DES NOTES

Vous pouvez ajouter des notes, des rappels, sur vos fiches contacts, ayant l'apparence de post-its.

  1. Dans le module Contacts cliquez sur le contact pour lequel vous souhaitez ajouter une note
  2. Cliquez sur l'onglet Notes
    Notes onglet
  3. Indiquez un titre pour votre note, et notez les informations souhaitées. Mettez en forme votre texte, ajoutez un lien ou une pièce-jointe si besoin. Vous pouvez laisser votre note blanche, ou choisir une couleur pour mieux vous organiser (par type de rappel par exemple : facturation à ne pas oublier, client à recontacter...).
    Post it remplir
  4. Attribuez votre note à un ou plusieurs utilisateurs si nécessaire.
    Notifier user postit
  5. Créez un rappel à une date et heure précise pour cette note. Les personnes assignées recevront une notification sur Wuro et par mail.
    Rappel post it
  6. Cliquez sur Creer postitlorsque vous avez terminé.
  7. Votre note est alors créée. La pièce-jointe s'ouvrira dans un nouvel onglet.
    Post it cree
  8. Pour supprimer une note, cliquez sur la croix en haut à droite et confirmez votre souhait de suppression.
    Supp note

module contact

MODIFIER UNE NOTE

Une erreur, une faute de frappe, une pièce-jointe oubliée, un oubli de rappel ? Vous pouvez modifier votre note.

Pour cela, cliquez sur l'icône en haut à droite qui apparaît au survol de votre note et cliquez sur Modifier. Editer note

module contact

CLOTURER UNE NOTE

Vous pouvez clôturer une note pour signaler que la tâche indiquée sur celle-ci a bien été effectuée.

S'il n'y a pas de rappel sur la note

  1. La note peut être clôturée depuis le module Contacts > contact concerné > Notes en cliquant sur la coche:
    Cloturer note sans rappel
  2. Il est possible d'annuler cette clôture en recliquant sur cette coche, en cas d'erreur.

Si un rappel est ajouté sur la note

  1. Pour mémo, lorsqu'un rappel est ajouté pour une note, les personnes assignées recoivent une notification sur Wuro et par mail.
    La note peut être clôturée de deux façons :
    - Depuis le module Contacts > contact concerné > Notes, comme expliqué ci-dessus
    - Depuis la page Notifications Notifs
  2. Lorsque vous avez une notification, un rond bleu clignote Notif alerte
  3. Le rappel de votre note s'affiche ainsi :
    Notification
  4. Lorsque la tâche a été réalisée, vous pouvez cliquer sur la coche, ce qui clôturera votre note:
    Notif ok

module contact

ACTIVITE DES CONTACTS

Au sein d'une fiche contact, un onglet activité est présent.
Activite onglet

Il permet de réaliser un suivi par contact plus aisément. L’onglet présente l’activité liée à votre contact de manière chronologique.

Vous pouvez filtrer par type d'activité (Luminjo, Devis, Facture, Notes ...) pour en afficher qu'un ou plusieurs.
Filtrer type

Ainsi vous verrez, en fonction des filtres appliqués :

  • Voir si un devis a été édité, si son état a changé (refusé ou accepté) et quand pour ce contact
  • Voir si une facture a été éditée, si son état a changé (en retard, impayée ou payée) et quand pour ce contact
  • Les notes ajoutées liées au contact
  • Vos échanges via Luminjo avec ce contact
  • Vos échanges téléphoniques via Web2contact avec ce contact

Filtre activite type

module contact

ATTRIBUTION DE DOCUMENTS A UN CONTACT

Les étiquettes Clients et Fournisseurs permettent d'afficher les onglets Devis, Factures et Achats sur la fiche d'un contact.
Onglets achats devis factures


Attribution lors de l'édition d'un document
 

Lors de la création d'un document (devis ou facture), vous pouvez l'attribuer à un contact lorsque la partie concernant le client est complétée.
Ajouter aux contacts enregistrement

Attribution après avoir créé un document
 

Si vous n'avez pas lié votre document à un contact lors de son édition, vous pouvez le faire en un clic une fois que celui-ci est enregistré:

  • Si le contact n'existe pas encore, cliquez sur Créer la fiche contact. Creer fiche contact
  • Si le nom du client renseigné sur le document est similaire à celui de contacts ayant déjà une fiche, il vous sera proposé de rélier votre document à l'un de ces contacts en cliquant sur Relier au contact.Relier contact existant

Voici un exemple de rattachement. Le contact Petite entreprise du Nord n'existe pas. Wuro propose de lier facture créée à l'un des contacts suivants:
Exemple relier

  • Lorsqu'une fiche contact est créée ou que le rattachement a bien été effectué le message suivant s'affiche en bas à droite de l'écran :

Facture reliee contact

Proposition de rattachement

Si vous avez plusieurs clients avec des noms similaires, pour lesquels il y a eu des documents édités qui ne sont pas tous reliés à des contacts :

  1. Lorsque vous allez sur la fiche d'un contact ayant un nom similaire à d'autres contacts, puis dans Factures ou Devis.
  2. Vous verrez dans la liste des documents, ceux attribués à ce contact mais aussi, ceux dont les noms des clients sont similaires à celui-ci et n'étant pas reliés à un contact.
  3. Les documents proposés sont affichés différemment (gris et italique) que ceux rattachés pour bien les visualiser. Pour relier un document à un contact, suivez les indications ci-dessus.
    Proposition rattachement doc