Comment ajouter, modifier un bon de commande ou le transformer en facture ?

1Ouvrir un nouveau bon de commande

Dans Gestion commerciale › Liste des devis, bouton Nouveau devis

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion commerciale, puis sur Liste des devis.
2. Cliquez sur Nouveau devis, en haut à droite de la liste.
3. Dans l'onglet En-tête, sous Type, choisissez Bon de commande. L'aperçu du document, à gauche du formulaire, affiche alors « BON DE COMMANDE ».
4. Saisissez un Titre si vous le souhaitez, et choisissez son Affichage du titre.

Info :
Le formulaire est celui du devis, avec les mêmes onglets : En-tête, Émetteur, Client, Articles, Livraison, Acomptes et Réglages. Il fonctionne comme pour l'édition d'un devis.

2Renseigner le client et les articles

Onglets Client et Articles du formulaire

1. Dans l'onglet Client, cliquez sur Choisir un contact existant… et sélectionnez le client, ou cliquez sur Créer une nouvelle fiche.
2. Dans l'onglet Articles, le formulaire propose une ligne Article sans titre : cliquez sur Modifier l'article pour la renseigner. Pour reprendre un produit de votre catalogue, cliquez sur Importer un produit.

3Enregistrer le brouillon, puis le numéroter

En haut à droite du formulaire

1. Cliquez sur Créer le brouillon. La fiche du bon de commande s'ouvre avec l'état Brouillon, sans numéro : vous pouvez encore le modifier.
2. Pour lui attribuer son numéro, cliquez sur Modifier dans la fiche, puis sur Valider & Numéroter. Une fenêtre demande confirmation : « Valider ce devis ? Le devis passera en “En attente” et recevra son numéro définitif. Cette action est irréversible. » Cliquez sur Valider & Numéroter.

À noter :
Une fois numéroté, le bon de commande ne se supprime plus : le bouton Supprimer disparaît de sa fiche. Pour le retirer du circuit, passez-le à l'état Annulé.

4Modifier un bon de commande

Dans Gestion commerciale › Liste des devis, menu Actions de la ligne

1. La liste s'ouvre sur le filtre Hors brouillons : pour retrouver un brouillon, cliquez sur Brouillon ou sur Tous.
2. Cliquez sur Actions, au bout de la ligne du bon de commande, puis sur Modifier. Vous pouvez aussi cliquer sur la ligne pour ouvrir la fiche, puis sur Modifier.
3. Effectuez vos modifications : chaque changement est enregistré aussitôt, le message « Modifications enregistrées » le confirme.

5Changer l'état d'un bon de commande

Sur la fiche du bon de commande, section Changer l'état

1. Dans la liste, cliquez sur la ligne du bon de commande pour ouvrir sa fiche.
2. Dans le panneau de droite, sous Changer l'état, cliquez sur Accepter, Refuser ou Annuler. Une fenêtre demande confirmation ; pour Accepter, indiquez la Date d'acceptation. Cliquez sur Confirmer.
3. Depuis la liste, vous pouvez aussi cliquer sur l'état affiché dans la colonne État de la ligne et choisir Brouillon, En attente, Accepté, Refusé, Facturé ou Annulé.

6Transformer un bon de commande en facture

Sur la fiche du bon de commande, section Facturation

1. Ouvrez la fiche du bon de commande, puis, sous Facturation, cliquez sur Transformer en facture.
2. La facture est créée aussitôt en brouillon, avec le titre et les articles du bon de commande, et sa fiche s'ouvre dans le module Factures. Pour la compléter et la finaliser, suivez Comment créer une facture ?

Vérifier que ça a fonctionné

Astuce :
Dans Gestion commerciale › Liste des devis, filtre Brouillon ou Tous, votre bon de commande apparaît avec la mention « Bon de commande » dans la colonne Type, le nom du client, les montants HT et TTC et son état dans la colonne État. Tant qu'il n'est pas numéroté, la colonne Numéro affiche « Brouillon ».

En cas de problème

Mon bon de commande n'apparaît pas dans la liste

La liste des devis s'ouvre sur le filtre Hors brouillons et sur les trois derniers mois. Cliquez sur Brouillon ou sur Tous, puis élargissez la période avec le sélecteur 3 derniers mois, par exemple sur Toutes les dates.

Valider & Numéroter affiche « Mentions obligatoires manquantes »

Une ligne d'article est restée sans titre ni description : c'est le cas de la ligne Article sans titre proposée à l'ouverture du formulaire, si vous avez importé un produit sans la renseigner. Dans l'onglet Articles, complétez-la ou cliquez sur Supprimer cette ligne, puis cliquez de nouveau sur Valider & Numéroter.

Questions fréquentes