Comment créer une facture ?

Créer une facture

Sur le tableau de bord cliquez sur Factures,  puis sur le bouton Ajouter.

Remplissez les informations de votre client

En fonction du type de client, les champs varient.

Entrez le nom de l'entreprise à qui vous facturez. Si elle fait partie de vos contacts, elle sera proposée dans le menu descendant. Les champs suivants se rempliront automatiquement.

Vous pouvez également procéder ainsi : si vous entrez un nom d'interlocuteur et que celui-ci a déjà été enregistré dans vos contacts, les champs se rempliront automatiquement.

Sinon, entrez les informations concernant votre client. Toutes ces informations apparaîtront dans les premières lignes de votre facture.

Vous pouvez également entrer d'autres informations à propos de votre client.

Complétez les informations vous concernant

Dans la partie en haut à gauche vous concernant, les informations renseignées sont celles indiquées dans la partie Mon entreprise dans les paramètres.

Vous pouvez choisir un interlocuteur parmi les utilisateurs ou ne pas en indiquer, et préciser le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de votre choix.

Si vous êtes soumis au mécanisme d'autoliquidation, cochez la case présente afin que la mention "Services soumis au mécanisme d'autoliquidation - Conformément à l'article 196 de la directive du Conseil 2006/112/EC, la TVA sur ce service est due par le bénéficiaire du service." s'affiche en bas de votre document.

Deux options sont également présentes concernant vos conditions générales de vente.

Ajouter une adresse de livraison

En fonction de vos besoins, une option est disponible pour que vous puissiez ajouter une adresse de livraison. Dans informations de livraison, lorsque vous cliquez sur 
Les champs apparaissent. Il ne vous reste plus qu'à les compléter.

Après avoir enregistré votre facture, l'adresse de livraison apparaitra en haut à droite de celle-ci.

Ajouter un titre de document

Lorsque vous éditez une facture, vous avez la possibilité de lui attribuer un titre.

Choisissez le titre de votre choix. Ensuite, à vous de décider si vous souhaitez l'afficher ou non. Il peut être placé à droite ou au centre en haut de votre facture. Ne pas l'afficher permet d'afficher le titre uniquement en interne. Il ne sera pas visible par vos clients.

Dans

Choisissez la devise de votre facture.

Sélectionnez le mode de règlement que vous préférez (chèque, carte bleue, virement). Indiquez si le paiement est en cours ou s'il a déjà été effectué. Précisez les pénalités de retard.

La date limite de paiement est configurée par défaut dans les paramètres de votre entreprise. Si vous souhaitez changer la date limite pour ce paiement, cliquez dans le cadre et un calendrier apparaîtra.

Dans   , vous pouvez également changer les frais de port HT et la tva appliquée pour ceux-ci.

1. Cliquez sur Ajouter un produit / service.
2. Comme pour le destinataire de la facture, si votre produit se trouve déjà dans le catalogue, il sera proposé sous le champ. Le reste sera complété automatiquement.
   
    

   A savoir : si la gestion du stock est activée et qu'un stock a été indiqué pour votre produit, dans le module dédié, il vous sera proposé d'actualiser le stock lors de l'enregistrement de la facture.

   

3. Une option est également disponible si vous souhaitez enregistrer un produit/service dans votre catalogue, directement lors de la création de la facture.

   Sinon, entrez  les informations concernant votre produit le prix Unitaire, la remise si elle existe, la quantité de produits vendus et le montant de la TVA. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter 

   

A savoir : lorsque vous ajoutez plusieurs produits, vous avez la possibilité de réordonner vos lignes facilement, en déplaçant les blocs

Vous pouvez également déplacer une ligne d'une page à une autre. Si vous n'arrivez pas à déplacer une ligne vers une page, c'est car le système a calculé qu'il n'y a pas assez de place sur celle-ci pour garder une mise en page correcte.

1. Vous pouvez ajouter des lignes en-tête pour que votre facture soit plus claire par exemple. Pour cela, cliquez sur Ajouter un en-tête.
   
2. Renseignez alors un titre pour votre en-tête et cliquez sur Ajouter.
   
3. La ligne d'en-tête sera alors affichée. Voici un exemple :
   
4. En cliquant sur la ligne, vous pouvez la renommer ou la supprimer.

1. Vous pouvez faire le sous-total de certaines lignes produits, si vous souhaitez afficher le montant HT ou TTC pour un type de produit en particulier par exemple. Pour cela, cliquez sur Ajouter un sous-total.
   
2. Renseignez alors un titre pour votre ligne sous-total et cliquez sur Ajouter.
   
3. La ligne sous-total apparaitra de cette façon et le calcul se fait automatiquement. Elle peut-être renommée ou supprimée lorsqu'on clique dessus.
   
4. 
   Comme indiqué ci-dessus dans la partie "Choisir le ou les produits", vous pouvez déplacer vos lignes. Si vous avez oublié de créer une ligne produit, mais que vous avez déjà créé la ligne sous-total, vous pourrez les bouger comme désiré et le calcul se mettra à jour.
5. Dans l'exemple ci-dessous, l'en-tête et le sous-total ont été renommés, et une ligne produit a été ajoutée. Il y a bien eu un recalcul :
   

Lors de l'ajout d'une ligne de produit, vous pouvez indiquer la catégorie à laquelle il est rattaché. Vous pouvez également indiquer le compte produit correspondant. Rapprochez-vous de votre comptable pour connaître le code à renseigner.

Changer les options

Changez le modèle de document afin d'obtenir une facture qui ressemble à votre entreprise. Si vous n'avez pas créeé de modèle de documents pour votre entreprise, nous vous invitons à le faire dès maintenant en changeant les paramètres de l'entreprise.

Vous pouvez aussi changer la langue dans laquelle la facture est créée pour vos clients étrangers.

Choisissez par qui le document est visible : soit par tout le monde, soit par l'auteur (personne ayant créé le document) ou interlocuteur (dont le nom est indiqué dans la partie vous concernant)

A savoir : si un utilisateur possède le droit "Voir toutes les factures" alors il pourra voir toutes les factures, même celles pour lesquelles il a été indiqué Interlocuteur ou auteur. Ce droit peut notamment être attribué pour le service Comptabilité.

Ajouter des notes à une facture

Vous pouvez ajouter des notes et commentaires à votre facture en remplissant les champs commentaires. Ils seront visibles sur la facture.

Cliquez sur Enregistrer, votre facture est créée. Elle regroupe toutes les informations que vous avez préalablement indiquées et possède le bon modèle aux couleurs de votre entreprise.

Supprimer un brouillon

Attention : Les factures ayant un autre état ne peuvent être supprimées.

Retour au menu aide

Comment créer un devis en ligne ? >>