Comment créer une facture ?

1Ouvrir le formulaire de facture

Sur le tableau de bord, dans Factures > Liste des factures

1. En haut à droite de la liste, cliquez sur Nouvelle facture.
2. La page Créer une facture s'ouvre, avec le repère Brouillon. À gauche, l'aperçu du document se met à jour à chaque saisie ; à droite, le panneau d'édition et ses sept onglets En-tête, Émetteur, Client, Articles, Acomptes, Paiements, Réglages. L'onglet Client est ouvert.

2Renseigner le client

Onglet Client

1. Cliquez sur Choisir un contact existant et sélectionnez le client dans la liste, ou sur Créer un nouveau contact. Pour en changer ensuite, cliquez sur Changer de contact.
2. Choisissez le Type de client : Professionnel affiche le N° TVA et le SIREN sur la facture, Particulier n'affiche aucune mention société.
3. Complétez l'identité et l'adresse de facturation : Raison sociale du client et Adresse sont obligatoires ; Compte client peut s'afficher sur le document.
4. Renseignez si besoin les frais de port (Mode de livraison, Date de livraison, Frais de port HT, son taux de TVA et son compte produit) et l'adresse de livraison, ou cliquez sur Utiliser l'adresse de facturation.
5. Sous Interlocuteur, liez un interlocuteur existant du client pour pré-remplir civilité, e-mail et portable.
6. Sous Fiscalité, vérifiez le N° TVA intracommunautaire, le SIREN et le NIC, puis activez si la vente l'exige Livraison de biens dans les DOM ou Export / livraison intracommunautaire : la mention de TVA correspondante s'imprime sur la facture.

Info :
Pour en savoir plus sur les mentions obligatoires et leur application sur les factures, consultez la page dédiée. Un espace entreprise et des documents bien paramétrés évitent des factures erronées.

3Vérifier l'émetteur

Onglet Émetteur

1. Vérifiez le Nom de l'émetteur, pré-rempli avec le nom de votre entreprise, tel qu'il s'affichera sur le document ; laissez-le vide pour ne pas le faire apparaître.
2. Complétez Contact, l'adresse, le Téléphone et l'E-mail de votre choix : ce sont ceux qui s'impriment en haut de la facture. Ce que vous modifiez ici ne vaut que pour cette facture.
3. Sous Interlocuteur, indiquez si besoin l'identité du contact sur place ; c'est facultatif.

Info :
Ces champs sont pré-remplis avec les informations de votre entreprise, saisies dans les paramètres de l'entreprise.

4Donner un titre et des dates à la facture

Onglet En-tête

1. Saisissez un Titre si vous le souhaitez, puis choisissez son Affichage du titre : Ne pas afficher le titre, Afficher le titre à droite du document ou Afficher le titre au centre du document.
2. Vérifiez le Type (Facture) et la Date d'émission, obligatoire.
3. Renseignez la Date limite de paiement si vous en accordez une.

Info :
« Ne pas afficher le titre » le garde en interne : il n'apparaît ni sur l'aperçu ni sur le PDF envoyé au client.

5Ajouter les articles

Onglet Articles

1. Cliquez sur Ajouter un article. Dans l'éditeur, saisissez la Désignation librement, ou choisissez un produit du catalogue dans les suggestions pour reprendre son tarif et sa fiscalité ; complétez Description et Référence.
2. Sous Tarification, renseignez Prix unitaire HT, Quantité, Réduction et TVA : le Prix TTC se calcule.
3. Sous Classification, précisez le Type de produit (service ou marchandise) et la Catégorie ; sous Comptabilité, le Compte produit. Ajoutez une image si besoin, et activez Ajouter au catalogue pour retrouver l'article la prochaine fois.
4. Cliquez sur Retour aux articles. Pour reprendre un produit existant sans le ressaisir, cliquez sur Importer un produit et choisissez-le dans la recherche.
5. Structurez la facture avec Ajouter un titre et Ajouter un sous-total ; réorganisez les lignes avec Réordonner, et appliquez si besoin une Remise globale, en montant ou en pourcentage.

À noter :
Le type de produit compte : des mentions obligatoires peuvent s'appliquer automatiquement selon qu'il s'agit d'un service ou d'une marchandise, si toutes les conditions sont réunies. Rapprochez-vous de votre comptable pour le code et le nom du compte produit.

6Choisir les modes de paiement

Onglet Paiements, puis onglet Acomptes

1. Sous Modes de paiement acceptés, sélectionnez ceux que vous proposez au client : Carte bancaire, Chèque, Virement. Ils s'impriment sur la facture.
2. Pour un paiement partiel déjà convenu, ouvrez l'onglet Acomptes et ajoutez-y l'acompte.

À noter :
Les encaissements se saisissent après finalisation : tant que la facture est en brouillon, la section Paiements n'accepte aucun règlement.

7Réglages du document

Onglet Réglages

1. Choisissez la Langue de la facture et son Modèle de document ; Voir tous les modèles liste ceux de votre entreprise.
2. Ajoutez si besoin une Image d'en-tête, qui remplace le logo en haut de cette facture seulement, et le numéro de Bon de commande établi par votre client.
3. Vérifiez la Devise et choisissez une Règle de relance pour automatiser le suivi.
4. Rédigez vos Notes, visibles par le client sur le document, et votre Commentaire interne, qui ne l'est pas.

8Créer le brouillon, puis finaliser

En haut à droite du formulaire

1. Cliquez sur Créer le brouillon. La facture est enregistrée sans numéro et rejoint la liste avec l'état Brouillon : vous pouvez encore la modifier, la dupliquer ou la supprimer.
2. Pour lui attribuer son numéro, ouvrez le brouillon (dans la liste, Actions puis Modifier) et cliquez sur Finaliser. Une fenêtre demande confirmation : « Finaliser la facture ? Cette action est définitive : un numéro sera attribué et la facture ne pourra plus être modifiée (obligation comptable). » Cliquez sur Finaliser.

À noter :
Une fois finalisée, la facture porte un numéro, entre dans votre numérotation et ne se modifie plus. Pour l'annuler, créez un avoir.

Vérifier que ça a fonctionné

Astuce :
Dans Factures, votre facture apparaît en tête de liste avec son numéro et l'état « En attente » dans la colonne État. Tant qu'elle n'est pas finalisée, sa ligne affiche « Brouillon » à la place du numéro et dans la colonne État.

En cas de problème

Ma facture n'apparaît pas dans la liste

Le sélecteur de période au-dessus de la liste n'affiche que les trois derniers mois par défaut. Choisissez Toutes les dates, puis vérifiez le filtre d'état : Toutes montre aussi les brouillons.

Finaliser affiche « Mentions obligatoires manquantes »

Le nom du client ou son adresse de facturation manque. Retournez dans l'onglet Client, complétez Raison sociale du client et Adresse, puis cliquez de nouveau sur Finaliser.

Je ne peux pas saisir un paiement

La facture est encore en brouillon : la section Paiements n'accepte un encaissement qu'une fois le numéro attribué. Finalisez-la, puis saisissez le paiement.

Questions fréquentes