Comment déposer des justificatifs dans la bannette d’achats ?

1Visualiser les documents de la bannette d’achats

Dans Pilotage › Achats, onglet Bannette d’achats

La bannette d’achats permet aux utilisateurs de votre entreprise recevant des justificatifs d’achats de les déposer. Il s’agit du même principe qu’une bannette, posée sur le bureau de la personne qui s’occupe des charges de l’entreprise.

Dans le menu de gauche, cliquez sur Pilotage, puis sur Achats, et ouvrez l’onglet Bannette d’achats. La pastille de l’onglet indique le nombre de documents en attente de traitement.

L’onglet Bannette d’achats vous permet :

• de retrouver tous les documents ajoutés par les utilisateurs de l’entreprise ;
• de voir rapidement le nombre de documents à traiter (à transformer en achat, ou à supprimer en cas d’erreur ou de doublon) ;
• de filtrer par état avec la liste En attente, Transformé ou Tous : par défaut, seuls les documents en attente de traitement sont affichés ;
• de savoir qui a ajouté un document et quand, avec l’avatar de la personne et la colonne Ajouté le ;
• de voir l’état de la pré-reconnaissance automatique de chaque justificatif, avec l’icône en tête de ligne (reconnaissance désactivée, analyse en cours ou reconnaissance en erreur), et les colonnes Date, Montant, Numéro facture, désignations et Fournisseur ;
• d’ouvrir le document en cliquant sur sa ligne, et de rechercher ou trier les documents par Date, Fournisseur ou Ajouté le.

2Ajouter des documents à la bannette d’achats

Bouton Ajouter un document, en haut à droite de la bannette d’achats

Il peut s’agir de factures ou de tickets de caisse (carburant, restaurant…) au format PDF, de 25 Mo au maximum.

1. Cliquez sur Ajouter un document. La page Ajouter un document dans la bannette d’achats s’ouvre.
2. Sous Fichier, choisissez le document à déposer : son nom et son poids s’affichent sous le champ. Le bouton Enregistrer reste grisé tant qu’aucun fichier n’est choisi.
3. Activez Pré reconnaissance automatique si vous souhaitez que le fichier soit analysé afin de reconnaître et préremplir le formulaire avec les données trouvées. L’API OCR de Mistral AI est utilisée : votre fichier lui est transmis uniquement pour de la reconnaissance et de l’extraction de données.
4. Cliquez sur Enregistrer. Vous revenez à la bannette, où une ligne est créée pour le document déposé.

Pour relancer l’analyse d’un document déjà déposé, cliquez sur les points de suspension au bout de sa ligne, puis sur Relancer la reconnaissance.

Astuce :
Le message « Le document a été déposé dans la bannette. » s’affiche, et la ligne apparaît en tête de la liste avec l’état En attente.

3Supprimer un document de la bannette d’achats

Dans la bannette d’achats, au bout de la ligne du justificatif

1. Au bout de la ligne du justificatif, cliquez sur les points de suspension.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Dans la fenêtre Supprimer ce document ?, confirmez votre choix en cliquant sur Supprimer.

Le message « Document supprimé. » vous confirme que l’action a bien été effectuée, et la ligne disparaît de la bannette.

À noter :
La suppression d’un document de la bannette est irréversible, comme le rappelle la fenêtre de confirmation.

4Transformer un document de la bannette en achat

Dans la bannette d’achats, au bout de la ligne du justificatif

Les documents présents dans l’onglet Bannette d’achats ne sont pas considérés comme des achats de l’entreprise tant qu’ils ne sont pas transformés en achat.

1. Au bout de la ligne du justificatif, cliquez sur les points de suspension, puis sur Transformer en achat.
2. La page Enregistrer un achat s’ouvre, le justificatif déjà joint sous Fichier PDF : le lien Voir le fichier l’affiche.
3. Complétez les informations de l’achat (type, numéro de facture fournisseur, date, fournisseur, lignes, paramètres comptables, paiements), comme pour un nouvel achat.
4. Cliquez sur Enregistrer. Annuler vous ramène à la liste des achats sans rien enregistrer : le justificatif reste en attente dans la bannette.

Astuce :
Le message « Achat enregistré. » s’affiche et la liste des achats s’ouvre. Dans la bannette, le justificatif passe à l’état Transformé : il n’apparaît plus sous le filtre En attente, choisissez Tous ou Transformé pour le retrouver.

Déposer des documents dans la bannette d’achats depuis l’application Équipe Wuro

Sur votre téléphone, dans l’application Équipe Wuro

Si vous êtes souvent amené à effectuer des dépenses professionnelles (carburant, repas d’affaires, achat de matériel…) et que vous êtes régulièrement en déplacement, l’application « Équipe Wuro » peut vous faciliter la vie ! En effet, elle vous permet de déposer vos justificatifs d’achats (factures, tickets de caisse…) dans la bannette d’achats de l’entreprise, pour que la personne chargée de la comptabilité les ajoute ensuite aux achats. Elle est disponible sur Android (Google Play) et iOS (App Store).