Comment gérer ses achats : ajouter, modifier ou supprimer un achat ?

1Ouvrir le formulaire d’achat

Dans Pilotage › Achats, bouton Nouvel achat

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Pilotage, puis sur Achats. La liste de vos achats s’affiche.
2. En haut à droite, cliquez sur Nouvel achat. La page Enregistrer un achat s’ouvre : un seul formulaire, de haut en bas.

2Renseigner l’achat et son fournisseur

Page Enregistrer un achat, sections Informations et Fournisseur

Sous Informations, complétez les champs :

• Fichier PDF : le justificatif de l’achat, en PDF ou en image, de 25 Mo au maximum.
• Type : laissez Achat. Avoir achat sert à enregistrer un avoir, décrit plus bas.
• Numéro de facture fournisseur : le numéro qui figure sur la facture d’achat transmise par votre fournisseur.
• Période : le mois de rattachement, au format YYYY-MM, facultatif. Par exemple, pour préciser la période à laquelle une prestation a été réalisée.
• Date : la date figurant sur la facture d’achat ; Échéance : la date limite de paiement définie sur la facture ; Devise.

Sous Fournisseur, cliquez sur Choisir un fournisseur et sélectionnez un contact existant : sa Raison sociale et son Code fournisseur se remplissent depuis sa fiche. Sinon, saisissez-les, avec la TVA Intracommunautaire du fournisseur si elle est précisée sur la facture. Cochez Autoliquidation si votre facture d’achat est concernée par ce mécanisme (TVA non collectée par le fournisseur).

3Ajouter les lignes d’achat

Sections Lignes et Paramètres comptables du formulaire

1. Sous Lignes, renseignez la Désignation de la ligne 1, son Total HT et son Taux TVA : le montant de TVA et le total TTC se calculent, et le bloc Totaux se met à jour.
2. Cliquez sur Ajouter une ligne pour chaque ligne suivante. Plusieurs lignes d’achat sont notamment utiles lorsque votre achat a différents taux de TVA, ou si vous devez attribuer plusieurs comptes de charge à un même achat.
3. Sous Paramètres comptables, sélectionnez les Modes de paiement utilisés pour le règlement (Carte bancaire, Chèque ou Virement), les Catégories de la dépense, que vous créez dans l’onglet Types d’achats de la page Achats, et, si besoin, un Code analytique.

Selon votre palier :
Les comptes de charge et les comptes de TVA de vos achats relèvent de l’option Comptabilité, une option payante de Wuro. Leurs champs n’apparaissent sur le formulaire qu’une fois l’option « Je souhaite pouvoir remplir les informations comptables (Comptes TVA, comptes charges) sur mes achats et mes factures » cochée dans Paramètres › Entreprise › Comptabilité & fiscal. Plus vous remplissez de champs, plus les choses seront claires pour vous et votre comptable.

4Ajouter un paiement à l’achat

Section Paiements, en bas du formulaire

1. Cliquez sur Ajouter un paiement. Une ligne de paiement apparaît.
2. Renseignez la Date du paiement (nous vous conseillons de préciser la date de débit en banque, pour faciliter le rapprochement), le Montant débité, le Mode de paiement utilisé pour régler la facture et, si besoin, le N° pièce.
3. Pour un achat payé en plusieurs fois, cliquez à nouveau sur Ajouter un paiement : vous suivez ainsi quand chaque débit est intervenu. L’icône Supprimer ce paiement retire une ligne.

5Enregistrer l’achat

Bouton Enregistrer, en bas du formulaire

Cliquez sur Enregistrer. Vous revenez à la liste des achats, où votre achat apparaît en tête, à l’état En attente et sans numéro. Cliquez sur sa ligne pour ouvrir sa fiche : fournisseur, dates, lignes, totaux, paiements enregistrés et, si vous avez joint un fichier, le lien Ouvrir le document scanné.

Info :
L’achat reçoit son numéro lors de son premier changement d’état : sa fiche est titrée « Achat Brouillon » jusque-là.

Importer un achat scanné

Dans Pilotage › Achats, bouton Importer un achat

Pour partir de la facture reçue plutôt que d’un formulaire vide, cliquez sur Importer un achat, en haut de la liste des achats. Sur la page Importer un achat scanné, sélectionnez dans le champ Document le fichier de la facture fournisseur (PDF, PNG, JPG ou WebP, 25 Mo au maximum), puis cliquez sur Lancer l’OCR. Comme l’indique la page, Wuro extrait les informations du document ; vous corrigez ensuite les données avant d’enregistrer l’achat.

Changer l’état d’un achat

Liste des achats, colonne État

1. Dans la liste des achats, cliquez sur l’état affiché sur la ligne de l’achat et choisissez le nouvel état : Brouillon, En attente, À payer, Payé ou Non payé.
2. La fenêtre Changer l’état demande confirmation (« Passer de “En attente” à “À payer” ? ») : cliquez sur Confirmer.
3. Pour Payé, la fenêtre Régler l’achat s’ouvre à la place, avec le reste à payer : renseignez la Date, le Montant et le Mode du règlement, puis cliquez sur Régler et marquer payé. L’état est recalculé selon le total réglé.

Modifier un achat

Fiche de l’achat, bouton Modifier

Dans la liste des achats, cliquez sur la ligne de l’achat pour ouvrir sa fiche, puis sur Modifier, en haut à droite. Le formulaire est le même que pour un nouvel achat : changez les champs voulus, puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un achat

Liste des achats, menu ⋯ de la ligne

Dans la liste des achats, cliquez sur le menu ⋯ en bout de ligne (ou, sur la fiche de l’achat, sur Actions), puis sur Supprimer. La fenêtre Supprimer cet achat ? s’ouvre : cliquez sur Supprimer pour confirmer.

À noter :
La suppression est définitive. Pour annuler un achat tout en gardant sa trace, créez plutôt un avoir.

Créer un avoir pour un achat

Menu ⋯ de la ligne, puis page Enregistrer un avoir d’achat

1. Dans la liste des achats, cliquez sur le menu ⋯ de la ligne (ou sur Actions sur la fiche), puis sur Créer un avoir. La page Enregistrer un avoir d’achat s’ouvre, pré-remplie : le Type est Avoir achat, le fournisseur est repris, et la ligne reprend l’achat en montants négatifs.
2. Complétez les champs comme pour un achat, avec les informations de l’avoir annulant votre achat, puis cliquez sur Enregistrer l’avoir.

Info :
Un avoir peut aussi se saisir depuis Nouvel achat, en choisissant Avoir achat dans le champ Type.

Rechercher un achat

Liste des achats, champ Rechercher et bouton Filtres

Dans la liste des achats, le champ Rechercher trouve un achat par son numéro, son fournisseur ou son montant. Les boutons Tous, Brouillon, En attente, À payer, Payé et Non payé filtrent la liste par état. Pour une recherche plus précise, cliquez sur Filtres : la fenêtre Filtres avancés propose le N° de facture fournisseur, le Nom du fournisseur, un Montant min (TTC) et un Montant max (TTC), la Catégorie, le Moyen de paiement, le Compte de charge, le Compte de TVA, et les marquages Exportée, Exportée FEC, Autoliquidation et Rapprochement bancaire. Vous pouvez bien sûr cumuler les critères : cliquez sur Appliquer, ou sur Réinitialiser pour tout effacer.