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Comment gérer ses achats : ajouter, modifier ou supprimer un achat ?

Gérer vos achats vous aidera à mieux suivre vos dépenses et à faciliter le travail de votre comptable.

Ajouter un achat

Achats

Dans le tableau de bord, cliquez sur Achats  puis sur Add achat

Complétez les différents champs disponibles :

  • Numéro de facture : Il s'agit du numéro qui figure sur la facture d'achat transmise par votre fournisseur.
  • Code fournisseur : Il s'agit du code 401 associé à votre fournisseur par la comptable de votre entreprise.
  • Fournisseur : Le nom du fournisseur qui apparait sur la facture d'achat.
  • TVA Intracommunautaire : Le numéro de TVA intra de votre fournisseur si précisé sur la facture.
  • Période : Il est utile de compléter ce champ pour plus de précision selon les cas. Par exemple, pour préciser la période à laquelle une prestation a été réalisée.

Sélectionnez les différentes dates relatives à votre achat :

  • Date d'achat : Il s'agit de la date figurant sur la facture d'achat.
  • Date limite de règlement : Il s'agit de la date limite de paiement qui a été définie sur la facture.
  • Date de règlement : Il s'agit de la date à laquelle le paiement est intervenu. Nous vous conseillons de préciser la date de débit en banque faciliter le rapprochement.

Précisez d'autres informations pour votre achat :

  • Mode de règlement : Si un ou plusieurs modes de règlement ont été utilisés pour payer l'achat, cochez ceux correspondant. Ceux-ci peuvent être ajoutés dans les paramètres.
  • Type d'achat : A titre informatif, vous pouvez indiquer un type d'achat pour mieux suivre vos dépenses dans le module statistiques.
  • Services soumis au mécanisme d'autoliquidation : Cocher cette case est important si votre facture d'achat est concernée par le mécanisme d'autoliquidation, car elle permet de garantir une gestion conforme des charges associées.

Vous pouvez ajouter le PDF de votre facture d'achat :

  • La pré-reconnaissance automatique est cochée par défaut. Celle-ci permet d'analyser votre PDF afin de préremplir votre formulaire avec toutes les données trouvées.
  • Si vous décochez la pré-reconnaissance, le PDF sera ajouté et les différents champs seront à remplir manuellement.

Plusieurs lignes d'achat peuvent être ajoutées. Cela est notamment utile lorsque votre achat a différents taux de TVA, ou si vous devez attribuer plusieurs comptes charges à un même achat :

  • Indiquez un titre pour retrouver votre achat plus facilement. Par exemple nomfournisseur-motif-tva-date ou nomfournisseur-motif-charge-date
  • Précisez les montants HT, TVA et TTC.
  • Si vous possédez l'option FEC, vous pouvez compléter le nom et le code du compte charge.
  • Si vous disposez de l'option FEC, vous pouvez préciser le nom et le code du compte TVA.

Plus vous remplissez de champs, plus les choses seront claires pour vous et votre comptable.

Une fois les champs complétés vous pouvez décider de sauvegarder votre achat en brouillon ou de l'enregistrer. Si vous l'enregistrez, il ne pourra pas être supprimé et devra faire l'objet d'un avoir.

Achats ajout wuro

Modifier l'état d'un achat

  1. Pour modifier l'état d'un achat, rendez-vous dans le module Achats, et recherchez l'achat que vous souhaitez modifier.
  2. Deux options s'offrent à vous. La première : Cliquez directement sur l'état et choisissez celui de votre choix. Sinon, cliquez sur l'icône Modifier Crayonpour aller dans le mode édition et sélectionnez l'état de votre choix : A payer, en attente ou payé.

Modifier un achat

  1. Pour modifier un achat, rendez-vous dans le module Achats, et recherchez l'achat que vous souhaitez modifier.
  2. Cliquez sur l'icône Modifier Crayon
  3. Changez les champs que vous souhaitez modifier comme lorsque vous ajoutez un achat.
  4. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer

Supprimer un achat

  1. Dans le module Achats, recherchez l'achat que vous souhaitez supprimer. Seuls les achats en brouillon peuvent être supprimés.
  2. Cliquez sur l'icône Modifier Crayon
  3. Cliquez sur Supprimer l'achat
  4. Une fenêtre va s'ouvrir en vous demandant de confirmer votre action. Cliquez sur Supprimer.

Ajouter un avoir pour un achat

  1. Dans le module Achats, recherchez l'achat pour lequel vous souhaitez ajouter un avoir.
  2. Cliquez sur l'icône Modifier Crayon
  3. Cliquez sur Créer un avoir.
  4. Remplissez les différents champs comme lorsque vous ajoutez un achat, avec les informations de l'avoir annulant votre achat.
  5. Sauvegardez ou enregistrez de façon définitive.

Rechercher un achat

Rechercher achat

Vous pouvez rechercher un ou des achats que vous avez déjà enregistré(s) à l'aide de plusieurs critères :

  • Une période donnée : Vous savez que votre achat a été effectué la première semaine du mois de juin 2014. Sélectionnez du 02/06/2014 au 06/06/2014.
  • Un montant : Votre relevé indique  -54,99 € mais vous ne rappelez plus ce que vous avez acheté ? Entrez ce montant et trouvez tous vos achats de ce montant.
  • Un moyen de paiement : Chèque, Paypal ou par virement...
  • Un code client : Vous savez que votre achat concerne Amazon et vous mettez donc le code client AMZN (votre code client Amazon).
  • Son nom : Vous avez acheté une photocopieuse ? Pour la retrouver il ne vous reste qu'à entrer "Photocopieuse" dans Désignation.

Vous pouvez bien sûr cumuler les critères pour une recherche très spécifique.

Pour voir si un PDF a été ajouté pour un achat, un pictogramme est affiché sur la ligne de l'achat.

Pictogramme pdf achat wuro