Stages : Quelles sont les obligations de l'employeur ?

Conditions de recours à un stagiaire

Les stagiaires ne sont pas comptés comme des salariés, puisqu'il n'y a pas de contrat de travail établi. C'est-à-dire, qu'ils ne sont pas pris en compte dans l’effectif de l'entreprise.

Il n’y a pas de déclaration préalable à l’embauche à établir, mais ils doivent être inscrits dans le registre du personnel. En effet, ce registre ne doit pas comporter uniquement les informations concernant les salariés, il doit aussi inclure celles des stagiaires (nom, prénom, dates de début et fin de stage, tuteur, lieu de travail) dans une partie spécifique. Celles-ci sont conservées 5 ans à partir de la date de fin de stage. Cela améliore la transparence à propos du recours abusif aux stagiaires.

Une entreprise ne peut donc pas recourir à un stagiaire pour :

• Remplacer un salarié absent (suspension, licenciement)
• Occuper un emploi saisonnier
• Réaliser des tâches dangereuses
• Effectuer les tâches régulières d’un poste permanent (pas d’obligation de production)
• Remédier à un accroissement temporaire d’activité
• Faire un stage sans être inscrit dans un cursus scolaire ou universitaire

Délai de carence

D'après l'article L124-11 du Code de l'éducation, entre deux stages, un délai d’un tiers de la durée du stage précédent doit être respecté avant qu’un autre stagiaire occupe le même poste, sauf si la décision d’arrêter le stage vient du stagiaire.

Droits et avantages des stagiaires

Suite à l'application de la loi n° 2014-788 concernant l’encadrement et le développement des stages, datant du 10 juillet 2014, les droits des stagiaires et les règles qu'ils doivent respecter sont les mêmes que pour les salariés (article L124-12 du Code de l'éducation) :

• Attribution de titres restaurant possible et accès au restaurant d’entreprise
• Activités proposées par le CSE
• Prise en charge des frais de transports
• Congés et aurotirisations d'abence en cas de grossesse, d’adoption ou paternité (article L124-13 du Code de l'éducation)
• Autorisations d’absence et congés pour les stages de plus de 2 mois (prévu dans la convention)
• Règles applicables : horaires, temps de travail, sécurité, hygiène, jours fériés, repos … (article L124-14 du Code de l'éducation)

D'autre part, un stagiaire est couvert par l’assurance d’étudiant ou en tant qu'ayant droit des parents.

Documents en cas de recours à un stagiaire

Pour recourir à un stagiaire, il faut obligatoirement qu'une convention de stage soit établie. Celle-ci doit être signée par les parties (l'entreprise (représentant légal et/ou tuteur de stage), l'école et le stagiaire), afin de pouvoir débuter le stage.

A la fin du stage, une attestation de stage signée par le représentant de l’organisme d’accueil est remise au stagiaire, conformément à l'article D124-9 du Code de l'éducation. Celle-ci précise le nombre d'heures réalisées, et la rémunération perçue (si prévue).

La durée maximale d'un stage

La durée maximale d’un stage dans une même entreprise est de 6 mois (924 heures maximum pour une année, si les jours ne sont pas consécutifs). Avant la loi du 10 juillet 2014 relative à l'encadrement des stages, cette durée pouvait être dépassée en cas d’interruption de la formation pour l’exercice d’une activité permettant d’acquérir des compétences la concernant, ou s’il s’agissait un cursus pluriannuel de l’enseignement supérieur.

La gratification d'un stagiaire

Le stage est obligatoirement rémunéré s’il est de plus de 2 mois. Le montant minimum de la gratification de stage correspond à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Le plafond de la sécurité sociale est modifié chaque année. Il se peut donc que le montant de la gratification évolue pendant le stage. Le montant de la gratification tient compte du nombre d’heures de présence effective. Il est précisé dans la convention de stage ou défini par la convention collective.

Nombre de stagiaires par entreprise

Afin d’éviter le recours abusif aux stagiaires, depuis Octobre 2015, le nombre de stagiaires dans une entreprise est limité, selon l’effectif de l’organisme d’accueil (Article L124-8 du Code de l'éducation). Le nombre de convention de stage en cours pendant la même la semaine ne peut être supérieur à :

• 3 si l’effectif est de moins de 20 salariés
• 15% de l’effectif total pour un organisme d’au moins 20 salariés

Il peut être dépassé s’il s’agit d’une formation en milieu professionnel :

• 5 stagiaires si l’effectif est de moins de 3 salariés
• 20% si au moins 30 salariés

Le nombre de stagiaires par tuteur est aussi limité à 3 dans la même période. 

Sanctions applicables

D'après l'article L124-17 du Code de l'éducation, si l’employeur ne respecte pas les règles d’encadrement du stage, il risque :

• Jusqu’à 2000 euros par stagiaire concerné
• Jusqu’à 4000 euros si une infraction est de nouveau commise