Embauche : quelles démarches effectuer avant l'arrivée d'un salarié ?

Pour remplir ces formalités il faut se rapprocher d’organismes le plus souvent publics mais quelques fois privés. L’employeur doit effectuer les procédures suivantes pour être en règle avec la législation.

Etape 1 : Déclaration préalable à l’embauche : la DPAE

Anciennement appelée DUE (déclaration unique d’embauche), la DPAE s’effectue auprès de l’URSSAF ; au plus tôt 8 jours avant l’embauche du salarié.

La DPAE a pour but :

• d’immatriculer la société au régime général de la sécurité sociale et d’assurance chômage (lors de l’embauche du premier salarié)
• d’immatriculer le salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM)
• d’établir un pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)

Vous pouvez désormais faire cette déclaration en ligne, pour cela rendez vous sur : http://www.net-entreprises.fr/html/dpae.htm

Attention ! Le non-respect de la procédure entraîne des sanctions judiciaires car elle s’apparente à une infraction de travail dissimulé.

Etape 2 : Mise à jour du registre du personnel

Chaque entreprise est tenue de mettre à jour un registre unique du personnel comportant les informations suivantes :

• Informations du salarié : Nom, prénoms, date de naissance, sexe et nationalité
• Informations sur le poste : Type de contrat, date d’entrée du salarié et qualification

Lors d’une nouvelle embauche les informations du salarié doivent être saisies dans le registre unique du personnel.

Etape 3 : Prendre contact avec l'organisme de retraite

Pour chaque nouvel employé, l’employeur doit prendre contact avec l’organisme de retraite avec lequel il a souscrit un contrat et accomplir les démarches d’affiliation du salarié à l’AGIRC (salarié cadre) ou l’ARRCO (ensemble des salariés).

De la même manière, l’employeur doit se rapprocher de son organisme de prévoyance santé pour ajouter le nouveau salarié au contrat.

Etape 4 : Accueil du salarié

Pour favoriser une gestion efficace des RH, une société doit assurer les points suivants :

• Enregistrer les données personnelles du salarié dans les logiciels de gestion du personnel de l’entreprise, lui attribuer des accès et une boîte mail si nécessaire,
• Prévoir le matériel nécessaire à la réalisation des missions du salarié : les badges ou codes d’accès des locaux,  le poste de travail, le matériel (porte documents, blouse, chaussures de sécurité…),
• Préparer les documents utiles à remettre au nouveau salarié (convention collective, livret d’accueil, documents relatifs à la sécurité, organigramme de la société…),
• Formation liée aux risques de son poste.

Etape 5 :  Visite médicale d’embauche

Tout salarié nouvellement embauché doit passer une visite médicale à la médecine du travail. C’est l’employeur qui se charge d’organiser le rendez-vous auprès de l’organisme compétent.
La visite permet de contrôler l’aptitude du salarié à effectuer les missions qui lui seront confiées. Elle est obligatoire pour tous les secteurs de métiers.

Pour en savoir plus: http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F23107.xhtml