Embauche : quelles démarches effectuer avant l'arrivée d'un salarié ?

Pour remplir les formalités liées à l'embauche des salariés, il faut se rapprocher d’organismes le plus souvent publics mais quelques fois privés. L’employeur doit effectuer les procédures suivantes pour être en règle avec la législation.

Etape 1 : Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Anciennement appelée DUE (déclaration unique d’embauche), la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) s’effectue auprès de l’URSSAF, au plus tôt 8 jours avant l’embauche du salarié.

La DPAE a pour but :

• d’immatriculer la société au régime général de la sécurité sociale et d’assurance chômage (lors de l’embauche du premier salarié)
• d’immatriculer le salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM)
• d’établir un pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)

Il est possible de remplir une déclaration papier, mais le plus simple est de la faire en ligne via le site de net-entreprises.fr. D'ailleurs, la DPAE doit obligatoirement être réalisée par voie électronique pour les entreprises ayant adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

Sanction en cas de DPAE non réalisée

Le non-respect de la procédure entraîne pour l'employeur des sanctions civile, administrative et pénale, car elle s’apparente à un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié :

• régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées
• amende de 1266€ par salarié concerné
• personne morale : amende de 225 000€ et placement sous surveillance judiciaire
• personne physique : 45 000€ d'amende et 3 ans d'emprisonnement

Etape 2 : Mise à jour du registre du personnel

A chaque nouvelle embauche, les informations du salarié doivent être saisies dans le registre unique du personnel.

Chaque entreprise est tenue de mettre à jour un registre unique du personnel comportant notamment les informations suivantes :

• Informations du salarié : Nom, prénoms, date de naissance, sexe et nationalité
• Informations sur le poste : Type de contrat, date d’entrée du salarié et qualification

Etape 3 : Affiliation à l'organisme de retraite

Pour chaque nouvel employé, l’employeur doit prendre contact avec l’organisme de retraite avec lequel il a souscrit un contrat et accomplir les démarches d’affiliation du salarié à l'Agirc-Arrco. 

Cette affiliation s'effectue en transmettant de façon dématérialisée la déclaration sociale nominative (DSN).

Par ailleurs, l’employeur doit également se rapprocher de son organisme de prévoyance santé pour ajouter le nouveau salarié au contrat.

Etape 4 : Accueil du salarié

Pour favoriser une gestion efficace des Ressources Humaines, une entreprise doit assurer les points suivants :

• Enregistrer les données personnelles du salarié dans les logiciels de gestion du personnel de l’entreprise, lui attribuer des accès et une boîte mail si nécessaire,
• Prévoir le matériel nécessaire à la réalisation des missions du salarié : badges ou codes d’accès des locaux, poste de travail, matériel (fournitures, blouse, chaussures de sécurité…),
• Préparer les documents utiles à remettre au nouveau salarié (convention collective, livret d’accueil, documents relatifs à la sécurité, organigramme de la société…),
• Formation liée aux risques de son poste.

Etape 5 : Visite médicale d’embauche

Tout salarié nouvellement embauché doit passer une visite médicale à la médecine du travail, appelée visite d'information et de prévention. L'employeur informe la médecine du travail de l'embauche d'un nouveau salarié (en ligne via l'outil mis à disposition par l'organisme, par téléphone le cas échéant), puis un rendez-vous est fixé. 
La visite permet de contrôler l’aptitude du salarié à effectuer les missions qui lui seront confiées. Elle est obligatoire pour tous les secteurs de métiers, mais il existe des cas de dispenses.

Embauche d'un nouveau salarié : quelles sont les démarches ? (formalités et documents)