Le registre du personnel

Le registre du personnel est un document regroupant des informations concernant les salariés. Sa tenue est obligatoire pour toute entreprise ou établissement et permet d’assurer la transparence des emplois.

Quand établir le registre du personnel ?

L’employeur doit le compléter dès la première embauche quel que soit l’effectif. Il est mis à jour en cas de changements d’informations, à chaque embauche et départ.

Forme du registre

Le Code du travail n’impose pas une forme spécifique. Il s’agit généralement d’un document papier (feuilles, cahier, bloc-notes…) mais il est toléré que le format soit numérique s’il contient les mêmes garanties de contrôles que le support papier. L’identification et vérification des informations doit être simple.

Qui est concerné ?

D’une part, toute entreprise, établissement employant des salariés doit tenir un registre du personnel, sauf les associations utilisant le chèque emploi associatif et les particuliers employeurs.

D’autre part, tous les salariés doivent être inscrits dans le registre (quel que soit le type de contrat, en cas de mise à disposition du salarié par une agence d’intérim, travailleurs à domicile), ainsi que les stagiaires.

Registre du personnel

Contenu du registre

  • Inscription indélébile des informations dans l’ordre chronologique des embauches
  • Identification du salarié (nom, prénoms, sexe, nationalité, date de naissance)
  • Poste (emploi, type de contrat, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise)
  • Copie des déclarations de détachement (indiquées dans les articles R. 1263-3, R. 1263-4 et R. 1263-6 du code du travail) annexée au registre
  • Si une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : date de l’autorisation ou date de la demande d’autorisation
  • Pour les travailleurs étrangers : inscrire le type et numéro d’ordre du titre autorisant le travail, annexer au registre la copie des titres
  • Pour les stagiaires : Rubrique spécifique pour différencier des salariés, nom et prénoms du tuteur
  • Pour les salariés temporaires : mention "salarié temporaire", nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire
  • Mention "salarié à temps partiel" pour les salariés ne travaillant pas à temps plein
  • Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : indiquer la mention "mis à disposition par un groupement d’employeurs", nom et adresse

Conservation des données

Les informations inscrites dans le registre du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié. En cas de changement de registre, les informations doivent être reportées afin de respecter le délai de conservation.

Sanctions

Le registre du personnel doit pouvoir être présenté en cas de contrôle inopiné de l’inspection du travail. Son absence, incomplétude ou toute information inexacte ont pour conséquence une même sanction pénale pour l’employeur :

  • personne physique : amende de 750€ au maximum par salarié concerné
  • personne morale : jusqu’à 3750€ d’amende par salarié concerné

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