Le registre du personnel

Échéance

Quand établir le registre du personnel ?

L’employeur doit compléter le registre du personnel dès la première embauche quel que soit l’effectif. Il est mis à jour en cas de changements d’informations, à chaque embauche et départ.

Le registre s’ouvre dès la première embauche et se met à jour à chaque embauche, départ ou changement d’information.

Personnes

Qui est concerné par le registre du personnel ?

D’une part, toute entreprise, établissement employant des salariés doit tenir un registre du personnel, sauf les associations utilisant le chèque emploi associatif et les particuliers employeurs.

D’autre part, tous les salariés doivent être inscrits dans le registre (quel que soit le type de contrat, en cas de mise à disposition du salarié par une agence d’intérim, travailleurs à domicile), ainsi que les stagiaires (Article D1221-23-1 du Code du travail).

Info :
Salariés et stagiaires y figurent. Tous les salariés, quel que soit leur contrat, y sont inscrits, ainsi que les stagiaires.

Toute entreprise qui emploie des salariés tient un registre, sauf les associations au chèque emploi associatif et les particuliers employeurs.

Contenu

Forme et contenu du registre du personnel

Forme du registre du personnel

Le Code du travail n’impose pas une forme spécifique. Il s’agit généralement d’un document papier (feuilles, cahier, bloc-notes…) mais il est toléré que le format soit numérique s’il contient les mêmes garanties de contrôles que le support papier (Article L8113-6 du Code du travail). L’identification et vérification des informations doivent être simples.

Contenu du registre du personnel

Les articles D1221-23 à D1221-25 du Code du travail précisent le contenu du registre du personnel :

• Inscription indélébile des informations dans l’ordre chronologique des embauches
• Identification du salarié (nom, prénoms, sexe, nationalité, date de naissance)
• Poste (emploi, type de contrat, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise)
• Copie des déclarations de détachement (indiquées dans les articles R. 1263-3, R. 1263-4 et R. 1263-6 du code du travail) annexée au registre
• Si une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : date de l’autorisation ou date de la demande d’autorisation
• Pour les travailleurs étrangers : inscrire le type et numéro d’ordre du titre autorisant le travail, annexer au registre la copie des titres
• Pour les stagiaires : Rubrique spécifique pour différencier les stagiaires des salariés, nom et prénoms du tuteur
• Pour les salariés temporaires : mention "salarié temporaire", nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire
• Mention "salarié à temps partiel" pour les salariés ne travaillant pas à temps plein
• Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : indiquer la mention "mis à disposition par un groupement d’employeurs", nom et adresse

Astuce :
Le format numérique est toléré. Il faut qu’il offre les mêmes garanties de contrôle que le papier, avec une identification et une vérification des informations simples.

Aucune forme n’est imposée, mais les informations du salarié et de son poste doivent y figurer dans l’ordre chronologique des embauches.

Conservation

Conservation des données du registre du personnel

Conformément à l'article R1221-26 du Code du travail, les informations inscrites dans le registre du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié. En cas de changement de registre, les informations doivent être reportées afin de respecter le délai de conservation.

Gardez les informations 5 ans après le départ du salarié, et reportez-les en cas de changement de registre.

Sanctions

Sanctions liées au registre du personnel

Le registre du personnel doit pouvoir être présenté en cas de contrôle inopiné de l’inspection du travail (Article R1227-7 du Code du travail). Son absence, incomplétude ou toute information inexacte ont pour conséquence une même sanction pénale pour l’employeur :

• personne physique : amende de 750€ au maximum par salarié concerné
• personne morale : jusqu’à 3750€ d’amende par salarié concerné

À noter :
Le registre doit pouvoir être présenté sans préavis. L’inspection du travail peut le demander lors d’un contrôle inopiné.

Un registre absent, incomplet ou inexact est sanctionné par une amende par salarié concerné.

Questions fréquentes

Aller plus loin

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