Réalisation obligatoire de l’entretien professionnel tous les 2 ans

Distinction

Différence entre entretien individuel et professionnel

Il ne faut pas confondre les entretiens individuels avec les entretiens professionnels. En effet, il ne s'agit pas seulement d'une évaluation ou d'un bilan du travail du salarié sur une période donnée. Mais il s'agit bien de parler d'avenir et de cerner les perspectives d'évolution professionnelle du salarié, à une échelle plus grande que le poste occupé.

L’entretien professionnel ne dresse pas un bilan du travail passé : il porte sur l’avenir et les perspectives d’évolution du salarié.

Contenu

Contenu de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel aborde obligatoirement les points suivants :

• l’évolution professionnelle du salarié (en termes de qualification et d’emploi)
• les questions à propos du suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié
• l’évaluation de l’employabilité du salarié
• la réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel

Quatre points sont obligatoires : évolution, suivi des formations, employabilité et projet professionnel.

Salariés

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

Tous les salariés sont concernés par l’entretien professionnel :

• Quels que soient la taille de l’entreprise et son secteur d’activité
• Quelle que soit leur durée de travail (temps plein ou partiel)
• Quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, Contrat aidé, Contrat d’apprentissage…)
• A partir de 2 ans d’ancienneté

Tous les salariés sont concernés, à partir de 2 ans d’ancienneté.

Préparation

Préparation de l’entretien professionnel

Pour bien préparer les entretiens et qu’ils se passent au mieux, veillez à :

• Informer les salariés sur l’entretien professionnel, en leur donnant un guide par exemple
• Prévoir une durée d’entretien d’au moins deux heures
• Fixer les dates d’entretiens et horaires en fonction de la disponibilité des salariés et du manager
• Prévenir les salariés un mois minimum avant la date de leur entretien
• Remettre une grille de préparation aux salariés (informations sur le poste actuel, sur l’évolution professionnelle, les besoins et les objectifs…)
• Choisir un endroit calme pour effectuer l’entretien
• Prévenir lorsqu’un entretien se déroule pour ne pas être interrompu

Les questions à se poser avant un entretien professionnel

Pour que cet entretien professionnel soit une réussite il faut que le salarié et l'employeur le préparent. Pour le salarié, il convient de se poser des questions et de s'auto-évaluer, faire un point sur sa fonction actuelle :

• Quel a été mon parcours depuis mon entrée dans l'entreprise ?
• Suis-je satisfait du poste que j'occupe ?
• Quel est le domaine qui m'intéresse le plus dans mon travail ?
• Quels sont mes points forts, mes points faibles ?

Il peut également s'interroger sur le devenir de l'entreprise :

• Une idée de la stratégie, des objectifs à venir de l'entreprise ?
• Quels sont les besoins nécessaires à la réussite de ces objectifs ?
• Quelle peut être ma contribution à ces changements ?
• Cette contribution nécessite-t-elle de nouvelles compétences de ma part ?
• Ces compétences sont-elles acquises ou nécessitent-elles une formation ?

L'employeur peut s'interroger sur les points suivants :

• Quel est le parcours du salarié : postes occupés, missions confiées, formations suivies...
• Dans le cadre de sa fonction actuelle, quels sont les points forts du salarié, les compétences qu’il doit encore acquérir ou développer pour évoluer ?
• La stratégie de l'entreprise : les objectifs sont-ils sur le point d'évoluer ? Quels sont les changements ?
• Quelles actions envisagez-vous de proposer ou conseiller au salarié pour lui permettre de progresser dans sa fonction actuelle ou répondre aux futurs besoins de l'entreprise ?

Astuce :
Prévoyez au moins deux heures, un mois à l’avance. Remettez une grille de préparation aux salariés et choisissez un endroit calme.

Salarié et employeur préparent l’entretien : le salarié s’auto-évalue, l’employeur revoit son parcours et la stratégie de l’entreprise.

Objectifs

Objectifs de l’entretien professionnel

Pour l’employeur, l’objectif est de :

• Respecter la législation
• Faire le rapprochement entre les objectifs stratégiques de l’entreprise et les aspirations professionnelles des salariés
• Savoir quelles actions collectives et individuelles sont à accomplir (besoins de formation, préparation du plan de formation)
• Repérer des situations sensibles et/ou à risque, optimiser l’employabilité des salariés
• Favoriser la réflexion sur les problématiques RH (santé, pénibilité…)

Pour les salariés, l’entretien professionnel permet :

• D’exprimer ses souhaits
• D’être informé sur l’entreprise (évolution prévisible en matière d’emploi et de stratégie)
• Clarifier son positionnement et projet professionnel (compétences, évolution professionnelle, motivations…)

Les entretiens professionnels sont constructifs pour le salarié et l'entreprise

Au-delà de l'obligation, les entretiens professionnels peuvent s'avérer constructifs aussi bien pour le salarié que l'entreprise. L'entretien professionnel est le moment opportun pour évaluer les compétences du salarié sur le poste qu'il occupe, et pour définir ensemble d'éventuels besoins afin d'évoluer, mais pas uniquement.

Ces perspectives d'évolution peuvent être mises au service des objectifs stratégiques de l'entreprise, et ainsi initier une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Le but est d'anticiper les besoins en ressources humaines à court et moyen termes.

Ainsi, l'entretien professionnel peut être orienté de manière à être constructif et développer les compétences des salariés en fonction des choix stratégiques adoptés par l'entreprise. Il permet donc à la fois de répondre à un besoin d'évolution du salarié, mais aussi aux besoins à court ou moyen termes de l'entreprise. L'entretien professionnel est également un bon moyen de recueillir les besoins de formation et d'adapter son plan de développement des compétences en conséquence.

Info :
Un entretien utile aux deux parties. Il peut initier une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et recueillir les besoins de formation.

Pour l’employeur, respecter la législation et anticiper les besoins ; pour le salarié, exprimer ses souhaits et clarifier son projet.

Fréquence

Déroulement et fréquence de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel doit se dérouler tous les 2 ans à partir de la date d’embauche, puis de la date de l'entretien précédent. L’obligation datant de 2014, les premiers entretiens ont dû être mis en place le 6 mars 2016 au plus tard. Par décision unilatérale ou en appliquant un accord collectif, il est possible d’organiser ces entretiens une fois par an.

D’une part, l’entretien doit avoir lieu durant le temps de travail au sein des locaux de l’entreprise et est donc considéré comme du temps de travail effectif.

D’autre part, il doit systématiquement être proposé à tout salarié reprenant son activité après une période d’interruption :

• congé parental
• congé d’adoption
• congé maternité
• congé sabbatique
• congé de proche aidant
• période de mobilité volontaire sécurisée
• période d’activité partielle
• arrêt maladie de plus de 6 mois
• mandat syndical

A l’issue de l’entretien, un document de synthèse est rédigé et une copie est remise au salarié. Il résume les souhaits et projets du salarié en ce qui concerne son parcours professionnel et les actions envisagées pour répondre à ces besoins.

À noter :
Un entretien aussi après une interruption. Il doit être proposé après un congé parental, de maternité, sabbatique, un arrêt maladie de plus de 6 mois, un mandat syndical, etc.

L’entretien a lieu tous les 2 ans, pendant le temps de travail, et se conclut par un document de synthèse remis au salarié.

Bilan

Réalisation d’un état des lieux

Un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit être fait tous les 6 ans. Il permet de s’assurer que le salarié a bien bénéficié des entretiens professionnels au cours des 6 dernières années et de vérifier que celui-ci a rempli au moins 2 des 3 mesures d’employabilité durant cette période :

• Suivi d’au moins une action de formation
• Acquisition d’un élément de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel…) par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience.
• Progression salariale ou professionnelle (changement de poste ou mobilité)

Un compte-rendu est alors établi et une copie est remise au salarié.

Tous les 6 ans, un état des lieux vérifie les entretiens passés et au moins 2 des 3 mesures d’employabilité.

Sanctions

Sanctions en cas de non réalisation des entretiens professionnels

Quand l’effectif de l’entreprise est d’au moins 50 salariés, si le salarié n’a pas fait d’entretien professionnel au cours des 6 dernières années et qu’il n’a pas bénéficié d’au moins 1 des 3 actions prévues, son compte personnel de formation est crédité de 3000 euros par l'employeur.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l'employeur doit veiller au maintien de l'employabilité des salariés et à l'adaptation à leur poste de travail. En cas de litige, si cela n'est pas respecté, il pourrait devoir verser des dommages et intérêts au salarié.

À noter :
Moins de 50 salariés : un risque de litige. L’employeur doit veiller au maintien de l’employabilité et pourrait devoir verser des dommages et intérêts.

Dès 50 salariés, l’absence d’entretien et de mesures sur 6 ans coûte 3 000 euros sur le compte personnel de formation du salarié.

Questions fréquentes

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