Coworking : mise en place de règles de vie

Les espaces de coworking ((ex : Nomade, Fairtil, The Cowork Factory, La plage...) mettent souvent en place des règlements intérieurs et des règles de vie similaires. Les informations qui y figurent concernent notamment :

• la sécurité
• l’utilisation du matériel
• les horaires
• le comportement à adopter
• les consignes à respecter dans les locaux

Ci-dessous, des exemples de rubriques pouvant être ajoutées au règlement d'un espace de coworking, à adapter selon vos besoins : 

Coin cuisine et nourriture

Voici quelques règles qui peuvent être instaurées concernant le coin cuisine et les denrées alimentaires, :

• Ne pas déposer de nourriture ou manger sur les tables des autres membres
• Nettoyer derrière soi après avoir bu, mangé ou manipulé de la nourriture (sol et tables)
• Ne pas entreposer la vaisselle, faire la vaisselle au fur et à mesure
• Ne pas choisir des plats qui sentent forts (exemples : fromage, poisson)
• Ranger la vaisselle propre et sèche
• Mettre à la poubelle les aliments périmés
• Manger dans la salle dédiée

Vie collective

Concernant la vie en communauté, voici les règles qui peuvent être prévues :

• Respecter les lieux et le matériel
• Utiliser les ressources partagées raisonnablement (café, imprimante…)
• Le ménage des sols est réalisé par une société externe une fois par semaine
• Garer les voitures dans le parking réservé à l’espace
• Ranger et nettoyer son poste de travail
• Être agréable afin d’entretenir de bonnes relations avec les autres
• Fermer les lumières, fenêtres, les portes lorsqu’on part en dernier
• Les animaux sont interdits, même en laisse

Téléphone et activités sonores

Par rapport au téléphone et autres activités bruyantes, plusieurs règles peuvent être définies :

• Eviter d’utiliser les téléphones dans la partie commune. A l’extérieur, s’éloigner suffisamment de l’espace afin de ne pas déranger les locataires coworkeurs.
• Si le volume sonore des appels téléphoniques d’un autre membre est dérangeant, le lui signaler poliment.
• Être attentif aux autres lorsqu’on est soi-même au téléphone
• Respecter le besoin de silence des autres
• Couper le son des ordinateurs et téléphones (éventuellement sonnerie discrète)
• Utiliser des écouteurs pour écouter de la musique ainsi que pour les vidéos.
• Certaines activités considérées comme bruyantes ne seront pas tolérées au sein de l’espace.

Sécurité

Déterminer des règles relatives à la sécurité est essentiel :

• Ne pas télécharger ou visionner de contenus illicites, indécents et/ ou illégaux, via le réseau Internet de l’espace conformément aux CGU
• Prendre connaissance dès l’entrée dans les lieux du plan d’évacuation affiché dans le Bureau. En cas d’incendie, les consignes doivent rigoureusement être appliquées.

Espace de coworking : Comment établir le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur d'un espace de travail partagé doit inclure plusieurs règles relatives à la vie en société et au partage des lieux. Il doit également rappeler :

• Les personnes concernées par le règlement (ex : Le présent règlement s’applique à toutes les personnes inscrites à l’espace Coworking, utilisant le matériel de l’espace Coworking et ce, durant toute la durée de leur séjour. Chaque personne est considérée comme ayant accepté les termes du présent règlement et accepte que des mesures soient prises à son égard en cas d’inobservation du règlement.)
• Les horaires de l'espace de coworking (ex : L’espace sera ouvert de Xh à Xh, du (jour) au (jour). Pour d’autres horaires nous consulter.)
• La tenue et le comportement à adopter (ex : Les personnes sont invitées à se présenter en tenue décente et avoir un comportement correct à l’égard de toute personne présente dans les locaux.)
• L'usage du matériel prêté (ex : Chaque personne doit conserver en bon état le matériel qui lui est confié. Les personnes sont tenues d’utiliser le matériel conformément à son objet. L’utilisation à d’autres fins, notamment personnelles, est interdite, sauf pour le matériel mis à disposition à cet effet. Toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel et tout incident doivent être immédiatement signalées aux responsables.)
• Le matériel personnel (ex : Il est nécessaire / Il n’est pas nécessaire de venir équipé d’un ordinateur portable avec ses propres accessoires.)
• La perte, le vol et les dégâts (ex : Le matériel laissé dans l’espace est sous la responsabilité de son propriétaire. L’espace de travail partagé décline toute responsabilité en cas de perte, vol, dégâts. Il est recommandé aux membres de contracter une assurance vol simple valable hors du domicile.)
• L'alcool (ex : Il est interdit aux personnes de pénétrer ou de séjourner dans l’établissement en état d’ébriété ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées.)
• L'interdiction de fumer et de vapoter (ex : En application du décret n°92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à usage collectif, il est interdit de fumer dans l’espace coworking. Le vapotage est également interdit. Les mégots sont à jeter dans les cendriers prévus. Ils doivent être vidés régulièrement.)
• L'entrée en application du règlement (ex : Ce règlement entre en application le (date).)