Mise en place du flex office : points forts et faibles du concept

Mise en place

Comment mettre en place le flex office de façon efficace ?

En France, plusieurs grandes entreprises telles que BNP Paribas, Adidas, Renault, Axa, Bouygues Télécom, Danone, ou Société Générale ont mis en place le flex office.

La révolution digitale et la miniaturisation de l’électronique permettent l’accès aux outils de travail partout à n’importe quel moment. De plus en plus de salariés travaillent avec un ordinateur portable et leur smartphone : les bureaux se vident au fur et à mesure. D’ailleurs, les postes de travail sont de plus en plus vacants du fait du télétravail, des déplacements pour des rendez-vous clients, réunions, congés et arrêts de travail.

Le passage au flex office n’est pas si simple car il implique :

• de réorganiser l’espace de travail
• de repenser le management et les Ressources Humaines
• de financer les nouveaux espaces de travail
• l’adaptation des salariés au nouveau fonctionnement.

Certains salariés sont attachés à leur bureau personnel et peuvent rencontrer des difficultés à accepter le passage au flex office.

D’autre part, il est primordial que l’entreprise soit préparée concernant le matériel afin de ne pas nuire à la productivité des salariés (connexion Internet, système d’échange interne, système de réservation de salles de réunion, stockage des documents…).

Mise en place d’espaces collectifs

Le flex office implique la suppression de bureaux, mais attention, celle-ci doit être raisonnable. Il doit y avoir assez de bureaux et d’espace collectifs pour que tous les salariés puissent s’installer facilement.

Contrairement au fonctionnement de l’open space, les salariés choisissent l’espace dans lequel s’installer (salle de réunion, bibliothèque, espace de brainstorming, cafétéria, alcôve…) en fonction de leur besoin au cours de la journée (confidentialité, réunion, concentration, échange d’idées, détente, restauration…) : ce qui permet de les rendre plus efficaces. La mise en place du flex office implique très souvent celle du télétravail, l’espace peut donc être également extérieur à l’entreprise dans ce cas (café, maison...).

Astuce :
Préparez le matériel avant de lancer le flex office. Connexion Internet, système d’échange interne, réservation des salles de réunion et stockage des documents évitent de nuire à la productivité des salariés.

Un flex office réussi garde assez de bureaux et d’espaces collectifs pour tous, avec un matériel prêt et des salariés accompagnés.

Bilan

Quels sont les avantages et les inconvénients du flex office ?

Les avantages du flex office

Voici quelques raisons pour lesquelles passer au flex office est utile pour les salariés et l'entreprise :

• Empêcher la routine
• Éviter la sédentarité
• Réduire les coûts immobiliers
• Optimiser les espaces
• Transformer des espaces vides en lieux fonctionnels
• Renforcer la productivité
• Améliorer le bien-être
• Réduire le temps de transport
• Apprendre davantage sur les différents métiers de l’entreprise
• Rencontrer plus facilement des personnes d’autres secteurs
• Avoir plus de flexibilité
• Favoriser les échanges avec les collègues
• Améliorer le relationnel
• Améliorer la créativité
• Gagner en autonomie

Les inconvénients du flex office

Bien que le flex office ait de nombreux avantages, le concept peut poser problème sur certains points :

• Manque de concentration
• Fatigue
• Attachement au bureau personnel
• Bruit
• Pression
• Risque de déshumanisation : besoin de s’approprier l’espace de travail et de le personnaliser
• Besoin de stabilité
• Perte de repères
• Isolement
• Limitation des échanges
• Difficultés pour trouver un collègue s’il est injoignable via les outils de communication
• Nécessité d’être très organisé
• Disparition des bureaux pouvant être assimilée à une menace pour les emplois

À noter :
Certains salariés tiennent à leur bureau personnel. Le besoin de s’approprier son espace de travail et de stabilité peut freiner l’adoption du flex office.

Le flex office fait gagner de la place et de la flexibilité, mais il demande de l’organisation et peut isoler ou fatiguer certains salariés.

Questions fréquentes

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