Ajouter une catégorie de produits
- Pour ajouter une catégorie de produit, cliquez sur le module Produits et rendez-vous dans l'onglet Catégories.
- Cliquez sur Ajouter une catégorie.
- Entrez le nom de la catégorie que vous souhaitez ajouter puis cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des comptes de produits
- Les comptes de produits correspondent aux comptes de classe 7 (prestations de service, ventes de marchandises...) du Plan comptable. Retrouvez les vôtres dans votre balance comptable générale et ajoutez les. Cela vous permettra par la suite d'exporter un tableau comparable à un journal des ventes, très utile pour votre comptable.
- Pour ajouter un compte de produit, cliquez sur le module Produits et rendez-vous dans l'onglet Comptes de produits.
- Cliquez sur Ajouter un compte de produits et renseignez les champs.
- Cliquez sur Enregistrer.
- En cas d'erreur ou de doublon, un compte de produit peut être modifié et supprimé.
Ajouter un produit
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, puis sur Créer un produit.
- Commencez à compléter votre fiche produit. Ajoutez une image principale, indiquez le nom, la référence, le compte produit (classe 7), l'URL de la boutique en ligne menant au produit, sa description. Précisez son prix, le coût d'achat (utile pour obtenir des statistiques) et l'éco-participation et le type de produit (très important pour l'application automatique des différentes mentions obligatoires lors de la facturation). S'il s'agit d'une marchandise physique, vous pouvez ajouter les dimensions et le poids de celle-ci.
Champ Mentions obligatoires : Si vous êtes dans une situation qui nécessite qu’une mention obligatoire spécifique (autre que celles mentionnées sur la page Facturation : les mentions obligatoires), soit affichée sur vos documents, nous vous invitons à compléter ce champ. Il est strictement réservé à cet usage.
En effet, il permet d'appliquer la mention relative à votre produit uniquement. C'est-à-dire que lorsque ce champ est complété, les mentions obligatoires dont l'application est automatique n'apparaitront pas si le produit avec mention spécifique est facturé.
Exemple : Votre produit est une prestation de service se rattachant à un immeuble, indiquez dans le champ dédié : " article 47 de la directive 2006/112/CE ou article 259 A 2° du CGI". Celle-ci figurera automatiquement dès facturation du produit.
Cliquez ensuite sur Créer.
- Vous pouvez ensuite sélectionner une catégorie (préalablement ajoutée à la liste des catégories) pour votre produit.
Vous voyez également de nouveaux onglets apparaitre : Déclinaisons, Gestion des stocks et Fichiers joints. - Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des déclinaisons de produits
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, puis sur
pour le produit pour lequel vous souhaitez ajouter des déclinaisons. - Cliquez sur l'onglet Déclinaisons. Un produit peut être décliné en plusieurs variants. Pour cela il suffit de définir des options, ainsi que les déclinaisons possibles pour chaque option. Par exemple :
- Caractéristique 1 : Option : Couleur, déclinaisons possibles : Rouge, Bleu, Vert
Chaque produit peut avoir jusqu'à 3 caractéristiques. Chaque caractéristique a un nombre illimité de déclinaisons. Cliquez sur "Ce produit comporte plusieurs options" pour activer le paramètre.
- Caractéristique 2 : Option : Taille, déclinaisons possibles : XL, L, M, S 
Ajoutez les caractéristiques et déclinaisons de votre choix.
Pour supprimer une déclinaison, cliquez sur la petite croix. Vous pouvez si nécessaire supprimer une caractéristique en cliquant sur l'icone poubelle en haut à droite de chaque encadré.
- En dessous, se trouve la liste des déclinaisons possibles. Vous pouvez indiquer une référence, un prix et un SKU spécifique à chacune d'elles. Si vous ne proposez pas l'une des déclinaisons, cliquez sur l'icône jusqu'à ce qu'il soit gris.
- Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Modifier une déclinaison de produit
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, puis sur le produit pour lequel vous voulez voir les déclinaisons.
- Cliquez sur l'onglet Déclinaisons. Au bout de la ligne de la déclinaison à modifier, cliquez sur .
- L'écran de modification d'une déclinaison et similaire à celui de modification d'un produit. Il est possible d'ajouter des photos, une description, un coût d'achat, d'ajouter des fichiers et de gérer le stock de la déclinaison. Complétez les informations de votre choix et cliquez sur enregistrer.
Rechercher un produit
- Pour rechercher un produit, tapez son nom, son prix de vente ou sa référence dans la barre de recherche.
- Une recherche avancée peut être effectuée en cliquant sur l'icone suivant :
.
Voir l'aperçu d'un produit
- Depuis le module Produits, recherchez le produit souhaité et cliquez dessus.
- Vous accédez alors à l'aperçu du produit :
Ajouter un fournisseur pour un produit
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, recherchez votre produit, cliquez sur au bout de la ligne, puis sur l'onglet Gestion des stocks.
- Cliquez sur Ajouter un fournisseur.
- Renseignez le nom de votre fournisseur et cliquez sur ajouter. Si celui-ci a été préalablement ajouté à vos contacts, son nom s'affichera automatiquement.
- Cliquez sur Enregistrer.
Activer le stock pour un produit
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, recherchez votre produit, cliquez sur au bout de la ligne, puis sur l'onglet Gestion des stocks.
- Cliquez sur Activer la gestion du stock.
- Différents champs peuvent alors être complétés. Indiquez notamment combien de produits sont en stock, le nombre de produits que vous devez avoir au minimum et le seuil à partir duquel il doit y avoir une alerte.
- L'option Autoriser la vente en cas d'épuisement des stocks vous permet de facturer même si le stock de votre produit est insuffisant. Si elle n'est pas cochée, votre facture ne pourra être validée si elle contient un produit dont le stock est insuffisant. Veillez à bien compléter les champs Stock minimum et d'alerte en cas d'utilisation de ce paramètre.
- Cliquez sur Enregistrer.
Voir le détail des stocks d'un produit
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, recherchez votre produit, cliquez dessus puis sur l'onglet Gestion des stocks.
- Vous voyez si un fournisseur a été renseigné pour le produit et si le stock est activé ou non.
- Si un coût d'achat a été renseigné, vous pouvez voir la valeur du stock. Si un fournisseur a été ajouté sur la fiche produit et qu'il est présent dans les contacts, vous pouvez accéder rapidement à sa fiche et le contacter facilement sur cette page.
- Lorsqu'il s'agit d'un produit ayant des déclinaisons, l'onglet Gestion des stocks du produit principal se présente ainsi :
Vous pouvez voir l'état du stock des déclinaisons (en alerte, épuisé, en stock).
- Lorsqu'il s'agit d'une déclinaison de produit, l'aperçu du stock est très similaire. Voici un exemple :
Voir les statistiques liées au produit
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, recherchez votre produit, cliquez dessus puis sur l'onglet Statistiques
- Il peut être utilisé en parallèle du module Statistiques. Il vous indique le CA généré et la quantité vendue de ce produit, selon plusieurs périodes :
Voir les photos jointes au produit
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, recherchez votre produit, cliquez dessus puis sur l'onglet Photos
- Vous retrouverez toutes les photos jointes à ce produit.
Joindre des fichiers à un produit
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, recherchez votre produit, cliquez sur au bout de la ligne.
- Cliquez sur l'onglet Fichiers joints.
- Ajoutez les documents de votre choix (descriptif détaillé, notice d'utilisation, notice pour le montage...).
- Cliquez sur Enregistrer.
Voir les déclinaisons de produits
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le module Produits, puis sur le produit pour lequel vous voulez voir les déclinaisons.
- Cliquez sur l'onglet Déclinaisons. Vous voyez alors les déclinaisons disponibles pour le produit sélectionné :
Modifier un produit
- Dans le module Produits, recherchez le produit que vous souhaitez modifier et cliquez sur au bout de la ligne.
- Modifiez les informations que vous souhaitez.
- Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un produit
- Dans le module Produits, recherchez le produit que vous souhaitez supprimer et cliquez sur au bout de la ligne.
- Cliquez sur Supprimer.
Supprimer plusieurs produits à la fois
- Dans le module Produits, sélectionnez les produits que vous voulez supprimer. Dans cet exemple, les chapeaux et les robes sont à supprimer.
- Le nombre de produits sélectionnés apparait en bas de l'écran. Cliquez sur Supprimer :
- Il vous sera alors demandé de confirmer votre choix :
- Une notification apparait en bas à droite lorsque les produits ont bien été supprimés.
Importer votre catalogue de produits
- Dans le module Produits, cliquez sur
- Sélectionnez votre fichier comportant vos produits (nous vous conseillons d'utiliser le fichier modèle) et cliquez sur suivant.
- Paramétrez l'import de vos données en renseignant les champs correspondant aux en-têtes de colonnes de votre fichier, et en sélectionnant le bon séparateur.
Choisissez les options que vous désirez.
- Vous obtenez ainsi un aperçu de votre import. Pensez à vérifier vos données avant l'import, si l'import ne fonctionne pas, pensez à vérifier le séparateur utilisé (; / ,), si une colonne est vide vous pouvez revoir le paramétrage et vérifier le nom des champs.
EXEMPLE: Dans le cas ci-dessous, pour la partie Catégorie, par exemple, il faut noter product_category_id dans le champ au lieu de category, ou indiquer category dans le fichier CSV à la place de product_category_id.
- Lorsque tous les champs sont complétés correctement, l'import est correct également :
- Lorsque l'import correspond à vos attentes, cliquez alors sur
Exporter votre catalogue de produits
1ère méthode
- Rendez-vous dans le module Produits
- Pour exporter tous vos produits, cliquez sur l'icône à gauche à côté de Référence, jusqu'à ce qu'il soit vert.
- Tous vos produits seront alors sélectionnés. En bas, vous verrez le nombre de documents sélectionnés s'afficher, puis l'option Exporter en CSV.
- Pour exporter un ou plusieurs produits, cliquez sur l'icône à gauche de chaque ligne jusqu'à ce qu'il soit vert, pour les documents de votre choix.
- Ces documents seront alors sélectionnés. En bas, vous verrez le nombre de documents sélectionnés puis l'option Exporter en CSV.
- Lorsque vous cliquez sur Exporter en CSV, un fichier CSV va être proposé en téléchargement.
2ème méthode
- Rendez-vous dans le module Exports et cliquez sur l'onglet
- Déplacez les blocs qui vous intéressent dans l'encadré en pointillés. Ce seront les en-têtes de colonnes au sein de l'export. Choisissez les catégories de produits que vous voulez exporter. A savoir : Si certains produits ont des déclinaisons, celles-ci seront automatiquement exportées.
- Cliquez sur Exporter tous les produits pour exporter vos produits en CSV.