Comment ajouter, importer ou exporter vos produits ?

1Ajouter une catégorie de produits

Dans Produits > Catégories

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Produits, puis sur Catégories.
2. Cliquez sur Ajouter une catégorie.
3. Renseignez le Nom de la catégorie. Pour en faire une sous-catégorie, choisissez sa Catégorie parente ; laissez Aucune (catégorie racine) sinon.
4. Cliquez sur Créer.

À noter :
Cliquez sur le nom d'une catégorie pour ouvrir sa page, la modifier ou la supprimer. Supprimer une catégorie supprime aussi ses sous-catégories ; ses produits ne sont pas supprimés, ils sont seulement déclassés.

2Ajouter des comptes de produit

Dans Produits > Comptes de produit

Les comptes de produit correspondent aux comptes de classe 7 (prestations de service, ventes de marchandises…) du Plan comptable. Retrouvez les vôtres dans votre balance comptable générale et ajoutez-les. Cela vous permettra par la suite d'exporter un tableau comparable à un journal des ventes, très utile pour votre comptable.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Produits, puis sur Comptes de produit.
2. Cliquez sur Nouveau compte de produit.
3. Renseignez le Code comptable (par exemple 707000 pour les ventes de marchandises) et le Nom du compte. Activez Compte par défaut pour qu'il soit présélectionné à chaque création de produit.
4. Cliquez sur Créer.

3Créer un produit

Dans Produits > Liste des produits, bouton Créer un produit

1. En haut à droite de la liste, cliquez sur Créer un produit. Le formulaire tient sur une seule page, en blocs : Identité, Prix & TVA, Type de produit, Déclinaisons, Gestion des stocks, Photos & fichiers, Fournisseurs et Mentions obligatoires.
2. Dans Identité, indiquez le Nom, la Référence (référence interne, facultative), le Compte produit (le compte de classe 7 du Plan comptable), l'URL externe de la page du produit sur votre boutique en ligne, sa Description et sa Catégorie.
3. Dans Prix & TVA, saisissez le Prix HT ou le Prix TTC et le Taux de TVA. Le Prix d’achat sert à calculer la marge commerciale et à obtenir des statistiques. Complétez si besoin l'Écotaxe et l'Unité (heure, jour, kilogramme, mètre carré…).
4. Dans Type de produit, choisissez Marchandise ou Service. Une marchandise peut être déclarée Produit physique (avec dimensions) ; un service a un Type de service, Cas général ou Électronique.
5. Dans Mentions obligatoires, saisissez une mention propre à ce produit si votre situation l'exige, autre que celles décrites dans Facturation : les mentions obligatoires. Elle s'affiche sur les devis et les factures.
6. Cliquez sur Enregistrer.

À savoir :
Exemple de mention propre à un produit : pour une prestation de service se rattachant à un immeuble, indiquez « article 47 de la directive 2006/112/CE ou article 259 A 2° du CGI ».

4Ajouter des déclinaisons

Dans le formulaire du produit, bloc Déclinaisons

Un produit peut être décliné en plusieurs variantes, par exemple par couleur et par taille.

1. Ouvrez le formulaire du produit (Créer un produit, ou Modifier sur sa fiche) et cochez Ce produit a des déclinaisons.
2. Cliquez sur Ajouter une option, puis saisissez l'Option (Couleur) et ses Valeurs (séparées par des virgules) (Rouge, Vert, Bleu). Un produit accepte jusqu'à 3 options ; chaque combinaison de valeurs donne une déclinaison, et leur liste s'affiche sous les options au fur et à mesure.
3. Pour retirer une option, cliquez sur la croix à droite de sa ligne.
4. Cliquez sur Enregistrer : les déclinaisons sont générées à l'enregistrement du produit.

5Voir et modifier une déclinaison

Sur la fiche du produit, onglet Déclinaisons

1. Dans Liste des produits, cliquez sur le nom du produit pour ouvrir sa fiche, puis sur l'onglet Déclinaisons. Chaque déclinaison y figure avec sa référence, son prix, son SKU et l'état de son stock.
2. Cliquez sur le nom d'une déclinaison pour ouvrir sa propre fiche, puis sur Modifier. Le nom et la catégorie sont hérités du produit parent ; vous pouvez régler sa référence, son prix, son type, son stock, ses photos et ses fichiers, puis cliquer sur Enregistrer.
3. Pour ajouter une déclinaison à la main, cliquez sur Ajouter une déclinaison en haut de l'onglet, puis sur Créer la déclinaison. Pour en retirer une, cliquez sur la corbeille au bout de sa ligne.

6Ajouter un fournisseur pour un produit

Dans le formulaire du produit, bloc Fournisseurs

1. Ouvrez le formulaire du produit et descendez jusqu'au bloc Fournisseurs.
2. Cliquez sur Ajouter un fournisseur, puis choisissez-le dans Sélectionner un contact… : la liste reprend vos contacts. S'il n'y figure pas encore, cliquez sur Créer un fournisseur. Un produit peut avoir plusieurs fournisseurs.
3. Cliquez sur Enregistrer.

7Activer le stock pour un produit

Dans le formulaire du produit, bloc Gestion des stocks

1. Ouvrez le formulaire du produit et descendez jusqu'au bloc Gestion des stocks. Renseignez si besoin le SKU.
2. Cochez Activer la gestion des stocks, puis indiquez la Quantité en stock, le Stock minimum et le Seuil d’alerte.
3. Cochez Autoriser la vente en rupture de stock pour pouvoir vendre le produit même lorsque son stock est épuisé.
4. Cliquez sur Enregistrer.

À savoir :
Le stock d'une déclinaison se gère indépendamment de celui du produit parent, depuis le formulaire de la déclinaison.

Rechercher un produit

Dans Produits > Liste des produits

1. Tapez le nom, la référence ou un mot de la description du produit dans le champ Rechercher (nom, référence, description)….
2. Restreignez la liste avec les menus Toutes les catégories et Tous les stocks (En stock, Stock faible, Stock au minimum, Alerte ou minimum).
3. Pour une recherche avancée, cliquez sur Filtres : la fenêtre Filtres avancés permet de chercher par Nom, Référence exacte, Prix HT min, Prix HT max et Code analytique (compte produit). Cliquez sur Appliquer, ou sur Réinitialiser pour tout effacer.
4. Cliquez sur un en-tête de colonne (Nom, Référence, Prix HT, Prix d’achat, Modifié le) pour trier la liste.

Voir l'aperçu d'un produit

Dans Produits > Liste des produits, fiche du produit

1. Recherchez le produit et cliquez sur son nom.
2. La fiche s'ouvre. En tête : le nom et la référence du produit, les boutons Modifier et Supprimer, l'ID produit avec un bouton Copier, l'URL externe, les prix HT et TTC, la TVA, l'éco-participation, le coût d'achat HT, la marge commerciale et un QR code.
3. Dessous, cinq onglets : Description, Déclinaisons, Gestion des stocks, Statistiques et Photos.

Voir le détail des stocks d'un produit

Sur la fiche du produit, onglet Gestion des stocks

1. Ouvrez la fiche du produit, puis l'onglet Gestion des stocks.
2. Vous y lisez la Valeur du stock et la Valeur de vente, la quantité En stock, le Stock minimum, le Seuil d’alerte et le Fournisseur renseigné sur le produit.
3. Pour un produit à déclinaisons, l'onglet Déclinaisons affiche l'État du stock de chacune. La fiche d'une déclinaison a son propre onglet Gestion des stocks, avec sa quantité en stock, son stock minimum et son seuil d'alerte.

Voir les statistiques liées au produit

Sur la fiche du produit, onglet Statistiques

1. Ouvrez la fiche du produit, puis l'onglet Statistiques.
2. Il indique le chiffre d'affaires HT et le nombre de ventes de ce produit sur l'exercice précédent, l'exercice en cours, le mois précédent et le mois en cours. Il complète le module Statistiques.

Joindre des photos et des fichiers à un produit

Dans le formulaire du produit, bloc Photos & fichiers

1. Ouvrez le formulaire du produit et descendez jusqu'au bloc Photos & fichiers.
2. Cliquez sur Ajouter une image pour joindre une photo, ou sur Ajouter un fichier pour joindre un document (descriptif détaillé, notice d'utilisation, notice de montage…).
3. Cliquez sur Enregistrer. Les photos du produit se consultent ensuite dans l'onglet Photos de sa fiche.

Modifier un produit

Sur la fiche du produit, bouton Modifier

1. Recherchez le produit, cliquez sur son nom, puis sur Modifier en haut de sa fiche. Le crayon au bout de sa ligne, dans la liste des produits, ouvre le même formulaire.
2. Modifiez les informations de votre choix.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un produit

Sur la fiche du produit, bouton Supprimer

1. Recherchez le produit, cliquez sur son nom, puis sur Supprimer en haut de sa fiche.
2. Une fenêtre demande confirmation : « Supprimer ce produit ? Le produit sera définitivement supprimé. » Cliquez sur Supprimer, ou sur Annuler pour renoncer.

À noter :
La suppression d'un produit est définitive.

Supprimer plusieurs produits à la fois

Dans Produits > Liste des produits

1. Cochez la case en début de ligne de chaque produit à supprimer. Le nombre de produits sélectionnés s'affiche au-dessus du tableau, avec les boutons Supprimer et Exporter (CSV).
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Une fenêtre demande confirmation : « Supprimer les produits sélectionnés ? Cette action est irréversible. » Cliquez sur Supprimer.

Importer votre catalogue de produits

Dans Produits > Liste des produits, bouton Importer des produits

À savoir :
Un fichier CSV est un fichier avec des données généralement séparées par des virgules et des sauts de lignes. Pour le créer dans Microsoft Excel, faites Fichier > Enregistrer sous > CSV.

1. En haut à droite de la liste, cliquez sur Importer des produits.
2. Cliquez sur Télécharger un fichier d’exemple pour partir du modèle : la colonne « name » est obligatoire pour les produits parents, les autres colonnes sont facultatives. Pour importer des déclinaisons, ajoutez une colonne « parent » contenant la référence du produit parent et autant de paires « optionN » / « optionValueN » que de caractéristiques (taille, couleur…).
3. Choisissez le Séparateur de votre fichier (Point-virgule (;) par défaut), puis déposez votre Fichier CSV.
4. Cochez si besoin Créer automatiquement les catégories absentes et Mettre à jour les produits avec une référence existante (sinon, créer un nouveau produit avec un suffixe).
5. Cliquez sur Importer : le bouton indique le nombre de lignes lues dans le fichier.

Exporter votre catalogue de produits

Dans Produits > Liste des produits

1. Cochez la case en début de ligne de chaque produit à exporter, ou la case Tout sélectionner en tête de colonne pour tous les prendre.
2. Au-dessus du tableau, cliquez sur Exporter (CSV) : un fichier CSV est proposé en téléchargement.

Choisir les colonnes de l'export

Dans Exports > Produits

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Exports, puis sur l'onglet Produits.
2. Sous Quels produits exporter ?, restreignez si besoin l'export à certaines Catégories.
3. Sous Quelles colonnes ?, cochez les champs à exporter parmi les groupes Identité, Prix & marges, Stock, Dimensions, Indicateurs et Méta, puis ordonnez-les à droite avec les flèches : leur ordre est celui des colonnes du fichier. Rétablir les champs par défaut remet la sélection d'origine.
4. Sous Format & options, choisissez le Séparateur de champ : Virgule (,), Point-virgule (;) ou Tabulation.
5. Cliquez sur Exporter : un fichier CSV est proposé en téléchargement.