1Repérer l'état de vos factures
Dans Gestion commerciale › Liste des factures
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion commerciale, puis sur Liste des factures. La liste s'ouvre sur les factures Hors brouillons des 3 derniers mois : cliquez sur Toutes pour afficher l'ensemble de vos factures, brouillons compris, et choisissez Toutes les dates dans le filtre de période pour remonter plus loin.
- La colonne État affiche l'état de chaque facture, précédé d'un point de couleur. La ligne des états, sous le champ de recherche, reprend les mêmes couleurs : cliquez sur un état pour n'afficher que les factures concernées, et sur un second pour les cumuler.
Les états d'une facture :
- Brouillon (orange) : la facture est enregistrée mais pas finalisée. Elle n'a pas de numéro : la colonne Numéro affiche « Brouillon ».
- En attente (violet) : la facture n'a pas encore été payée (ou seulement en partie) et sa date limite de paiement n'est pas dépassée.
- Payée (vert) : les paiements enregistrés couvrent le montant de la facture.
- Non payée (rose) : la facture ne sera jamais payée.
- En retard (rouge) : la facture n'est pas réglée et sa date limite de paiement est dépassée.
2Changer l'état d'une facture depuis la liste
La colonne État, sur la ligne de la facture
- Sur la ligne de la facture, cliquez sur son état dans la colonne État. La liste des cinq états s'ouvre : Brouillon, En attente, Payée, Non payée, En retard.
- Cliquez sur le nouvel état. Pour En attente, Non payée, En retard ou Brouillon, la fenêtre Changer l'état demande confirmation (« Passer de « En attente » à « Non payée » ? ») : cliquez sur Confirmer.
- Pour Payée, la fenêtre Encaisser la facture s'ouvre à la place : elle rappelle le reste à payer et propose la Date du jour, le Montant prérempli avec ce reste à payer, et le Mode de paiement (Carte bancaire, Chèque ou Virement). Modifiez-les si besoin, puis cliquez sur Encaisser et marquer payée.
À savoir :
L'état Payée ne se choisit pas seul : il s'accompagne toujours d'un paiement enregistré. Comme l'indique la fenêtre, l'état est ensuite recalculé selon le total encaissé.
3Enregistrer les paiements d'une facture
Sur la fiche de la facture, panneau de droite, section Comptabilité
- Dans Gestion commerciale › Liste des factures, cliquez sur le numéro de la facture pour ouvrir sa fiche. Le panneau de droite affiche son État, sa Date, son Échéance et son Total TTC.
- Dans la section Comptabilité, cliquez sur Paiements. Le panneau Paiements s'ouvre avec le reste à payer et les paiements déjà enregistrés.
- Cliquez sur Ajouter un paiement, puis indiquez la Date, le Montant et le Mode. Le montant est prérempli avec le reste à payer : si vous en saisissez une partie seulement, le panneau affiche le nouveau reste à payer et vous laisse ajouter un autre paiement ; s'il couvre le tout, il affiche « Facture intégralement réglée. ». Cliquez sur Enregistrer.
À savoir :
Comme l'indique le panneau, l'état de la facture (payée ou en attente) et sa date de paiement sont recalculés selon le total encaissé : une facture dont les paiements couvrent le montant passe en Payée.
