Comment créer une facture récurrente ?

Selon votre palier :
Les factures par récurrence sont comprises dans les offres Wuro à partir d’Astrolabe. En dessous, la page Configurer une récurrence affiche « Version Récurrence requise », ses champs sont grisés et la récurrence ne peut pas être activée.

1Ouvrir la configuration d’une récurrence

Dans Gestion commerciale › Liste des factures, fiche de la facture

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion commerciale, puis sur Liste des factures, et ouvrez la facture qui servira de modèle : les factures générées seront basées sur elle.
2. Dans le panneau de droite, sous Autres, cliquez sur Configurer une récurrence. La page Configurer une récurrence s’ouvre ; l’encart Facture template rappelle le numéro, le client et le total TTC de la facture de départ.

2Paramétrer la récurrence

Page Configurer une récurrence

1. Saisissez le Nom de la récurrence, qui vous servira à la retrouver dans la liste : le champ propose le nom du client ; indiquez tout élément qui la distingue des autres récurrences, comme le nom du produit, le type, un numéro de contrat ou la fréquence (exemple donné par Wuro : « Loyer mensuel — Acme »).
2. Choisissez la Fréquence : Hebdomadaire, Mensuelle (proposée par défaut), Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle.
3. Indiquez la Première date d’émission : c’est à cette date que la première facture récurrente sera générée. Wuro propose, par défaut, la date de la facture de départ décalée d’un mois.
4. Indiquez le Nombre d’occurrences : le nombre de factures à générer, ou 0 pour une récurrence illimitée, jusqu’à arrêt manuel.
5. Choisissez l’Action à la génération :
   • Créer en brouillon : les factures seront créées en brouillon, à valider manuellement. Cela vous permet de faire une vérification et de numéroter la facture quand vous le souhaitez, ou de la supprimer si nécessaire.
   • Créer et numéroter : les factures récurrentes seront validées et numérotées directement. Vous pouvez effectuer une vérification avant de l’envoyer.
   • Créer, numéroter et envoyer par email : les factures récurrentes seront validées et numérotées, ainsi qu’envoyées par e-mail automatiquement à votre client en suivant votre modèle d’e-mail d’envoi de factures.
6. Le Planning des échéances, en bas du formulaire, récapitule les dates auxquelles les factures seront générées et se met à jour à chaque changement. Vérifiez-le, puis cliquez sur Activer la récurrence. Le message « Récurrence configurée. » s’affiche et la page de la récurrence s’ouvre.

3Retrouver vos récurrences

Dans Gestion commerciale › Factures › Récurrences

Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion commerciale, puis sur Récurrences, dans le groupe Factures. La page Récurrences de facturation liste les récurrences de votre espace ; tant qu’aucune n’existe, elle affiche « Aucune récurrence ». Pour chacune, vous voyez son nom, le client, la fréquence, la prochaine échéance, le montant, le nombre de factures générées et son état (Active, Stoppée ou Archivée). Le champ Rechercher (nom, client)… retrouve une récurrence par son nom ou son client, et deux filtres restreignent la liste par état et par prochaine échéance (ce mois-ci, le mois prochain, les 3 ou les 6 prochains mois).

4Consulter, arrêter ou supprimer une récurrence

Page Récurrences de facturation, ligne de la récurrence

1. Cliquez sur la ligne de la récurrence, ou, depuis la fiche de la facture de départ, sur Voir la récurrence sous Actions principales. La page de la récurrence rappelle la Facture modèle (numéro, date, totaux HT et TTC, client) et la Prochaine facture, puis reprend le formulaire de paramétrage sous le titre Modifier la récurrence, et enfin la liste des Factures générées : leur numéro ou la mention Brouillon, leur date et leurs montants, avec un lien Ouvrir vers chacune.
2. Tant que la première date d’émission n’est pas passée, vous pouvez modifier les paramètres de la récurrence et cliquer sur Enregistrer. Ensuite, le formulaire n’est plus modifiable.
3. Pour arrêter la génération, cliquez sur Arrêter, en haut à droite de la page, puis confirmez : « Voulez-vous vraiment arrêter cette récurrence ? Plus aucune facture ne sera générée. Vous pourrez ensuite la supprimer. » La récurrence passe à l’état Stoppée et reste consultable.
4. Une récurrence stoppée peut être supprimée : cliquez sur Supprimer, en haut à droite, puis confirmez. Les factures déjà générées sont conservées.