Comment relancer un client ?

1Relancer une facture manuellement

Dans Gestion commerciale › Liste des factures, menu Actions de la ligne de la facture

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion commerciale, puis sur Liste des factures. Pour ne voir que les factures à relancer, cliquez sur les filtres En attente et En retard ; si la facture n'apparaît pas, choisissez Toutes les dates dans le sélecteur de dates.
2. Au bout de la ligne de la facture, cliquez sur le bouton Actions (les trois points), puis sur Relancer par e-mail.
3. Depuis la fiche de la facture, le même bouton est dans le panneau de droite, section Actions principales : Relancer par e-mail.

À noter :
Seule une facture En attente ou En retard peut être relancée : le menu Actions d'un brouillon ne propose que Modifier, Dupliquer et Supprimer.

2Vérifier et envoyer le mail de relance

La fenêtre Envoyer une relance par email

La fonction Relancer ouvre une fenêtre d'envoi de mail, préremplie pour la facture.

1. Le Modèle de mail Relance d'une facture est sélectionné : il préremplit l'objet et le message. Pour gagner du temps à chaque relance, personnalisez votre modèle de mail de Relance dans Paramètres › E-mails.
2. Vérifiez le Destinataire. Les champs Expéditeur et Répondre à sont préremplis : laissez l'expéditeur vide pour utiliser l'adresse par défaut de l'entreprise. Ajoutez si besoin des adresses en CC, séparées par des virgules.
3. Relisez les champs Objet et Message. Les balises entre crochets ([facture-numero], [lien-html], [lien-pdf], [contact-nom]…) sont remplacées par leurs vraies valeurs à l'envoi ; la liste complète est sous le message.
4. La case Joindre la facture en PDF est cochée par défaut. Ajoutez d'autres Pièces jointes si nécessaire (5 Mo maximum par fichier), puis cliquez sur Envoyer.

3Créer une règle de relance

Dans Paramètres › E-mails › Règles de relance

1. En bas du menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur E-mails et sur l'onglet Règles de relance. Cliquez sur Ajouter une règle factures.
2. Donnez un Nom à la règle pour la retrouver facilement lors du paramétrage des relances sur vos factures. Activez Règle par défaut pour qu'elle soit définie par défaut sur les factures que vous allez créer.
3. Dans la section Relances, la Relance 1 est proposée à 30 Jours après l'édition : ajustez ce délai, puis renseignez si besoin le champ Email expéditeur, les adresses en CC et en CCI. Cliquez sur Ajouter une relance pour en programmer une autre.
4. Le récapitulatif en bas du formulaire compte les relances définies et donne un exemple de dates pour un document émis aujourd'hui. Cliquez sur Enregistrer.

Selon votre palier :
Les règles de relance et les relances automatiques sont comprises dans les offres Wuro à partir d'Astrolabe. En dessous, le formulaire affiche « Version Recouvrement requise » et ne s'enregistre pas.

4Appliquer une relance automatique à une facture

Dans le formulaire de la facture, onglet Réglages, section Relances

1. Ouvrez la facture en modification : dans la liste des factures, menu Actions de la ligne puis Modifier, ou bouton Modifier sur sa fiche.
2. Cliquez sur l'onglet Réglages du panneau de droite, puis descendez jusqu'à la section Relances.
3. Dans Règle de relance, choisissez la règle à appliquer à cette facture. Sans règle, le champ affiche Aucune règle (manuel), la section indique « Aucune relance configurée » et propose Ajouter une relance.

Info :
Les relances automatiques sont envoyées via votre modèle d'e-mail de relance, uniquement pour les factures en attente ou en retard : une facture payée n'est plus relancée.

5Retrouver les relances envoyées

Dans Gestion commerciale › Relances factures

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion commerciale, puis sur Relances factures, sous Liste des factures.
2. La page liste l'historique des e-mails de relance effectivement envoyés, qu'ils viennent d'une relance manuelle ou d'une règle : Envoyé le, Destinataire(s), Objet et Dernier état.
3. Pour retrouver une relance, tapez le numéro de la facture, le nom du client ou l'adresse e-mail dans le champ de recherche. Le sélecteur Tous les états filtre sur le dernier état du mail : Envoyé, Délivré, Ouvert, Cliqué, Rejeté (bounce), Marqué comme spam, Erreur…

Vérifier que ça a fonctionné

Astuce :
Dans Gestion commerciale › Relances factures, une ligne par relance envoyée, avec sa date d'envoi, son ou ses destinataires, son objet et son dernier état.

En cas de problème

Relancer par e-mail n'apparaît pas dans le menu de ma facture

La facture n'est pas En attente ni En retard : un brouillon ne propose que Modifier, Dupliquer et Supprimer. Si la facture est bien en attente ou en retard, vérifiez que le client de la facture a une adresse e-mail : sans adresse, le menu ne propose ni Envoyer par email ni Relancer par e-mail.

Ajouter une relance et Règle de relance sont grisés

Votre offre ne comprend pas les relances automatiques, disponibles à partir d'Astrolabe : Paramètres › E-mails › Règles de relance affiche « Version Recouvrement requise » avec un lien Voir les abonnements, et la section Relances du formulaire de facture reste grisée. Les relances manuelles restent disponibles.

Je ne peux pas modifier l'email expéditeur de la règle

Sans domaine e-mail vérifié, l'adresse d'expéditeur ne peut pas être modifiée : cliquez sur Vérifier mon domaine dans le formulaire, ou ouvrez l'onglet Domaine de Paramètres › E-mails.

Questions fréquentes