Pour beaucoup, terminer un mail est souvent plus compliqué que de le commencer. Comment finir un e-mail de la bonne manière ? Quelles sont les phrases et les formules de politesse qu’il vaut mieux éviter (malgré leur fréquente utilisation) ? Il est important de faire attention aux derniers mots, car ils seront retenus par le destinataire.
Est-ce mieux d’envoyer des courriers ou des mails ?
Il est recommandé (voire obligatoire) d’adresser des courriers pour des demandes importantes liées aux Ressources Humaines (lettre de démission, rupture de la période d’essai, convocation à un entretien de licenciement…), pour la relation clients (mise en demeure pour facture impayée, excuses suite à la livraison d’un produit défectueux…) et fournisseurs (mise en demeure de livraison d’une commande…). Nous vous proposons des modèles de lettres pour vous faire gagner du temps.
Sinon, pour les échanges quotidiens, l’envoi de mails est à privilégier. Par exemple, pour envoyer un devis à un prospect, relancer un client à propos d’une facture, transmettre des documents à un collègue…
Que faut-il éviter en fin de mail ?
Ci-dessous, quelques exemples de phrases et formules, souvent utilisées pour certaines, pour lesquelles il ne faut pas opter :
- Les formules banales, qui le sont tellement qu’elles ne sont même plus lues par les destinataires (ex : Restant à votre disposition pour toute information complémentaire)
- Les phrases inutiles, qui n’apportent rien au message (ex : bonne réception)
- Les formules négatives car la négation a inconsciemment un impact (ex : N’hésitez pas à, Nous ne manquerons pas de)
- L’espoir (ex : J’espère, En espérant)
- Les demandes qui paraissent être des ordres (ex : Merci de, Je vous remercie de)
- Les abréviations, car cela peut paraitre incorrect pour certains, même s’il ne s’agit pas d’un courrier (ex : Cdt, Slt)
- La soumission (ex : En restant à votre disposition)
- Les phrases qui en font trop (ex : Très bonne journée, Respectueusement)
- Le cumul (ex : A bientôt, bonne journée, cordialement)
- Les formules trop familières (ex : bisou, bises)
Qu’est-il préférable d’écrire ?
Voici quelques exemples de ce qui est possible d’écrire à la fin d’un mail :
- J’attends votre réponse / Dans l’attente de votre retour (Si vous souhaitez une réponse)
- Sachez que vous pouvez nous contacter / Nous vous invitons à nous contacter (pour montrer sa disponibilité)
- Amitiés (uniquement pour les contacts privilégiés, que l’on connait depuis très longtemps)
- Bonne journée (lorsqu’on a l’habitude de communiquer avec la personne)
- Avec mes meilleurs souvenirs (lorsqu’on s’adresse à un ancien collègue par exemple dont on garde un bon souvenir)
- Cordialement (convient à tout interlocuteur)
- Sincères salutations (formule formelle et conviviale, utilisable facilement, dans le cas où l’on n’a jamais rencontré le destinataire)
- Cordiales salutations (en cas d’hésitation entre sincères salutations et cordialement)
- Bien / Très cordialement (après plusieurs échanges avec l’interlocuteur)
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