Lettre pour refuser la demande de remboursement

Un client vous demande de lui rembourser un article qu'il a commandé. Vous ne pouvez malheureusement pas honorer sa demande et l'informez du refus de remboursement par courrier. Vous lui proposez une offre en compensation (exemple : réduction ou frais de port gratuits sur la prochaine commande)

[Nom Société]
[Civilité] [Nom]
[Fonction]
[Adresse]
[CP] [VILLE]
[Mail]

[Nom Société (si professionnel]
A l’Attention de [Civilité] [Nom]
[Adresse]
[CP] [VILLE]

[Lieu], le [Date]

Objet : Votre demande de remboursement

[Civilité],

Nous avons bien reçu votre demande de remboursement en date du [date] concernant l'article [référence] de la commande [numéro].

Malgré la grande importance accordée à la satisfaction de nos clients, nous ne pourrons malheureusement pas vous répondre favorablement.

En effet, [donner la cause du refus : le délai légal pour retourner l'article est dépassé, il s'agit d'un bien périssable pour lequel le délai de rétractation ne peut s'appliquer...].

Cependant, nous tenons à vous offrir [les frais de livraison, une réduction de X%...] pour votre prochaine commande.

En vous remerciant par avance pour votre compréhension, nous vous prions de croire, [Civilité], en nos sincères salutations.

[Nom société]
[Civilité] [Nom Interlocuteur] [Fonction]