Conseils pour mieux vivre en open-space

Bilan

Côtés positifs et inconvénients de l’open-space

Généralement, le travail en open-space est mal accepté ou mal vécu par les salariés car :

• Il est bruyant
• Il est source de stress
• Il est moins intime qu’un bureau individuel
• Il est plus difficile de s’y concentrer
• Il donne la sensation d’être surveillé par les autres

Toutefois, il faut reconnaitre que celui-ci a des côtés positifs puisqu’il :

• Est source de convivialité
• Évite l’isolement
• Améliore la communication
• Permet de demander de l’aide ou résoudre un problème plus facilement (proximité)

L’open-space a des défauts connus, mais aussi de vrais atouts : convivialité, communication et entraide.

Convivialité

Rendre l’open-space plus convivial

Ne pas négliger le relationnel

Travailler dans une bonne ambiance est tellement plus agréable : une bonne entente et communication entre collègues y contribuent fortement. Chacun peut contribuer à l'amélioration des relations et de la cohésion d'équipe. Pour cela il est possible :

• D'être à l’écoute des autres
• D'être empathique
• D'apprendre à gérer ses émotions
• De sourire 
• De s'adapter au moral de l’autre (fatigue, mauvaise humeur, stress...)
• De papoter (raisonnablement)
• De discuter plutôt que d’entrer en conflit
• D'apporter des pâtisseries, viennoiseries, bonbons...

Déterminer des règles de savoir-vivre

Pour que tout se passe bien il ne suffit pas d’être amical et compréhensif, la détermination de quelques règles de savoir-vivre (et leur application bien évidemment) permet que chacun puisse travailler correctement. Pour les définir, une réunion où tous les collègues du bureau seront réunis et pourront s’exprimer peut être organisée. Voici quelques exemples de règles à respecter :

• Éviter les odeurs dérangeantes (nourriture, parfum...)
• Grignoter discrètement
• S’isoler pour répondre à un appel personnel
• Se déplacer au lieu d’interpeller quelqu’un
• Parler d’une voix modérée
• Mettre en vibreur les sonneries de portable
• Eviter d’aller et venir de manière répétitive
• Ne pas déranger sans cesse vos collègues
• Respecter l’ordre dans l’open-space
• Garder une bonne hygiène (dentifrice, déodorant, douche...)

Parler de ce qui dérange

Certaines réactions, tics, manières de faire peuvent déranger. On ne s’en rend pas toujours compte : il est donc important d’analyser les nôtres ou de demander directement pour pouvoir faire les efforts nécessaires.

Avoir un comportement respectueux est primordial, quelle que soit la relation que vous entretenez avec vos collègues. Cela permet aussi de pouvoir faire plus facilement des petites remarques. Il ne faut pas attendre le dernier moment pour en faire part (en gardant les choses pour soi trop longtemps, on gère moins bien ses émotions et ses réactions).

Si la situation qui pose problème se reproduit plusieurs fois et qu’elle vous agace toujours, voyez si c’est aussi le cas pour d’autres collègues et abordez le sujet avec la personne concernée pour essayer d’arranger les choses.

Astuce :
Réunissez les collègues pour fixer les règles. Une réunion où chacun peut s’exprimer permet de définir quelques règles de savoir-vivre, puis de les appliquer.

Une bonne ambiance repose sur le relationnel, des règles communes et la franchise sur ce qui dérange.

Concentration

Comment mieux se concentrer en open-space ?

S’isoler du bruit

Si changer de pièce n’est pas possible, vous pouvez utiliser des écouteurs, un casque réducteur de bruit, ou des boules Quies pour encore plus de calme. Ce conseil est difficilement applicable si vous devez gérer le téléphone car vous risqueriez de ne pas entendre la sonnerie. Dans tous les cas, indiquez à vos collègues que vous faites cela pour être plus productif et non pas pour les rejeter.

Décaler ses horaires

Si la flexibilité des horaires est proposée et si de manière organisationnelle cela est possible, décaler ses horaires (venir plus tôt le matin ou partir plus tard le soir) peut être utile. Qui dit moins de monde, dit plus de silence, dit plus de facilité pour se concentrer. Si cela n’est pas proposé, pourquoi ne pas aller en faire la demande en trouvant des arguments positifs : il n’y a rien à perdre.

Changer de pièce pour certaines tâches

Lorsque des tâches demandant plus de concentration doivent être effectuées, s’isoler dans une autre pièce (bureau individuel disponible ou salle de réunion par exemple) est une très bonne solution. C’est plus simple si l’on dispose d’un outil portable (ordinateur ou tablette) ou quand on peut se connecter à sa session depuis n’importe quel poste.

À noter :
Expliquez votre démarche à vos collègues. Utiliser des écouteurs ou un casque vise à être plus productif, pas à les rejeter. À éviter si vous devez gérer le téléphone.

Casque, horaires décalés ou changement de pièce : plusieurs leviers aident à se concentrer en open-space.

Bien-être

Faire attention à son bien-être

Gérer son stress en open-space

Pour pouvoir gérer votre stress, il faut identifier son origine. Il est probable que celui-ci soit lié à l’un ou plusieurs des points vus précédemment (le bruit, la communication, le comportement des autres...). Dans ce cas, essayez d’appliquer les conseils indiqués.

Personnaliser son espace de travail

Pas besoin d’avoir un bureau individuel pour pouvoir organiser son espace de travail à sa manière. Avoir des objets personnels sur le bureau ou décorer d’une petite plante par exemple permet de se sentir mieux.

Rester en bonne santé dans un bureau collectif

La propagation des microbes et des bactéries est plus rapide en espace partagé. En 2011, une étude danoise a constaté l’augmentation du risque de maladies lors du partage d’un espace de travail. 2403 salariés âgés de 18 à 59 ans ont été interrogés, ceux travaillant en open-space ont enregistré 62% de jours de maladie de plus que les employés en bureau individuel.

Il est important de prendre plus soin de soi, de renforcer son système immunitaire et de savoir gérer son stress.

Info :
Le partage d’un espace augmente le risque de maladie. Une étude danoise a constaté 62 % de jours de maladie en plus pour les salariés en open-space que pour ceux en bureau individuel.

Gérer son stress, personnaliser son poste et prendre soin de soi aident à mieux vivre l’open-space.

Questions fréquentes

Aller plus loin

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